마우스 프레르가 미션을 실현하는 데 팀메이트+와 통합 분석이 기여하는 방식
마우스 프레르는 오랜 역사와 전통을 가진 유통 기업으로, 품질 높은 제품 제공과 고객의 편안함 및 만족을 최우선 가치로 삼아 지속적으로 미래를 향해 나아가고 있습니다. 작은 내부감사팀을 이끄는 프레데릭 코텡(Frédéric Cottens)은 내부감사 역시 예외가 아니라고 설명합니다.
변화의 흐름을 감지하는 전문가들
패션 산업은 트렌드를 선도하기 위해 빠르게 움직여야 하며, 이런 맥락에서 유통 그룹인 마우스 프레르의 소규모 내부감사팀이 끊임없이 서비스를 발전시키며 변화하는 비즈니스 환경과 글로벌 트렌드의 속도를 따라가려는 노력은 놀라운 일이 아닙니다. 이 그룹은 라코스테(Lacoste), 간트(Gant), 에이글(Aigle), 더 쿠플스(The Kooples)와 같은 글로벌 브랜드뿐 아니라 슈퍼마켓, 레스토랑, 백화점 등을 보유하고 있으며, 1902년 창립한 창업자 가문의 후손들이 지금도 그룹을 이끌고 있습니다. 그러나 그들의 시스템과 프로세스는 매우 현대적이며, 21세기에 걸맞게 지속적으로 고도화되어 있습니다.
“제가 맡게 된 내부감사팀은 규모는 작지만 매우 민첩한 조직이었습니다. 당시에는 자체 개발한 내부감사 도구를 사용하고 있었죠.” 2015년에 팀에 합류해 2018년부터 팀을 이끌고 있는 프레데릭 코텡(Frédéric Cottens)의 설명입니다. 이 내부감사 기능은 이미 미래지향적인 접근을 하고 있었으며, 코텡과 네 명의 내부감사인원 외에도 데이터 사이언티스트를 두고 있었습니다. 팀은 비즈니스 부서와 긴밀히 협업하고 있었고, 기존 레거시 도구만으로는 글로벌 조직이 요구하는 속도와 변화에 더 이상 발맞출 수 없다는 점을 잘 인지하고 있었습니다.
시스템은 오랫동안 잘 작동했지만, 민첩성이 부족했습니다.”
코텡은 이렇게 설명합니다. “빠르게 변화하는 비즈니스 환경과 감사대상자들의 기대, 그리고 내부감사 실무가 점점 더 빠르게 진화하는 상황에 대응해야 했습니다. 하지만 기존 도구는 기본 기능은 있었지만 정적인 시스템이었죠. 또한 감사대상자와의 소통을 지원하지 않아 대부분의 커뮤니케이션을 이메일로 처리해야 했고, 이 때문에 양측 모두에게 추가적인 업무 부담이 생기곤 했습니다.”
속도가 요구되는 이유
코텡은 기존 도구로는 이러한 과제를 해결하기 어렵다는 사실을 깨달았습니다. 그는 이렇게 설명합니다. “우리 비즈니스는 민첩한 사고방식을 바탕으로 새로운 이슈에 빠르고 효과적으로 대응합니다. 우리 팀도 개방적이고 반응이 빠르며 유연하게 움직이죠. 하지만 우리가 사용하던 도구는 이러한 민첩한 태도나 변화하고자 하는 의지, 새로운 방식과 신흥 리스크를 받아들이려는 노력을 충분히 뒷받침하지 못했습니다. 즉, 팀은 준비되어 있었지만, 다음 단계로 나아갈 수 있게 해주는 도구가 없었던 것입니다.”
