Az ügyvédi irodák egyik gyakori és időigényes feladatához, a cégnyomtatványok kitöltéséhez nyújt hatékony segítséget a Jogtár szolgáltatáshoz kapcsolódó cégeditor program. A használatával nem csak számottevően csökkentheti a dokumentumok kitöltésének az idejét, de egyúttal biztos lehet abban, hogy a Cégbíróságnak a hatályos jognak megfelelő nyomtatványokat küldi be.
A Jogtárhoz kapcsolódó, tehát külön előfizetést nem igénylő szolgáltatásnak számít a cégeditor program: bármelyik típusú szakmai Jogtárt vásárolta meg, már az alap szintű szolgáltatás esetén hozzáférhet az iratmintatárhoz, illetve ezen túlmenően a Cégeditor programhoz.
A cégeditor program egyik legnagyobb előnye, hogy a segítségével olyan cégnyomtatványokat tud kitölteni, XML formátumúvá tenni, amit a cégbíróság problémamentesen elfogad.
Egyszerű telepítés
A cégeditor – jóllehet a Jogtár része – egy különálló, ingyenesen letölthető programot takar. A telepítése egyszerű: a Jogtár felületére belépve, a felső fülön található Alkalmazások menüponton belül a Cégeditor letöltése gombra kell rákattintani. A letöltést követi a telepítés, aminek köszönhetően az asztalra is kikerül az ikonja. A telepített programot elindítva válik láthatóvá a Cégeditor felülete, így használatához a későbbiekben nem is szükséges a Jogtárba belépnie.
A cégeditor program tartalma a felhasználó előfizetéséhez kapcsolódik, azaz milyen szakmai Jogtárra, és azon belül milyen szintű szolgáltatásra (Alap, Plusz, Prémium) fizetett elő. Ha például Közigazgatás Jogtára van, az Iratmintatár anyagokon kívül – amely az összes Jogtárnak része – az elérhető közigazgatási témájú szakmai nyomtatványok (iratminták, szabályzatminták) száma attól függ, hogy milyen szintű szolgáltatást vásárolt.
Cégeditor szolgáltatás másik változata: Elektronikus nyomtatványok program
A Cégeditor szolgáltatásnak van egy másik változata van. Az Elektronikus nyomtatványok program önálló előfizetéssel vásárolható meg, tehát a cégnyomtatvány kitöltő programhoz Jogtár előfizetés nélkül lehet hozzájutni. A funkciója és működése teljesen megegyezik a Jogtár szolgáltatáshoz kapcsolódó cégeditor programmal, viszont kevesebb tartalommal rendelkezik: kizárólag a cégbejegyzési és változásbejegyzési kérelmek kezelésére szolgál.
Felhasználóbarát felület segíti a munkát
A cégeditor felülete egyszerűen áttekinthető. A bal oldali hasábban a saját dokumentumait láthatja, azaz az elkészült anyagokat a programon belül is tárolni tudja.
A jobb oldalon felül található a kereső, amely rubrikába – a Jogtárhoz hasonlóan - több szót, kifejezést tud beírni.
A cégeditor tartalma fastruktúraszerűen épül fel: a lista bármelyik sorára rákattintva (pl. Eljárásjogi iratminták) további dokumentumok jelennek meg (pl. Közigazgatási per a Kp. alapján). A kívánt dokumentum kiválasztását követően egy Word szövegszerkesztőben láthatja a szöveget, amit kitölthet, illetve módosíthat.
Kétféle módon tudja a szöveg teljes tartalmát áttekinteni a bal oldali hasábban: struktúra, illetve oldaltérkép alapján. Az előbbi a hagyományos fastruktúrát takarja, amellyel az adott rovatok alrovataiba is betekinthet, míg az utóbbi a dokumentum egyes rovatainak címeit sorolja fel. A kitöltés során segítséget jelent, hogy a bal hasábban egyúttal azt is láthatja, hogy a dokumentum mely részeit töltötte ki, illetve piros x mutatja, ha olyan elem hiányozna, amit fontosnak tart a cégbíróság.
Nyomtatvány kitöltés egyszerűen
A cégeditor program egyik erősségének számítanak a cégnyomtatványok, amelyen belül az egyik legnépszerűbb témakör a cégeljárás (ezen belül találhatja többek között a cégbejegyzési kérelmeket, a vállalkozásbejegyzési kérelmeket, a törvényességi felügyeleti eljárást).
Bármelyik dokumentumot megnyitva (pl. Korlátolt felelősségű társaság Változásbejegyzési kérelem) megjelenik a nyomtatvány szövege, amelyen belül az alsó részén található dátum mutatja az anyag frissességét.
A dokumentum kitöltése egyszerű: minden egyes rovatnál, az adott részre kattintva tudja beírni az adatokat, ha pedig egy rovatot kitöltött, akkor a nyomtatvány bal oldalán egy zöld pipa jelenik meg. A dokumentumot saját igényei szerint módosíthatja: plusz rovatokat hozhat létre (pl. a mellékletek különböző változatait tudja hozzáadni), újabb sorokkal (pl. tevékenységi körök megadása), illetve további oldalakkal bővítheti a tartalmat. Az egyes oldalak között a bal oldali hasábban található struktúra alapján tud mozogni.
