Le contrôle et le suivi de la masse salariale est un élément fondamental pour le pilotage d’une organisation.
En effet dans la valeur ajoutée d’une entreprise, la part de la masse salariale est importante (entre 60 et 90% selon les industries) et celle-ci peut impacter fortement les résultats en fonction de l'activité.
Les décisions qui sont prises en terme de rémunérations ou d’embauches ont un impact sur plusieurs années et les organisations y sont donc très attentives. En outre des obligations réglementaires apparaissent et imposent aux organisations d’avoir une communication institutionnelle appropriée.
Le contrôle et la compréhension de la masse salariale sont des tâches difficiles. Il existe de multiples facteurs d’évolutions tels que les départs et arrivées, les changements d’organisations, la croissance ou la décroissance de l’activité, les évolutions des grilles salariales ou les négociations annuelles avec les syndicats (etc.). Ces tâches sont réalisées dans 2 directions différentes avec les ressources humaines et la finance. Aucune des 2 directions ne dispose de l’exhaustivité des informations permettant les bonnes analyses et prévisions. Le rapprochement entre les données de la RH et de la finance sont difficiles car elles reposent sur des systèmes et des référentiels différents.
Les outils RH qui permettent de gérer la paie des collaborateurs mettent souvent à disposition des fonctions d’analyse de la masse salariale. Ils permettent aussi de réaliser des projections.
Malheureusement ces analyses et projections sont souvent limitées car elles ne permettent pas une vue « analytique" en lien avec l’activité de l’organisation.
De la même manière les outils de la direction financière présentent une vue comptable de la masse salariale et les possibilités d’analyse et de projection sont très réduites.
Si un directeur général demande au DAF puis au DRH de donner leur projection de masse salariale, il y a peu de chances d’avoir des données et une grille de lecture homogènes.
Pour pouvoir analyser et planifier la masse salariale, il est donc nécessaire de « croiser » et mettre en cohérence les données provenant de la direction des ressources humaines et celles de la direction financière. L’adoption d’un langage commun entre le DAF et le DRH est indispensable afin de pouvoir anticiper toutes les variations et comprendre les écarts.
Lors du budget par exemple, le contrôle de gestion est en mesure d’apporter une vision sur les besoins en effectifs selon les hypothèses d’activités. Cette information est précieuse pour la DRH qui va pouvoir anticiper ses plans d’embauches et parfaire ses prévisions. De la même manière la direction de ressources humaines est en mesure de donner à la direction financière des éléments de variation de la masse salariale en fonction des négociations avec les partenaires sociaux ou des évolutions réglementaires.
Le choix d’une solution informatique pour piloter les effectifs et la masse salariale nécessite alors :
- de mettre en cohérence les données RH et Finance (vision « feuille de paie » et vision « comptable » ;
- d’aligner les processus d’analyses et de prévisions de la RH et de la Finance ;
- d’identifier les besoins de la direction et des managers en terme de pilotage des effectifs et de la masse salariale.
La formalisation de ces étapes est un facteur clé de succès pour mettre en place une ou des solutions adaptées.
