Facturatie vormt het sluitstuk van elke kmo-administratie. Het is wellicht de belangrijkste schakel in uw verkoopproces. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw facturen tijdig, correct en vlot de deur uitgaan? Welke tools helpen u om een factuur te maken en hoe zorgt u voor een vlotte opvolging van betalingen?
U stelt uw facturen al jaren in Excel of Word op, en dat lukt best aardig? Dan weet u waarschijnlijk niet wat u mist. Met facturatiesoftware loopt het hele proces namelijk een stuk efficiënter.
In een vorig artikel leerde u al wat er op een factuur moet staan. In dit stukje hebben we het over de tools die u daarvoor kunt gebruiken. Of beter: de tools die u maar beter níet gebruikt. Want eerlijk: niets tegen uw tekstverwerker of spreadsheetsoftware, maar erg handig zijn ze niet om facturen te maken.
De nadelen van Word of Excel om facturen te maken
1. Veel manueel invoerwerk (opnieuw en opnieuw en opnieuw)
Word noch Excel beschikt niet over een database om klantgegevens te bewaren en op te roepen. U bent dus verplicht om bij elke nieuwe factuur die u maakt, alle bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer, …) manueel in te voeren. Ook uw producten, diensten, prijzen of tarieven zijn moeilijk te bewaren in een tekstdocument.
2. Layout blijft een zorgenkind
Voegt u een extra kolom toe? Of is uw productnaam net iets te lang? Dan verspringt de hele pagina en kunt u opnieuw aan de slag om uw bladspiegel juist te krijgen. Niet handig.
3. Geen e-factuur mogelijk
Uw klanten vragen om een elektronische factuur? Dat is dan jammer, want met een Word- of Excelfactuur is een pdf het beste wat u hen kunt bieden. Om een échte e-factuur te maken (in UBL-formaat, bijvoorbeeld) heeft u een facturatieprogramma nodig.
4. Betalingen manueel opvolgen
Is uw factuur de deur uit? Prima, maar wordt ze wel binnen de overeengekomen termijn betaald? Zonder facturatiesoftware hebt u er het raden naar. Of u moet voor elke factuur manueel bijhouden wanneer ze betaald wordt. Dat is misschien nog haalbaar als u 10 facturen per maand verstuurd, maar bij 50, 100 of 1.000 facturen per maand wordt manuele opvolging onbegonnen werk.
Waarom kiezen voor facturatiesoftware?
1. Factuur gemaakt in enkele klikken
Met facturatiesoftware beschikt u over een crm-database waarin u al uw klantgegevens kwijt kunt. U hoeft ze slechts één keer in te geven en vervolgens roept u ze op wanneer u ze nodig hebt. Hetzelfde geldt voor uw producten, diensten, prijzen en tarieven.
2. Layout en stijl in lijn met uw merk
Bovendien hoeft u zich niets van de layout van uw facturen aan te trekken. De facturatiesoftware zet alles overzichtelijk in kolommen en voegt uw logo toe aan de factuur. U selecteert de producten, diensten en hoeveelheden, en de software doet de rest. De btw wordt automatische toegevoegd aan het totaalbedrag op de factuur.
3. E-facturen voor meer efficiëntie
Met een facturatiepakket maakt u niet alleen facturen in pdf-, maar ook in UBL-formaat. Deze standaard kan rechtstreeks ingelezen worden door de software van uw klanten, wat onder andere resulteert in een snellere betaling en boekhoudkundige verwerking van facturen.
4. Automatische opvolging
Facturatiesoftware maakt het uw klanten makkelijker om facturen te betalen en eenvoudiger voor u om ze op te volgen. U kunt elke factuur een unieke gestructureerde mededeling geven als referentie bij de betaling. Zo herkent de software via een link met uw banking-app automatisch wanneer een betaling volbracht is, en hoeft u niet meer angstvallig uw bankrekening in het oog te houden.
Adsolut Facturatie voor kmo’s?
Adsolut Facturatie is een handige facturatietool, waarmee u in een handomdraai facturen en offertes aanmaakt.
