Résolution n°1 : Eliminer les tâches chronophages pour se concentrer sur des sujets à plus forte valeur.
EasyQuorum est spécialisée dans la gestion des AG et Boards et permet :
Résolution n°2 : Je mets en place un dataRoom sécurisé pour mes associés et administrateurs.
Chaque participant à l’Assemblée Générale dispose d’un espace sécurisé accessible sur smartphone, PC ou tablette, qui lui permet de consulter l’intégralité des documents mis à disposition. Il peut également indiquer sa participation ou à défaut réaliser un vote ou une procuration directement en ligne.
Vous fluidifiez la relation avec les participants, vous centralisez les procurations et votes, et avez de la visibilité sur les présences.
Résolution n°3 : Je simplifie et sécurise l’envoi des convocations d’Assemblée Générale
Convoquer des centaines voire des milliers de personnes à son Assemblée Générale peut être très chronophage: il faut mettre les courriers sous pli ou envoyer un email individuel à chaque personne, puis s’assurer de leur bonne réception.
easyQuorum permet d’envoyer toutes ses convocations, que ce soit par email, courrier ou LRAR en un clic (et grâce à son partenaire Docapost qui s’occupe des courriers papiers).
Un rapport d’envoi sécurise et assure la bonne réception des convocations envoyées par email.
Résolution n°4 : J’automatise la rédaction des documents juridiques
easyQuorum robotise les modèles de documents de ses clients.
Des documents simples liés à la vie sociale de la société sont ainsi directement incorporés dans la solution. Les convocations, les bulletins de vote ou pouvoir, se génèrent automatiquement.
Les documents plus complexes sont également générés par la plateforme easyQuorum tels que le Procès-Verbal ou le Rapport de Gestion.
Par exemple, un rapport de gestion se génère automatiquement en répondant à un questionnaire adapté aux besoins du client. Les informations sont récoltées à partir de trois sources différentes : le fichier EDI importé, les données intégrées dans la solution et les réponses au questionnaire.
Résolution n°5 : Je digitalise et sécurise le suivi de mes filiales
Suivre des dizaines, centaines voire milliers de filiales implique de gérer beaucoup d’informations. Ces données nécessitent à la fois d’être partagées entre plusieurs parties prenantes (Direction Générale de la filiale, commissaire aux comptes, juristes, etc.), tout en restant très sécurisées.
easyQuorum est une plateforme SaaS collaborative, qui permet de suivre en temps réel la vie sociale de chacune de ses filiales.
La plateforme génère des fiches juridiques par société comportant les informations nécessaires (composition de l’actionnariat, mandataires, etc.). Les documents sont accessibles et mis à jour automatiquement, et vous êtes alerté de la fin des mandats.
Résolution n°6 : J’atteins mon quorum en toute tranquillité
Une Assemblée Générale pour qu’elle puisse être valablement délibérée, doit rassembler un pourcentage d’actionnaires : c’est le quorum.
Or pour de multiples raisons (éloignement géographique, délai de réponse des actionnaires, annulation de leur présence, etc.), ce quorum est difficilement atteignable.
C’est pourquoi, il est important de multiplier les canaux de communication, automatiser les relances, et varier les formes de participation (présence, vote par correspondance, pouvoir).
EasyQuorum offre de multiples fonctionnalités pour simplifier cette organisation et atteindre son quorum :
Résolution n°7 : Je digitalise ma feuille de présence
easyQuorum digitalise la feuille de présence. Désormais, chaque associé présent à l’Assemblée Générale émarge sur une tablette digitale.
Résolution n°8 : Je digitalise mes Registres
Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 « autorise les sociétés commerciales à tenir de manière dématérialisée leurs registres ».
easyQuorum a développé en partenariat avec un consortium de legaltechs, une solution de dématérialisation des registres. Désormais, une société peut inscrire ses registres sur la blockchain.
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