Ondernemers (en dus ook administratie- en accountantskantoren) krijgen steeds meer te maken met een variëteit aan factuurformaten. Vroeger was het wat dat betreft een stuk eenvoudiger: alle facturen kwamen binnen via de brievenbus, op papier. Vandaag de dag worden nog steeds veel fysieke facturen en bonnen opgestuurd, maar de inkomende factuurstroom bestaat inmiddels ook steeds vaker uit PDF’s, UBL’s, deep-links, etc. Door de verschillende factuurformaten en aanleverkanalen is het een uitdaging geworden om continu grip en zicht te houden op de volledige, inkomende factuurstroom.
Basecone, een “Document Hub” pur sang, biedt daarbij uitkomst. Het aanleveren van facturen in diverse formaten is geen enkel probleem. Basecone zorgt er vervolgens voor dat alle facturen, ongeacht het formaat, netjes worden verwerkt en op één plek worden gearchiveerd. Zo doen we dat voor bijna 10 miljoen documenten per jaar.
UBL-verwerking en voordelen
Ondanks dat het percentage facturen in UBL-formaat (UBL’s) nog relatief laag is, zijn onze gebruikers sinds de release van de UBL-ondersteuning in de nazomer van vorig jaar inmiddels de mijlpaal van 100.000 documenten voorbij gegaan!
Het verwerken van UBL’s heeft een aantal voordelen, zoals het automatisch kunnen uitsplitsen van factuurbedragen naar meerdere boekingsregels en het feit dat factuurgegevens foutloos worden overgenomen.
Veel PDF-facturen in Basecone (ca. 83%) worden geboekt met slechts één boekingsregel. Indien ook sprake is van volledig juiste herkenning van de factuurgegevens via OCR, maakt het voor de verwerkingstijd van deze facturen dus niet uit of deze factuur in UBL of in PDF wordt aangeleverd.
Tijdswinst in het boekingsproces kan met name behaald worden bij facturen die uitgesplitst moeten naar meerdere boekingsregels. Bijvoorbeeld bepaalde artikelen die gegroepeerd worden naar de ene grootboekrekening (project of kostenplaats) en andere artikelen die gegroepeerd moeten worden op een andere grootboekrekening (project of kostenplaats).
UBL-verwerking en uitdagingen
Bij een UBL-factuur kunnen de afzonderlijke factuurregels automatisch overgenomen of gegroepeerd worden. Echter, in tegenstelling tot wat sommige mensen (lees: aanbieders van software) beweren, betekent dit niet dat er ook altijd volautomatisch een correcte boeking in de boekhoudsoftware kan worden gegenereerd. Een boeking bestaat namelijk ook uit grootboekrekeningen, kostenplaatsen, BTW-codes, etc. Deze gegevens verschillen vaak per administratie en staan ook niet vermeld in een standaard UBL-factuur.
Per administratie dient dus ingesteld te worden bij welke factuurelementen (zoals artikelnummers, productgroepen, kentekens, adressen en BTW-percentage) welke boekingsinstructie (grootboekrekening, kostenplaats, BTW-code etc.) van toepassing is.
Veel boekhoudsoftware biedt nog niet de mogelijkheid deze boekingsinstructies per factuurelement vast te leggen. In dat geval is het dus nog niet mogelijk om een UBL-factuur direct en volautomatisch in boekhoudsoftware te verwerken. Basecone biedt deze mogelijkheid wel!
Verwerking UBL’s in Basecone
Gebruikers van Basecone hebben de mogelijkheid UBL-facturen rechtstreeks via Basecone te verwerken, en (net als bij PDF-facturen) gebruik te maken van de boekingsregels per crediteur. In dat geval genereert Basecone een volledig uitgesplitste boeking, waarbij het totaalbedrag op de eerste boekingsregel wordt gepresenteerd. Indien sprake is van meerdere boekingsregels, hoeft alleen nog het totaalbedrag over de regels te worden uitgesplitst.
Daarnaast bieden we de mogelijkheid UBL-facturen via onze partner InvoiceSharing te verwerken. Via de “Boekhoudrobot” van InvoiceSharing is het mogelijk per administratie een boekingsinstructie in te stellen, waarin wordt vastgelegd hoe bepaalde factuurelementen in die specifieke administratie geboekt moeten worden. Vervolgens genereert InvoiceSharing automatisch (binnen enkele seconden) voor iedere binnengekomen factuur een nieuwe UBL-factuur, waaraan voor ieder factuurelement de administratie-specifieke boekingsinformatie is toegevoegd, zodat deze vervolgens volautomatisch en volledig op regelniveau uitgesplitst in Basecone verwerkt kan worden.
Veilige aanlevering en bewaarplicht
Een ander voordeel van het ontvangen van facturen in UBL-formaat is de mogelijkheid deze te versturen via een beveiligd netwerk van leveranciers en afnemers. Een voorbeeld hiervan is SimplerInvoicing waar inmiddels een groot aantal software-leveranciers (waaronder Basecone’s partner InvoiceSharing, E-Verbinding en Basecone zelf (sinds het voorjaar van 2017)) bij is aangesloten. Hiermee is het mogelijk geworden voor onze gebruikers om rechtstreeks vanuit de software van hun leverancier een factuur in InvoiceSharing te ontvangen, welke vervolgens via Basecone geboekt en gearchiveerd kan worden. Dit verhoogd de betrouwbaarheid van de facturen aanzienlijk, en bovendien is het bij UBL-facturen een wettelijke verplichting (in het kader van de bewaarplicht) aan te kunnen tonen dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (authenticiteit) en niet is veranderd (integriteit).
Basecone heeft inmiddels het keurmerk “UBL Ready” ontvangen en toont hiermee aan dat wij met succes de UBL-ketentest hebben doorlopen en klaar zijn voor de Europese UBL-standaard. Check ook ublready.nl voor meer informatie over dit keurmerk.
Meer info?
Heb je vragen over UBL-facturen in het algemeen of over bovengenoemde ontwikkelingen? Stuur een e-mail naar [email protected] en we nemen contact met je op. Alle instructies en tips over het aanleveren en verwerken van UBL’s in Basecone, kun je vinden op de speciaal daarvoor ingerichte pagina in onze support portal.