특히 코텡은 계획 수립과 위험 평가 단계에서부터 감사 정보 수집, 보고, 후속 조치에 이르기까지 전체 프로세스 전반의 커뮤니케이션을 원활하게 해 줄 수 있는 솔루션이 필요했습니다. 그는 연간 위험 평가와 감사 계획을 수립한 뒤, 새로운 필요가 발생할 때마다 이를 지속적으로 수정하고 있기 때문에, 최고경영진과 정기적으로 소통하며 변화하는 리스크를 꾸준히 모니터링하고 있습니다. 이러한 업무 수행을 위해서는 경영진과의 긴밀한 개인적 관계가 필수적입니다.
경영진이 비즈니스와 리스크를 어떻게 보고 있는지, 그들이 어떤 부분을 우려하고 있는지를 아는 것은 매우 중요합니다. 이는 우리가 중요하다고 생각하는 리스크만큼이나 중요하죠.”
코텡은 이렇게 말합니다. “현장에서 실제로 비즈니스를 운영하는 사람들은 바로 경영진입니다. 따라서 그들의 리스크 인식과 비즈니스 환경에 대한 관점은 우리 내부감사팀에게 결정적으로 중요한 정보입니다.”
전 세계 조직들이 코로나19 대응을 위해 봉쇄 조치를 시행하던 시기, 코텡은 이 상황을 하나의 기회로 삼았습니다. 그는 IT 경험이 있는 팀의 신입 구성원에게 시장에 나와 있는 내부감사 솔루션을 조사하고 목록을 작성해 달라고 요청했습니다. 이를 통해 그는 다양한 옵션을 검토하고 팀에 필요한 요구사항을 명확히 정의할 수 있었습니다.
가장 중요한 고려 사항 중 하나는 새 시스템이 확장성(scalability)을 갖추어야 한다는 점이었습니다. 즉, 여러 국가에 걸쳐 서로 다른 IT 시스템을 사용하는 다양한 글로벌 브랜드에서 모두 원활하게 작동해야 했습니다. 동시에, 이 시스템은 전문적인 IT 역량이 없는 소규모 팀도 쉽게 운영할 수 있어야 했고, 제한된 리소스로도 관리 가능해야 했습니다. 이러한 조건들은 선택 가능한 솔루션의 폭을 크게 좁혀주었습니다.
코텡은 소규모 내부감사팀을 위해 설계된 패키지부터 글로벌 대기업을 위한 완전 자동화 시스템까지 총 여덟 가지 솔루션을 검토했습니다. 그는 이렇게 설명합니다. “대형 솔루션들 가운데 상당수는 우리 그룹 전체에 적용할 수 없었습니다. 그룹 내 브랜드들이 다양한 IT 시스템을 사용하고 있었기 때문입니다. 반면, 가장 작은 규모의 도구들은 대규모 조직을 지원하기에 적합하지 않았습니다.”
내부감사팀이 팀메이트+를 최적의 옵션으로 선정한 이후, 코텡은 이를 위한 비즈니스 케이스를 마련해야 했습니다. 그는 이렇게 말합니다. “팀메이트+는 우리가 필요로 하는 기능을 갖추고 있으면서도 최소한의 입력만으로 설정할 수 있고, 확장성도 매우 뛰어났습니다. 이는 필수 요소였습니다. 우리는 기존 업무도 병행해야 했기 때문에, 소규모 팀에 과도한 부담을 주는 방식으로는 구현이 불가능했기 때문이죠.”
신속한 대응
팀은 2020년 12월에 구현 작업을 시작해 2021년 1월에 시스템을 정식으로 가동했습니다. 코텡은 전체 과정이 순조롭게 진행되었다고 말하며, 구현 과정에서 문의 사항이나 문제가 생길 때마다 월터스 클루어 팀메이트 담당자가 적극적으로 대응해 신속하게 문제를 해결하고 답을 찾아주었다고 덧붙입니다.
그는 이렇게 설명합니다. “초기 구현 이후 실제 업무에서 다소 맞지 않는 부분들에 대해 솔직하게 이야기할 수 있었고, 필요한 도움을 받으며 향후 시스템을 개선할 수 있는 방안도 함께 논의할 수 있어 매우 만족스러웠습니다.”
