Minden ügyvédi iroda szeretne hatékonyabban működni, kevesebb időt tölteni adminisztrációval, és nagyobb hangsúlyt fektetni a valódi jogi munkára. Az ehhez vezető első lépés a digitális szemléletváltás, vagyis egy olyan ügyviteli rendszer bevezetése, amely kifejezetten a jogi szakma igényeire épül. A Praetor pontosan ezt nyújtja: funkciói átfogóan támogatják az iroda napi működését, és a kisebb, egyszemélyes praxisok esetén is heti több óra adminisztrációt válthat ki. Az alábbiakban 10 olyan területet mutatunk be, ahol a Praetor kiemelkedő előnyt kínál.
1. Megbízható szolgáltató, bevált megoldás
Az ügyvédi iroda érzékeny adatokat kezel, éppen ezért, fontos, hogy az ügyviteli szoftvert a legmegbízhatóbb szolgáltatóktól vegye igénybe. A Wolters Kluwer szoftverje esetében egy több mint másfél évtizedes múltra visszatekintő, a cseh és szlovák piacon már bizonyított ügyvédi rendszerről van szó. A Praetort nemcsak ügyvédek bevonásával fejlesztették, hanem eredetileg is ügyvédek hozták létre saját használatra, így a felépítése, logikája és funkciói valóban a mindennapi ügyvédi munkát szolgálják. A magyarországi verziót a Wolters Kluwer Hungary 2022-ben vezette be, és azóta is folyamatosan fejleszti a hazai irodák visszajelzései alapján.
A Praetor egyúttal a legkorszerűbb IT technológiákra épül, SSL-titkosítással, jelszavas védelemmel és automatikus adatmentéssel garantálja a legmagasabb szintű adatbiztonságot.
2. Zökkenőmentes átállás, folyamatos szakmai támogatás
A digitális ügyvitelre való áttérés sokakban kelt bizonytalanságot, a Praetor szoftverre történő átállás azonban egyszerű és biztonságos folyamat. Legyen szó számítógépeken, szervereken tárolt dokumentumokról, vagy egy másik, régebbi rendszer adatcsomagjáról, több éves tapasztalatunknak köszönhetően az adatok átvitele - megfelelő előkészítéssel - minimum 24 óra alatt megtörténhet.
A Praetor bevezetéséhez emellett teljes körű oktatást nyújtunk, és a mindennapi használatot is támogatjuk (support).
3. Ügy- és ügyfélkezelés, minimális adminisztrációval
Az adminisztrációs terhek csökkentése az egyik legfőbb érv az ügyviteli rendszer bevezetése mellett, amit a hazai ügyvédi praxisok körében végzett kutatásunk is alátámaszt: eszerint a szoftvert használó irodák több mint 90%-a a hatékonyság növekedéséről számolt be.
A Praetor segít abban, hogy az ügyek nyilvántartása egyszerű, átlátható, felhasználóbarát legyen. Az egyes aktákhoz hozzákapcsolhatók a szükséges dokumentumok, a táblázatos listában világosan, rendszerezve láthatja az akták kategóriáit, eljárási státuszait. A dokumentumok logikus összekapcsolása révén az adott üggyel kapcsolatos bármely információhoz könnyedén hozzáférhet.
A dokumentumokban történő keresés is egyszerű: a Praetor kereső és szűrőfunkció lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja a keresett információt az akták egészében.
Az ügyféladatok kezelése hasonlóan gördülékeny és átlátható: az egyszer már rögzített ügyféladatok bármikor egy gombnyomással előhívhatók, ami különösen előnyös visszatérő ügyfelek esetében. A Cégtár – céginformációs adatbázis integráció révén pedig a magyar cégek adatait automatikusan lekérhetők a cégjegyzékből, nincs szükség manuális gépelésre, ami nemcsak gyorsabb, hanem pontosabb is.
Az ügy- és ügyfélnyilvántartásból pedig könnyedén készíthető olyan riport, ami támogatja a kamarai ellenőrzések során teljesítendő adatszolgáltatást.
