Legisway-corporate-record-keeping
Právo24 června, 2019

4 tipy pro právní oddělení firem ke zlepšení evidence cenných korporátních informací

Vzhledem k tomu, že podnikání je čím dál tím více mezinárodní a v rámci různých jurisdikcí, je nezbytné mít jasný přehled o struktuře společnosti.S tím související složitost a náročnost může vést k problémům při správě firemní struktury a korporátních dokumentů i pro ta nejorganizovanější právní oddělení. Řada právních oddělení má ale svůj rozpočet omezený, proto je nutné zajistit soulad jinou, efektivnější cestou než každoročním nárůstem výdajů. Připravili jsme 4 tipy pro právní oddělení firem, které jim mohou pomoci efektivněji zajistit komplexní správu agendy v souladu s předpisy a zároveň zmírnili rizika pochybení.

1. Udržujte své právní dokumenty snadno dostupné

Předpokládejme, že chcete znát ředitele, kteří byli jmenováni mezi 12. zářím 2003 a 9. květnem 2009 včetně termínů ukončení výkonu funkce. Hledání zásadních informací v hromadě dokumentů roztroušených v různých systémech nebo roztroušených v e-mailech může být únavné a časově náročné. Ať už se jedná o dokumenty o založení společnosti, stanovy, podílové listy, převody akcií nebo jmenovací smlouvy ředitelů, je důležité je uchovávat a sdílet je na jedné zabezpečené platformě. Transparentní zobrazení vám pomůže rychle vyhledat požadované informace a díky tomu ušetříte čas na činnosti s vysokou přidanou hodnotou místo administrativy.

2. Vizualizujte svá data

Konsolidace všech vašich firemních informací (historických a současných) do jediného systému vám umožní rychle je prohledávat a třídit podle entit, partnerů, společností nebo osob. Snadno si vygenerujete reporty na míru, zobrazíte organizační struktury nebo přehledy vlastnictví. Příprava na případný audit je tak výrazně časově kratší. Můžete také zobrazovat klíčové firemní informace pro každou pobočku, ředitele společnosti a akcionáře s možností sledování změn v čase. Vizualizace dat pomáhá také zlepšit rozhodování a zmírnit případná rizika.


3. Automatizujte rutinní úlohy

Při správě firemních dokumentů je řada činností každodenní rutinou. Ať už musíte zasílat oznámení současným ředitelům o schůzích správní rady nebo potřebujete schvalovat smlouvy u několika osob, neměly by tyto činnosti bránit vaší skutečně odborné práci. Proto je důležité automatizovat a eliminovat časově náročné, opakující se činnosti a postupy. Díky jejich zefektivnění získáte čas na profesionální právní podporu rozvoje vaší společnosti.

4. Mějte lhůty pod kontrolou

Když spravujete firemní informace v rámci více subjektů v globálním měřítku, důležité termíny se snadno mohou ztratit v různých tabulkách a dokumentech a díky tomu může dojít k ohrožení byznysu. Ať už musíte podat účetní závěrku nebo potřebujete, aby všechny vaše subjekty předkládaly roční výkazy nebo obnovily licence včas, stačí jen nastavit automatická upozornění pro příslušné členy týmu a díky tomu už žádný termín nezmeškáte. Hledáte nástroj, který vám pomůže získat komplexní přehled o celé společnosti, jejích strukturách, datech a dokumentech?

Seznamte se s Legisway – snadným, ale výkonným systémem pro efektivní správu korporátních informací.

Související témata
Kleos
Software pro advokátní kancelář v bezpečí cloudu
Zjistěte, proč je společnost Kleos již výběrem více než 20 000 právnických profesionálů na celém světě.