Akár elkészült a dokumentummal, akár egy későbbi időpontban kívánja majd befejezni, a mentést követően a cégeditor programban tudja azt tárolni.
XML fájl generálása és automatikus ellenőrzés
Az XML fájl kezelése menüpontra klikkelve az elkészült nyomtatványt XML formátumúvá tudja átalakítani. A folyamat során egy automatikus XML ellenőrző funkció segíti, hogy olyan dokumentumot hozzon létre, amit a cégbíróság problémamentesen elfogad.
Az XML fájl készítésekor ugyanis a program kilép a cégbíróság szerverére az interneten keresztül, és az ott található legfrissebb sémadefinícióval összeveti azt. (A sémadefiníció azt a szabálykönyvet, szabályfelsorolást takarja, amelynek a Cégbíróság szerint a nyomtatványnak meg kell felelnie.) Tehát minden egyes alkalommal, amikor XML fájlt készít, a program kommunikál a cégbíróság szerverén található ellenőrző modullal, és azt lefuttatja a nyomtatványon. Ez azért fontos, mert ha itt hibát talál a program, akkor felesleges a cégbíróság felé beadnia, mivel biztosra veheti az elutasítást. Érdemes tehát kijavítania a program által jelzett összes hibaüzeneteket.
Előfordulhat az is, hogy XML fájl generálásakor azért jelenik meg a hibaüzenet, mert épp nincs internetelérés az adott gépen, így a program nem tudja ellenőrizni, hogy jó-e az elkészített nyomtatvány. Ha biztos abban, hogy mindent kitöltött, akkor lehetősége van az XML fájl generálásának folytatására, amit majd tovább küldhet a cégbíróság felé. Illetve különböző weblapokon (pl. Cégeljárás portál) a későbbiekben ellenőrizni is tudja, amelyeken ugyancsak lefuttathatja a cégbíróság ellenőrző modulját.
Lehetősége van arra is, hogy az XML fájl létrehozása előtt ellenőrizze le a nyomtatványt. A felső menüsorban a zöld pipára kattintva láthatja az esetleges hibákat, míg ha hibátlan, akkor a program kiadja azt a formátumot, amit a cégbíró látni fog.
Kitöltést segítő, kényelmi funkciók
- A kitöltés folyamatát megkönnyítő funkciók közé tartozik, hogy az irányítószám beírása után a program automatikusan kitölti a település nevét.
- A cégjegyzékszám megadásával automatikusan tölti be a cégbejegyzésbe bejegyzett adatokat a cégnyomtatványokba.
- Lehetőség van fix (egy vagy több) jogi képviselő beállítására és későbbi automatikus kitöltésre, azaz az adatok rögzítésével nem kell mindig azokat újra beírni.
Korábbi nyomtatványok adatainak felhasználása
A cégeditor hasznos funkciója, hogy a korábban kitöltött, akár már elavult sablonból is kinyerhetőek és visszaolvashatóak az adatok. A korábbi XML, vagy cie állományok tartalmi részének az új nyomtatványba történő betöltésével megspórolhatja, hogy az adatokat újból begépelje.
Ennek a folyamata is egyszerű. Például ha egy korábban elkészített nyomtatványból szeretné az adatokat egy újba betölteni, akkor először is a sablonok közül kiválasztja azt a dokumentumot, amit létre kíván hozni. A felső fülben található Adatbeolvasás menüponton belül a Kitöltés cégnyomtatványból, szerződésmintából pontra klikkelve választhatja ki azt a dokumentumot, ahonnan az adatokat szeretné kinyerni, és eldöntheti, hogy a teljes fájlt betölti a még üres nyomtatványba, vagy csak egyes rovatokat.
Ez hasznos lehet akkor, ha a régebben elkészített nyomtatványokat csupán frissíteni szeretné.
Ha XML fájlban találhatók az adatok, akkor a folyamat annyiban különbözik, hogy az Adatbeolvasás menüponton belül az XML fájl beolvasása pontra kell klikkelnie.
A program lehetőséget nyújt arra is, hogy az iroda korábban készült dokumentumait beimportálhassa a Cégeditor alá. Illetve a program segítségével az anyagokat exportálni is tudja, ha például azt az egyik munkatársának szeretné átküldeni.
Folyamatos frissítés
A Cégeditor program a jogszabályi változásokat azonnal leköveti, így biztos lehet abban, hogy mindig a hatályos jognak megfelelő nyomtatványokkal dolgozik, és azokat problémamentesen küldheti el a cégbíróságra.
Az idén hamarosan újabb módosítással számolhat: 2024 januárjával változott a cégeljárás folyamata, amelynek értelmében az alapító okiratokat már nem Word, hanem XML formátumban kell az elektronikus aktához csatolni és beküldeni. Március 31-ig van türelmi idő, mely időpontig a cégeditor programban is elkészülnek a szükséges változások.
