Les réunions régulières de gouvernance sont des composantes essentielles à la construction et à la croissance d’une entreprise. Depuis 2 ans, la dématérialisation de ces instances de gouvernance s’est fortement accélérée, notamment pendant la période de COVID, avec des bénéfices indéniables pour les administrateurs et les organisateurs. Elle permet aux instances de se tenir quel que soit le contexte sanitaire, facilite les instances hybrides, sécurise les échanges de données stratégiques et sensibles, etc.
Le processus de dématérialisation des réunions de gouvernance est un défi à relever en 4 étapes :
Etape 1 : Organiser l’instance de gouvernance
L’organisation d’une instance de gouvernance implique généralement le traitement d’un nombre important de documents, qui doivent être personnalisés, puis envoyés à de nombreux destinataires multi-sites.
Une base de données évolutive contenant l’ensemble des paramètres utiles au suivi de chaque réunion (date des dernières instances, accès aux documents dédiés par instance, inventaire des décisions, liste à jour des membres votants etc.) est la solution pour la gestion de ce casse-tête documentaire !
Il ne vous reste plus qu’à créer une instance par étape avec un process simple et automatisé qui tient compte de l’historique avec, à tout moment, la possibilité de paramétrer sans risque d’oubli ou d’erreurs.
Vous bénéficiez d’un gain de temps et d’efficacité considérable, tout en créant de la valeur ajoutée sur le plan collectif et individuel et en renforçant votre leadership.
Etape 2 : Piloter dans le cadre d’une instance de gouvernance
Avec différents rôles dans la société au sein de différentes filiales, un administrateur peut être convié à différents types d’instances dans l’année. Pour gagner en efficacité et agir en toute sécurité, une connexion ultra-sécurisée à un espace dédié aux administrateurs leur permettra de disposer de toutes les ressources utiles pour répondre et interagir avec leurs interlocuteurs dans le bon timing.
Ainsi, vos administrateurs auront toutes les cartes en main pour décider en ayant le minimum de gestion administrative à gérer pour exercer pleinement leur rôle stratégique. Ils pourront, depuis leur espace dédié, consulter un ordre du jour, annoter des documents et suivre leur agenda pour avoir une vue holistique sur les instances à venir.
Etape 3 : Dématérialiser les instances avec la visioconférence
La tenue d’une instance entièrement dématérialisée (ou partiellement dans le cadre d’une réunion hybride) offre la possibilité dans un même espace en ligne sécurisé, de suivre la visioconférence et de procéder à des votes en direct.
Les participants se connectent en ligne dans une visioconférence avec un haut niveau de sécurité dédié à ce type de réunion.
Le recours à un format de réunion hybride est une alternative dans l’ère du temps plébiscitée par les entreprises pour sa flexibilité. En distanciel, les participants se connectent à partir d’une tablette ou d’un ordinateur, rejoignent la visioconférence, visualisent les autres participants et votent sur certaines décisions. En présentiel, le participant peut signer électroniquement sa présence à partir d’un lien depuis une tablette ou un ordinateur, un QR code sur les convocations peut permettre aussi de flasher les personnes présentes mais aussi d’accéder à des données utiles le jour J.
Etape 4 : Sécuriser vos données
Au-delà du respect de la réglementation RGPD en vigueur, toutes les données mises à disposition doivent être parfaitement sécurisées tout au long du cycle de gestion d’une instance de gouvernance. Multipliez les filtres de protection à tous les niveaux de votre environnement sécurité :
- Sécurité de la plateforme : privilégiez un hébergement en France, sous juridiction française avec une certification ISO 27001, profitant de sauvegardes quotidiennes dans un autre DataCenter pour bénéficier d’une solution de secours en cas de sinistre, un principe de surveillance continue et des audits de sécurité externes
- Sécurité des accès : mettez en place un double contrôle des accès utilisateurs, une traçabilité des accès et opérations effectuées, une politique de gestion des accès selon les besoins opérationnels et faites signer un accord de confidentialité à vos collaborateurs.
- Sécurité des données : proposez un environnement et une base de données dédiée à chaque client, optez pour une solution de chiffrement des données sensibles et de cryptage des données. Enfin, réservez l’accès aux données Clients conditionné à son autorisation expresse.
