Pourquoi la gestion des dépenses est un enjeu stratégique pour les services juridiques
La gestion des dépenses juridiques est une discipline stratégique qui permet aux services juridiques des entreprises de contrôler les dépenses en conseillers externes, ainsi que les autres frais juridiques, avec un meilleur contrôle budgétaire et une optimisation des coûts. La digitalisation des processus financiers accélère les validations, fiabilise les données et améliore la visibilité sur les dépenses.
Impact sur la performance et la gouvernance financière
Chaque année, les services juridiques traitent, examinent, finalisent et approuvent de nombreuses factures provenant de conseillers externes. S'il n'y a pas de processus systématique pour les gérer, ou pire, si le processus est manuel, le suivi budgétaire nécessitera non seulement du personnel dédié, mais il sera également long et manquera de cohérence. De fait, les entreprises ont tendance à surpayer les cabinets de 5 à 10 % par an, en raison d'erreurs non détectées — un manque de contrôle budgétaire et de KPI financiers et juridiques adaptés peut en être la cause.
Le fait de disposer de systèmes manuels ou peu fiables pour appliquer les normes de facturation finira par engendrer des coûts plus élevés pour votre entreprise. Une approche outillée permet une meilleure optimisation des coûts et un suivi du ROI juridique plus précis, y compris dans la collaboration avec les prestataires externes.
Un programme de gestion des dépenses juridiques est souvent le meilleur moyen pour les organisations de maîtriser les coûts juridiques et de s'assurer qu'elles ne paient que ce qu'elles doivent sur les factures juridiques.
Dans cet article, nous examinons 5 façons dont les services juridiques peuvent utiliser la technologie pour rationaliser et structurer la gestion des dépenses juridiques et optimiser les processus et flux de travail les concernant.
1. Centraliser tous les types de frais juridiques
La rationalisation de la gestion des dépenses juridiques commence par la centralisation de toutes les dépenses juridiques de votre entreprise, de manière à ce que toutes les dépenses internes et externes soient regroupées en un seul endroit. En centralisant les frais juridiques sur une seule plateforme, vous pouvez obtenir une visibilité sur les dépenses complète et consolidée des frais qui sont déclarés ou directement dérivés des données d'un contrat, d'un litige ou d'une affaire de propriété intellectuelle. En clair, quelle que soit l'origine des dépenses, si elles sont structurées, vous pouvez en avoir une vue d'ensemble complète.
Faciliter l'analyse des coûts par type de dossier ou prestataire
Vous pouvez distinguer les dépenses réelles des dépenses prévisionnelles afin de gérer les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont engagées en temps réel et anticiper les dépenses futures. En contrôlant chaque dépense, vous pouvez suivre son état actuel et allouer un budget cible à chaque dépense juridique pour surveiller son impact budgétaire et renforcer le contrôle budgétaire.
2. Structurer vos budgets juridiques
Avec un outil de gestion des dépenses juridiques, vous pouvez établir votre budget annuel et le gérer de manière détaillée, en définissant des sous-budgets centralisés dans un ou plusieurs budgets consolidés. Vous pouvez automatiser la consolidation budgétaire de telle sorte que lorsqu'une dépense est déclarée, elle sera déduite dans le sous-budget correspondant et dans son budget consolidé. Vous pouvez anticiper la clôture du budget en ayant une synthèse financière actualisée à tout moment avec une visibilité totale sur votre budget consolidé et vos prévisions — appuyée par des tableaux de bord financiers.
3. Configurer des alertes pour suivre les dépenses et les budgets juridiques
Une fois que vos dépenses et vos budgets sont centralisés sur une seule plateforme, vous pouvez configurer des alertes, pour être informé de leur statut et du moment où une action est nécessaire. Par exemple, vous pouvez recevoir des notifications lorsqu'un budget ou une dépense atteint un certain montant ou lorsqu'une dépense doit être approuvée. Cela vous aidera à anticiper les enjeux financiers de manière proactive et à améliorer l'optimisation des coûts.
4. Utiliser des tableaux de bord pour gérer les frais juridiques et les budgets
En gérant les dépenses et les budgets juridiques sur des tableaux de bord financiers dédiés, vous pouvez avoir une vue d'ensemble des dépenses juridiques de votre entreprise et les suivre en temps réel. Cela vous aidera à mieux négocier avec les fournisseurs en fonction de la performance et du coût, et à optimiser le budget - tout en améliorant la collaboration avec cabinets d'avocats.
5. Utiliser les outils de reporting pour analyser les performances
En utilisant les fonctionnalités de reporting de votre outil de gestion des dépenses juridiques, vous pouvez générer des rapports sur les dépenses totales par fournisseur de services par an, par mois, etc. Cela vous permet de suivre le budget et vous assurer de la transparence de votre service juridique concernant les dépenses, à l'aide de KPI financiers et juridiques. Vous pouvez également mesurer le suivi du ROI juridique. Des rapports budgétaires automatiques récurrents peuvent être envoyés à une liste de distribution personnalisable afin que les parties prenantes identifient rapidement les opportunités.
Conclusion : vers une gestion des dépenses plus efficace et stratégique
En mettant en œuvre un outil de gestion des dépenses juridiques efficace, vous pouvez avoir un contrôle budgétaire total sur le budget, anticiper les dépenses, générer des rapports et prendre des décisions budgétaires mieux informées. Vous pouvez élever votre service juridique au rang de partenaire commercial stratégique à la digitalisation des processus financiers.
Facilitez la gestion des dépenses juridiques pour vous permettre de suivre et de réduire vos dépenses juridiques.
