contractautomatisering
Juridisch19 augustus, 2021

4 manieren waarop contractautomatisering uw juridisch afdeling kan transformeren

Het gemiddelde Fortune 2000-bedrijf heeft ongeveer 20.000 tot 40.000 actieve contracten (PwC). Voor juridische afdelingen met beperkte middelen en een klein budget is het niet gemakkelijk om grote aantallen contracten te beheren. Maar zelfs het beheer van kleinere aantallen kan problemen opleveren. Daarom moet u de processen voor het opstellen van contracten optimaliseren, om problemen later in het proces te voorkomen.

Stel dat een collega van Verkoop een contract wil opstellen. Het gebruikelijke scenario is dat hij de tekst kopieert uit een vergelijkbaar contract (dat intussen misschien niet meer voldoet aan nieuwe wetgeving, richtlijnen en beleid) en daarbij hier en daar kleine fouten maakt. Met het risico dat dit contract niet compliant is, fouten bevat en essentiële details ontbreken. Dit leidt tot meer risico's. Het oorspronkelijke contract was tenslotte helemaal niet bedoeld voor dezelfde situatie als het nieuwe contract.

De collega stuurt het conceptcontract naar u, zodat u het kunt controleren en goedkeuren. U weet niet welk sjabloon is gebruikt, of de meest recente versie van dit sjabloon is gebruikt en op welk businessidee het contract is gebaseerd. Dat betekent dat u elk detail van het conceptcontract moet doornemen of door externe specialisten moet laten controleren. Dit kost tijd en geld. Vervolgens stuurt u het contract heen en weer met heel veel wijzigingen, waarna u het dagen later eindelijk kunt goedkeuren. Net op tijd, u bent de deal bijna misgelopen!

Met contractautomatisering kunt u dit proces compleet veranderen door contracten op een hele andere manier op te stellen. We bekijken vier manieren om de efficiëntie en compliance binnen het bedrijf te verbeteren en de toegevoegde waarde van uw afdeling te vergroten.

  1. Zorg dat u weer controle hebt over alle contracten binnen het bedrijf

Met automatiseringstools kunt u sjablonen en clausules opslaan in een bibliotheek en ervoor zorgen dat collega's alleen conceptcontracten opstellen op basis van deze bibliotheek. Zo verliest u minder tijd met het controleren van contracten. Dankzij een slimme beslisboom kunnen uw collega's zonder juridische achtergrond hun eigen juridische documenten opstellen die vooraf door u zijn goedgekeurd. Zo hebt u de volledige controle over de contracten die worden opgesteld zonder dat u er onnodig tijd aan hoeft te besteden. Deze sjablonen worden opgeslagen in de cloud, zodat u er altijd en overal op een veilige manier toegang toe hebt. Bovendien kunt u dankzij automatisering de goedkeuringsworkflows stroomlijnen en toegangsrechten beheren. Zodra een conceptcontract is opgesteld, kunnen de betreffende medewerkers het contract controleren en goedkeuren zonder eindeloos e-mails of geprinte documenten heen en weer te sturen. Automatisering biedt intelligent toegangsmanagement dat ervoor zorgt dat u er zeker van kunt zijn dat contracten met vertrouwelijke informatie alleen kunnen worden bekeken en goedgekeurd door hiervoor geautoriseerde personen.

  1. Optimaliseer uw Legal Operations door uw diensten en deadlines te verbeteren

Door routinematige taken te automatiseren kunnen contracten sneller worden opgesteld. Zo bespaart u tijd, werkt u efficiënter en kunt u de kwaliteit van uw dienstverlening verbeteren. Op deze manier kunt u ook knelpunten oplossen en ervoor zorgen dat zakelijke transacties succesvol zijn. De tijd die u bespaart, kunt u gebruiken voor meer strategische taken met toegevoegde waarde om zo de positie van de juridische afdeling als een competente businesspartner binnen het bedrijf te verstevigen.

  1. Geef andere afdelingen meer verantwoordelijkheid

Collega's kunnen met behulp van sjablonen zelf contracten opstellen zonder de juridische afdeling in te schakelen. Automatiseringstools maken het mogelijk om contracten op te stellen met behulp van dialogen in een interactief platform met vragenlijsten, checklists, live previews en helpteksten die de lege velden in de sjablonen automatisch invullen. Automatiseringstools geven collega's meer verantwoordelijkheid en zorgen ervoor dat u minder tijd hoeft te besteden aan administratieve taken. Als u uw management zou vragen of ze graag zien dat deals sneller worden ondertekend (van offerte naar betaling), dan weet u het antwoord al!

  1. Creëer toegevoegde waarde met meer consistentie, hogere kwaliteit en minder risico's

Met automatisering kunt u het taalgebruik in contracten standaardiseren, zodat de huisstijl, consistentie, governance en compliance van uw contracten voldoen aan de bedrijfsstandaards. Bovendien vermindert u zo handmatige fouten omdat u afwijkingen kunt volgen, met als resultaat nauwkeurige contracten van hoge kwaliteit. Zo voorkomt u vertragingen en houdt u de kosten laag. Door inefficiëntie bij het opstellen van contracten tot een minimum te beperken, beperkt u ook financiële en organisatorische risico's die van invloed zijn op de winst en beschermt u het bedrijf tegen verliezen.

Met de juiste tools kunt u het opstellen van contracten optimaliseren en extra werk rond contracten voorkomen. Zo heeft u de controle over alle contracten, werkt u efficiënter, verbetert u de compliance en beschermt u het bedrijf tegen verliezen. En u laat zien dat uw juridische afdeling toegevoegde waarde kan bieden op een hoger niveau.