빌핑거 SE와 팀메이트+ 감사

양방향 대화

중요한 것은 기업의 여러 부서들과 지속적으로 대화하며 관리자의 우려 사항을 파악하는 것입니다. 
그는 "재무 이사와 부서장들에게 감사팀이 무엇을 봐야하는지 물음으로써, 통제 부서가 아니라 파트너로 
다가간다"며 “프로세스를 잘 이해할 수 있도록 가능한 한 많은 정보를 수집하는 것이 중요하다. 각 부서가 
무엇을 하고 있는지 이해한다면, 감사팀을 도움을 주는 파트너로 생각하고 우리의 권고를 진지하게 
받아들일 것이기 때문”이라고 말합니다.

그러나 소규모 팀으로 다양한 부문과 지리적 위치에 있는 부서들과 깊은 이해와 비즈니스 관계를 구축하려면, 강력하고 일관된 감사 프로세스, 정보를 저장, 검색 및 비교할 수 있는 역량, 발견한 내용을 관리자에게 
효과적으로 전달할 수 있는 툴이 필요합니다.

몇 년 전에 팀메이트 AM을 도입한 빌핑거의 감사팀은 이 솔루션이 감사 문서화, 보고서 발행 및 후속 조치에 매우 유용하다는 사실을 알게 되었고, 작년에 팀메이트+로 전환했습니다. 라이트는 새로운 시스템에서는 
기존 기능들이 개선되었을 뿐 아니라 보고 결과와 조치를 보다 효율적이고 협력적으로 추적하는 데 도움이 되는 여러 기능들이 추가되었다고 말합니다. 특히, 시스템이 웹 기반이어서 사용하기가 더 수월하다고 
말합니다.

그는 “감사 소프트웨어 시스템은 감사 부서와 업무를 체계적으로 유지해주기 때문에 매우 중요하다”며 
“팀메이트+를 도입하게된 주된 이유도 시스템이 자체적으로 유지되고 우리가 직접 업데이트와 수정을 
할 수 있다는 사실 때문”이라고 말합니다.

또한 새로운 기능들은 상호 작용을 향상하고 기업 내 관계를 더욱 돈독히 하는 방향으로 감사 프로세스를 
구축하고 혁신할 수 있도록 해주었습니다. 라이트의 동료인 카린 젭슨(Karin Jebsen)은 최근 감사를 
계획하면서 조직의 여러 부문에서 발생하는 특정 리스크와 요구 사항을 세부적으로 파악하기 위해 
설문 조사 툴을 사용하기 시작했다고 설명합니다. 그녀는 “현장에 가기 전에 50~60개의 질문을 준비하고 
감사 범위 내에서 각 비즈니스 파트너에게 요청서를 보내며, 파트너의 대답은 전체 감사를 수행할 때 
리스크를 더 깊게 분석할 수 있도록 해준다”고 말합니다.

감사인과 경영진 모두에게 인기 있는 또 다른 기능은 보고서를 업로드 및 저장하는 기능과 관리자가 자신의 데이터에 액세스하고 결과에 대한 진행 상황을 기록할 수 있는 기능입니다. 젭슨은 "우리는 이해관계자와의 소통이 우수한 감사 성과를 내는 데 매우 중요하다고 생각한다”며 "강력한 소통은 효율성을 높이고 
더 효과적인 감사 프로세스와 더 나은 결과를 이끌어 낸다"고 설명합니다.

관리자들은 간단한 교육만으로 보고 및 이슈 추적 툴을 쉽게 사용할 수 있었습니다. 
또한 자동 알림 기능 덕분에 이제 관리자들에게 일일이 연락해 결과를 요청하거나 진행 상황을 물을 
필요가 없어졌습니다.

지속적인 혁신

우수한 소프트웨어가 우수한 내부감사팀을 만드는 것은 아니지만, 미래를 내다보고 지속적으로 혁신해야 
하는 우수한 내부감사인에게 자동화된 시스템은 중요한 토대가 되어줍니다. 라이트는 앞으로 감사팀이 
기술을 사용해 데이터를 심층 분석하고 협업 프로세스를 가속화하며 더 많은 리스크 영역을 다루어 조직에 더 많은 가치를 더해줄 수 있을 것이라고 생각합니다. 그는 "진화하는 것이 중요하며, 이는 더 많은 
데이터 분석과 온라인 플랫폼을 사용하고 데이터 마이닝과 프로세스 마이닝을 활용한다는 것을 의미한다"고 설명합니다.

코로나19는 감사팀의 이니셔티브와 역량을 시험대에 올렸습니다. 빡빡한 일정에 쫓기며 전 세계적으로 
올바른 궤도를 유지하기 위해 감사팀은 여러 지역의 펜데믹을 지속적으로 모니터링하며 입국 제한이 
각 지역에서 감사를 수행하는 능력에 어떤 영향을 미치는지 파악해야 했습니다.

라이트는 "이전처럼 6~8주 전이 아니라 몇 달 전부터 감사를 계획하기 시작했으며, 필요한 경우 원격으로 
감사를 수행할 수 있도록 활동을 조기에 조정해야 했다"며 "또한 현지 법인에 대한 지역적 제약과 그들이 
직면한 새로운 리스크에 대해 논의했다"고 설명합니다.

원격 감사는 그가 예상했던 것보다 훨씬 더 실현 가능한 것으로 입증되었으며, 이를 통해 감사 계획 일정을 맞출 수 있었습니다. 그는 감사 프로세스 및 구조, 문서화, 데이터 저장 및 보고에 대한 일관된 접근 방식이 
없었다면 불가능했을 일이라고 생각합니다.

그는 "2020년에는 감사 관리 소프트웨어가 필수적이며, 이러한 소프트웨어 없이 전사적인 리스크를 
효과적으로 관리하거나 경영진이 요구하는 일관된 문서를 확보할 수 없다"며 “감사 보고서는 명함과도 같다. 경영진이 내부감사팀을 중요하게 생각하는 이유는 주요 리스크 영역에서 확실한 결과를 제공하고 새로운 
리스크를 식별하며 이를 효과적으로 관리하는 데 도움을 주는 정형화된 결과를 제공하기 때문”이라고 
말합니다.

이러한 서비스를 제공함으로써 업무 수행에 필요한 강력한 관계를 구축할 수 있다고 그는 덧붙입니다. 
이를 통해 선순환 구조가 형성됩니다. 효과적인 소통과 생산적인 관계는 내부감사인이 조직의 모든 수준에서 실질적인 가치를 더해주는 권장 사항을 제공하는 데 필요한 인텔리전스를 수집하는 데 도움을 주어, 
긍정적인 관계와 신뢰를 생성해줍니다.

모든 것을 완전하게 파악하고 있지 않으면 경쟁에서 뒤쳐집니다. 라이트는 “팀메이트+는 일정에 맞추고 
이해관계자들에게 명확하고 정확한 보고서를 일관되게 제공하는 데 필요한 표준화된 문서와 
후속 조치 프로세스를 제공한다”며 "일관되고 정형화된 보고서를 제공함으로써 이사회와 강력한 관계를 
구축할 수 있었고, 이는 팀메이트+와의 관계를 통해 가능했다"고 설명합니다.