La valeur stratégique pour la gouvernance d’entreprise
Gérer le temps, réduire les coûts, gagner en efficacité opérationnelle, assurer la conformité et la sécurité des données, être prêt pour les audits, améliorer l'expérience client, se concentrer sur la durabilité. De nos jours, le Conseil d'administration a beaucoup d’attentes vis-à-vis du service juridique. Pour suivre le rythme du parcours de digitalisation de l'entreprise, le service juridique doit identifier les lacunes dans les flux de travail et optimiser les processus, notamment via une gestion documentaire digitale et la transformation digitale du service juridique.
Combien de temps passez-vous sur les phases de signature et d’approbation d’un contrat quand vous utilisez la méthode traditionnelle impression-signature-scan ?
Entre la réception du document, sa révision, son impression, sa signature, sa numérisation et son renvoi par la poste, ce sont des heures perdues sur des tâches qui peuvent facilement être numérisées. La mise en œuvre d'un outil de signature électronique peut rationaliser ce flux de travail dans son intégralité et faire gagner du temps. En utilisant la signature électronique, vous pouvez conclure jusqu'à 82 % des accords en moins de 24 heures et 50 % en moins de 15 minutes. C’est également un levier mesurable pour le ROI de la signature électronique.
S’il est certain qu’un outil de signature électronique peut être un avantage pour votre entreprise, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte avant d'investir dans une telle solution. Voici 5 questions auxquelles tout service juridique doit répondre pour s'assurer de faire le bon choix :
1. Quels sont les besoins de mon entreprise ?
L’outil est-il conforme au règlement eIDAS et aux normes légales ?
Pour comprendre la portée de l'investissement, une réflexion approfondie sur les besoins de votre entreprise est nécessaire. Combien de documents sont signés ? Quelle est la nature de la plupart des documents signés ? À quelle fréquence les documents sont-ils signés ? Combien de services / de collègues doivent signer des documents ? Combien de documents nécessitent une approbation urgente ? En moyenne, combien de parties prenantes doivent signer un contrat ? Les réponses à ces questions peuvent vous aider à déterminer le type de signature électronique le mieux adapté à votre entreprise et à définir la portée et les objectifs de la mise en œuvre, ainsi que les actions favorisant l’adoption par les équipes juridiques.
2. Quels flux de travail manuels seront optimisés avec le nouvel outil de signature électronique ?
Comme nous l’avons évoqué au début de cet article, les processus manuels de collecte des signatures sont fastidieux, coûteux et risqués. En évaluant les flux de travail actuels qui sont en place pour la signature des documents et en identifiant les failles dans ces flux, vous pouvez vous assurer que l'outil dans lequel vous investissez comblera ces lacunes et remplacera les processus manuels qui freinent l'activité — tout en s’inscrivant dans une intégration LegalTech cohérente avec vos autres applications métiers.
3. Le nouvel outil de signature électronique correspond-il au budget alloué par le Conseil d'administration ?
Il existe de nombreux fournisseurs sur le marché qui proposent des produits attrayants, avec de nombreuses fonctionnalités. Toutefois, l'outil que vous choisissez doit correspondre au budget qui lui est alloué et doit répondre aux besoins propres à votre entreprise. L'important est de s'assurer que la solution de signature électronique dans laquelle vous investissez vous aide à relever les défis auxquels votre entreprise est confrontée quotidiennement, et qu’elle démontre un ROI de la signature électronique clair et suivi.
4. Puis-je intégrer les nouveaux outils de signature électronique aux systèmes utilisés dans l'entreprise actuellement ?
Gestion des accès et authentification
Pour choisir le bon outil, il ne suffit pas d’identifier l’échelle de mise en œuvre du système et les flux de travail qui seront remplacés par la nouvelle solution de signature électronique. Vous devez comprendre les solutions actuelles utilisées par les différents services de l'entreprise et voir si les solutions de signature électronique envisagées peuvent s'y intégrer, et de quelle façon. L'outil dans lequel vous investissez doit s'inscrire dans la feuille de route technologique et le parcours de transformation digitale du service juridique, avec une intégration fluide (ERP, CRM, GED, workflows).
5. La signature électronique offre-t-elle le niveau de sécurité dont mon entreprise a besoin ?
Il est indispensable de s'assurer que l'outil de signature électronique dans lequel vous investissez est sécurisé. Toutefois, le degré de sécurité est déterminé par la nature des documents signés. Les documents qui doivent être signés sont-ils confidentiels ? Les informations contenues dans ces documents sont-elles sensibles ? Devez-vous partager des documents avec des interlocuteurs externes pour recueillir des signatures ? Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer le niveau de sécurité nécessaire sur l’outil dans lequel vous investissez. La solution de signature électronique que vous choisissez doit être conforme au règlement européen conformité eIDAS, garantir la validité juridique des signatures, et offrir une sécurité et cryptage des données de bout en bout, ainsi qu’une authentification renforcée (MFA, OTP, SSO). Pour en savoir plus sur le niveau de sécurité offert par les signatures électroniques, cliquez ici.
Conclusion : choisir la bonne solution de signature électronique pour renforcer la conformité et la performance
Si vous cherchez à numériser les flux de documents, il est presque impossible d'exclure les outils de signature électronique du plan de mise en œuvre technologique. Les réponses aux questions ci-dessus vous aideront à faire le bon choix lors de la sélection d’un partenaire de signature électronique, en veillant à l’adoption par les équipes juridiques et à la cohérence avec votre gestion documentaire digitale.