4. Átlátható nyilvántartások
A különböző kötelező nyilvántartások vezetése is jelentős adminisztrációs terhet ró az ügyvédi irodákra. A Praetor célja, hogy ezeket az előírt feladatokat egyszerűbbé, gyorsabban kezelhetővé és átláthatóbbá tegye.
A JÜB szabályzatnak megfelelő nyilvántartás vezetése a rendszerben könnyen megoldható: a lekérdezés eredményeként létrejövő PDF dokumentumhoz a szoftver automatikusan azonosítószámot generál, jelzi a lejárat időpontját, és lehetőséget ad a megőrzési időtartam kiválasztására (5, 8 vagy 10 év). A dokumentumokhoz megjegyzések is fűzhetők, így a kapcsolódó információk egy helyen elérhetők.
A letétek és ingatlanügyek nyilvántartása szintén gördülékenyen működik. A letétnyilvántartásban egyszerűen rögzíthetők a kezelt letétekkel kapcsolatos adatok, míg az ingatlan-nyilvántartásban az ingatlanügyekhez kapcsolódó információk - például a Takarnet-lekérdezések – átlátható módon kezelhetők.
A rendszer lehetőséget ad arra is, hogy az egyes nyilvántartásokból Excel-táblázatot készítsen, amit könnyedén exportálhat.
5. Gyors megoldás az azonosítási és átvilágítási kötelezettségek teljesítéséhez
A Praetor egy professzionális azonosító és nyilvántartó modult is tartalmaz, amely teljeskörűen támogatja a Pmt. (a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről szóló törvény) által előírt ügyfél azonosítási és átvilágítási kötelezettségek teljesítését.
Az automatizált folyamat révén jelentősen csökkentheti az ügyvédi iroda az adminisztrációs terheit, pontosabban és szabályszerűbben végezheti el a jogszabályi kötelezettségeket, amivel elkerülheti a bírságokat, reputációs veszteséget.
6. Hatékony dokumentumkezelés Word-integrációval
Az MS Office integrációnak köszönhetően a dokumentumok szerkesztése közvetlenül Wordben történik a Praetor szoftverben, amivel együtt számos hasznos funkció is elérhető. A rendszer támogatja a verziókövetést, a dokumentumverziók összehasonlítását, a Word-fájlok PDF-formátumba való konvertálását, illetve fordítva: a pdf-ek Word-formátumba (docx) történő átalakítását is.
Az intelligens sablonok funkció keretében pedig bármely aktában létrehozhat új dokumentumot sablon segítségével.
7. Közvetlen Jogtár hozzáférés
A Jogtár-előfizetéssel rendelkező ügyvédi iroda számára a Praetor használata további előnyt kínál: a rendszer közvetlen, integrált hozzáférést biztosít a Jogtár jogi adatbázisához, azaz egy felületen hozzáférhet a jogi adatbázishoz és az ügyviteli rendszer funkcióihoz.
A jogszabályok egyetlen kattintással hivatkozásként hozzárendelhetők az adott ügyhöz, így az ügynyilvántartás nemcsak naprakész, hanem teljeskörű és könnyen átlátható is lesz. Ez különösen akkor jelent időmegtakarítást, ha egy ügyön többen dolgoznak, vagy ha átadásra kerül egy másik kollégának, hiszen minden lényeges információ azonnal rendelkezésre áll.
8. Kiemelkedő felhasználói élmény
A Praetor egyik legnagyobb erőssége a felhasználóbarát felület: a felület átlátható, a működése logikusan felépített, így a használata gyorsan és zökkenőmentesen elsajátítható.
9. Igény szerint bővíthető funkciók
A Praetor nemcsak egy átfogó ügyviteli rendszer, hanem egy rugalmas platform is, amelyet a változó igényekre reagálva új funkciókkal bővíthet az iroda. Íme néhány példa:
- Kliens zóna: A szolgáltatás segítségével az iroda ügyfelei egyetlen online felületen áttekinthetik a folyamatban lévő ügyeiket, az ezzel kapcsolatos dokumentumokat, részleteket (pl. határidők, számlák), levelezést. Kiemelt biztonságot, átláthatóságot, hatékony ügyintézést nyújt olyan sokrétű folyamatok esetében is, mint például egy M&A.
