Obsługa kadrowo-płacowa polega na kompleksowym zarządzaniu sprawami pracowniczymi jednostek organizacyjnych – od zatrudnienia aż po zakończenie stosunku pracy.
W ramach tej obsługi Centrum Usług Wspólnych:
CUW odpowiada również za wdrażanie zmian w przepisach prawa pracy i koordynację procesów kadrowych między jednostkami a instytucjami zewnętrznymi.
Jakie obowiązki przejmuje CUW w zakresie obsługi kadrowej i płacowej?
CUW w zakresie obsługi kadrowo-płacowej przejmuje od jednostek obsługiwanych wszystkie czynności związane z dokumentacją pracowniczą i wynagrodzeniami. Obejmuje to prowadzenie i archiwizowanie akt osobowych, naliczanie wynagrodzeń i dodatków, rozliczanie składek ZUS i podatków, przygotowywanie deklaracji i raportów (m.in. PIT, ZUS, PFRON), obsługę umów o pracę i cywilnoprawnych, rozliczanie urlopów i czasu pracy oraz bieżące wsparcie w zakresie przepisów prawa pracy. CUW zapewnia także komunikację z instytucjami zewnętrznymi i doradztwo kadrowe.
Jaka jest relacja między CUW a pracownikami jednostek obsługiwanych?
Relacja między CUW a pracownikami jednostek obsługiwanych ma charakter pośredni i techniczno-administracyjny. CUW nie jest pracodawcą tych osób, ale realizuje na rzecz ich jednostek zadania związane z kadrami i płacami – np. prowadzi dokumentację, nalicza wynagrodzenia, rozlicza urlopy i przygotowuje zaświadczenia. Pracownicy jednostek kontaktują się z CUW głównie w sprawach formalnych, natomiast decyzje personalne nadal należą do dyrektorów jednostek. CUW pełni funkcję zaplecza administracyjnego, wspierając poprawność i terminowość procesów kadrowych.
Jak prowadzić akta osobowe pracowników?
CUW powinno prowadzić akta osobowe pracowników jednostek obsługiwanych zgodnie z przepisami Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akta muszą być podzielone na cztery części (A–D), odpowiednio: dokumenty związane z zatrudnieniem, przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem pracy oraz ewidencja dodatkowych dokumentów (np. kontroli trzeźwości). CUW musi zapewnić ich kompletność, chronić dane osobowe, prowadzić ewidencję dostępu i przestrzegać terminów archiwizacji. Akta mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej – z zapewnieniem integralności i bezpieczeństwa danych.
Jak prowadzić ZFŚS w CUW?
CUW, prowadząc Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) dla jednostek obsługiwanych, powinno administrować środkami zgodnie z ustawą o ZFŚS i regulaminem każdej jednostki. Oznacza to m.in. planowanie wydatków, przyjmowanie i weryfikację wniosków o świadczenia, prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów funduszu oraz rozliczanie podatkowe i księgowe. CUW odpowiada również za przechowywanie dokumentacji socjalnej, zachowanie poufności danych pracowników i zapewnienie zgodności działań z aktualnymi przepisami prawa oraz polityką socjalną danej jednostki.
Jakie są procedury przenoszenia pracowników do CUW?
Przenoszenie pracowników do CUW odbywa się zazwyczaj na podstawie porozumienia zmieniającego warunki pracy lub w drodze porozumienia między jednostkami. Kluczowe jest zapewnienie ciągłości zatrudnienia, zachowanie uprawnień pracowniczych i prawidłowe poinformowanie o zmianach. Niezbędne jest także przygotowanie odpowiednich aneksów, zgodnych z Kodeksem pracy.
Jak rozwiązywać umowy o pracę przy likwidacji jednostek obsługiwanych?
W przypadku likwidacji jednostki stosuje się przepisy o wypowiedzeniu umowy z przyczyn niedotyczących pracownika. Obowiązuje konsultacja ze związkami zawodowymi, zachowanie okresów wypowiedzenia i ewentualne odprawy, zgodnie z ustawą o zwolnieniach grupowych. CUW może przejąć część zadań kadrowych, ale decyzje o rozwiązaniu umów podejmuje dotychczasowy pracodawca.
Jak Oferta 360 dla Centrum Usług Wspólnych może Ci pomóc?
Oferta 360 dla Centrum Usług Wspólnych zapewnia dostęp m.in. do:
Dzięki temu nie tylko usprawnisz codzienną pracę, lecz także zyskasz pewność realizacji zadań zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
