Een volledig digitale boekhouding? Zo begint u eraan

Er wordt veel papier uitgewisseld tussen bedrijven, klanten en hun leveranciers. Facturen alleen al zorgen voor een gigantische output. Paradoxaal genoeg doen ook de digitale communicatieplatformen de papierberg groeien. Heel wat administraties printen bijvoorbeeld systematisch al hun e-mailverkeer uit. En ook pdf’s en elektronische facturen worden vaak aan het papier toevertrouwd voor bewaring in de archiefkast.

Digitalisering boekhouding begint bij documentverwerking

Zoals u zelf dagelijks ondervindt, zet papier een rem op een vlotte documentverwerking. Klanten spelen facturen, kassabonnetjes en andere documenten namelijk wel eens kwijt. En bovendien moeten papieren facturen steeds manueel ingeboekt worden. Dat kan veel efficiënter.

Een digitale archiefkast maakt in één klap komaf met de papierberg van uw klanten. Alle documenten staan op een server of in de cloud en zijn altijd en overal toegankelijk voor alle bevoegde medewerkers. Kunt u uw klanten overtuigen om de digitale weg in te slaan, dan krijgt u alle documenten in uw digitaal archief van zodra ze beschikbaar zijn. U hoeft dus niet meer te wachten tot het einde van het kwartaal om aan een klant te werken.
Voor u als boekhouder of accountant heeft een digitale aanpak nog een veel groter voordeel: het stelt u in staat om boekingen te automatiseren.

Leveren uw klanten hun documenten digitaal aan, dan doet de software automatisch een boekingsvoorstel. Al wat u rest, is de boeking nakijken en klaar. Het resultaat: u werkt sneller en maakt minder fouten waardoor u meer tijd overhoudt om advies op maat te verlenen aan klanten.

E-facturatie en CODA-bestanden

E-facturatie is een onmisbare stap op weg naar een digitale administratie. Schakelen uw klanten over naar e-facturatie, dan versturen (en ontvangen) ze niet langer facturen op papier, maar via e-mail in het e-fff-of pdf-formaat. Elektronische facturen zijn onmiddellijk verwerkbaar in de boekhouding en ook de betaling en opvolging ervan verlopen grotendeels automatisch. Papieren documenten kunnen ze met behulp van gespecialiseerde software eenvoudig inscannen en digitaliseren.

Dankzij elektronische bankafschriften (zogenaamde CODA-bestanden) verwerkt u betalingen snel en correct in de boekhouding van uw klant. CODA’s downloaden kan via de financiële instelling van de klant, maar ook via een derde partij, zoals CodaBox - ze bereiken u in dat geval nog sneller.

De voordelen van cloud accounting

Flexibel werken

Beschikt u over een apparaat met een internetverbinding, dan kunt u in de cloud werken. Uw medewerkers kunnen dus perfect thuis hun dossiers raadplegen. Crasht hun computer of laptop, dan zijn ze zo weer aan de slag met een ander toestel.  

Dataveiligheid

Cloudsoftware biedt geïntegreerde backup en recovery-oplossingen. Gaat het toch fout, dan bent u snel weer aan de slag zonder dataverlies. Bovendien worden gegevens in de cloud standaard versleuteld. Dus zelfs als er data wordt gestolen, blijft de veiligheid in principe gegarandeerd.  

Automatische updates

Cloudsoftware is altijd up-to-date. Van zodra de leverancier een nieuwe versie uitbrengt, wordt die gedeeld met alle gebruikers. U hoeft daarvoor niets te doen. Dat is belangrijk, want het impliceert dat u steevast beschikt over de laatste beveiligingsupdates en functionaliteiten van uw boekhoudsoftware.  

Optimale samenwerking

U werkt met verschillende collega’s aan één dossier? U wil financiële dashboards delen met uw klanten? Cloudsoftware maakt het u gemakkelijk. Gegevens bewerken en delen is eenvoudiger dan ooit. En omdat elke wijziging aan een dossier meteen online wordt opgeslagen, beschikken uw team en klanten altijd over actuele gegevens.