- AI funkciók: A Praetor mesterséges intelligenciával támogatott funkciói kifejezetten jogi munkafolyamatokra szabott, biztonságosan használható megoldásokat kínálnak, promptolási ismeretek nélkül - legyen szó szerződéselemzésről, fordításról, anonimizálásról, vagy akár több dokumentum feldolgozásáról.
- Cégstátusz Figyelő Modul: A modul automatikusan, azonnal értesítést küld arról, ha az iroda által figyelt cég státuszában állapotváltozás történik. Az emailben érkező értesítés kitér a módosítás dátumára, a cég állapotára (pl. működik, megszűnt, csődeljárás alatt áll, végelszámolási eljárás alatt áll), és az eljárás típusára (pl. csődeljárás megindítása).
- Testreszabott megoldások: Az ügyvédi iroda számos esetben a saját igényeire szabhatja az egyes szolgáltatásokat, így lehetősége van testreszabott riportokat, ügyszámozást, sablon leveleket, sablon szerződéseket, egyedi mezőket létrehozni, valamint egyedi fejlesztéseket kérni.
- Levelező modul: A szolgáltatás keretében teljes körű áttekintést kap az ügyvédi iroda minden postai levélről, e-mailről és a beérkező cégkapuüzenetekről, amelyeket számtalan feltétel (pl. típus, címzett, státusz stb.) szerint rendezhet. Könnyedén beállíthat különböző hozzáférési jogköröket az egyes levéltípusokhoz, illetve gyorsan kereshet valamennyi levelezésben, beleértve a címzettek és a feladók metaadatait is.
- Cégkapu integráció: A Cégkapu integráció lehetővé teszi, hogy a fájlokat egy kattintással lekérje az ügyvédi iroda, és egy kattintással elhelyezze az adott ügyekben. Így nem fordulhat elő, hogy egy dokumentumot nem tölt le, vagy a letöltött fájlt elfelejti felvinni a rendszerbe, és emiatt fontos határidőket mulaszt el.
- Pénzügyi / számlázó modul: A számlázási funkció révén eldöntheti, hogy az egyes ügyeket azonnal, vagy később számlázza. A számlázási modul (számlázz.hu) integrációjával pedig gördülékennyé válik a számlázás és az automatikus adatszolgáltatás a NAV felé.
- Teljesítések és költségek modul: A Praetor támogatja az óradíjas, az átalánydíjas, valamint az ügyvédi tarifán alapuló elszámolást. Az egyes ügyekhez és ügyfelekhez konkrét tevékenységeket és kiadásokat társíthat az iroda, és lehetősége van a ténylegesen ledolgozott idő, illetve a kiszámlázott idő rögzítésére is.
- Határidők / feladatok kezelése: Az ügyvédi iroda közvetlenül kapcsolhat eljárási, polgárjogi, büntetőjogi, szervezeti határidőket ügyekhez, dokumentumokhoz vagy beérkezett levelekhez. A rendszer színkódos figyelmeztetésekkel és automatikus e-mail riasztásokkal segíti a határidők betartását. A feladatokat egyszerűen hozzárendelheti a munkatársakhoz, jóváhagyást igénylő vagy privát feladatként. A feladatokhoz kapcsolódó tevékenységekről pedig könnyen készíthet riportot, amelyet exportálhat, illetve nyomtathat is.
- Mobil alkalmazás: A Praetor mobil appal a legfontosabb funkciókat bárhonnan elérhetik az ügyvédi iroda munkatársai: hozzáférhetnek az adott ügy dokumentumaihoz, kontaktjaihoz, adataihoz, vagy akár útközben is rögzíthetik a tevékenységet.
10. Folyamatos fejlesztés
A Praetor ügyviteli rendszer egy folyamatosan fejlődő megoldás, ezáltal biztos lehet abban, hogy olyan professzionális szoftverrel lépi meg a digitális átállást, amellyel mindig versenyképes maradhat, és az iroda növekedésével párhuzamosan bármikor bővíthet.
Érdekelné, hogyan néz ki az ügyvédi ügyviteli rendszer a gyakorlatban? Egy személyre szabott, ingyenes bemutató során részletes képet kaphat a Praetor működéséről!
