Sok kisebb ügyvédi iroda úgy véli, hogy ügyviteli rendszert csak a nagyobb szereplők engedhetik meg maguknak. Dr. Nyuli György ügyvéd azonban rácáfol erre a vélekedésre: egyszemélyes praxisában vezette be a Praetor ügyviteli szoftvert, és azóta hatékonyabban, kényelmesebben intézi az adminisztrációs feladatokat. Tapasztalatai számos tanulsággal szolgálnak, és azt is megmutatják, hogy a digitális átállás a kisebb irodák számára is valós, és hosszú távon kifizetődő megoldás lehet.
Először is, meséljen egy kicsit a munkájáról! Milyen típusú ügyekkel foglalkozik?
Egy egyszemélyes ügyvédi irodát vezetek, emellett egy tízfős ügyvédi irodának is bedolgozom. Ez úgy néz ki, hogy a munkaidőm egyik részében saját ügyfeleimmel foglalkozom, a másik részében pedig alvállalkozóként feladatokat látok el a nagyobb iroda számára.
Mindkét helyen szinte kizárólag gazdasági jellegű ügyekkel foglalkozunk, elsősorban cégeket, vállalkozásokat képviselünk. Családjog, öröklés vagy büntetőjog nem tartozik a profilunkba. Ingatlanügyletek esetében előfordul, hogy magánszemélyek a megbízóink, de ezek is többnyire gazdasági jellegű tranzakciókhoz kapcsolódnak.
Hogyan oldotta meg az adminisztrációs feladatokat, mielőtt bevezette volna a Praetort?
Kézzel, papíralapon vezettem a nyilvántartásokat. Egy egyszerű, boltban vásárolt füzetbe írtam be az adatokat. Ez eléggé időigényes és kényelmetlen volt, és egy idő után tarthatatlanná vált. Annyit még megemlítenék, hogy az ügyvédi iroda, ahova bedolgozom, már használt egy ügyviteli szoftvert. Ám mivel számomra nehezen kezelhetőnek, kevésbé felhasználóbarátnak tűnt, ezért semmiképp sem szerettem volna azt választani.
Milyen szempontok szerint választotta ki az ügyviteli rendszert?
Korábban használtam a Jogtár adatbázisát, és egy beszélgetés során a Wolters Kluwer Hungary értékesítési munkatársa felajánlotta, hogy bemutatja a Praetor ügyviteli rendszert. A bemutatón azonnal látszott, hogy több olyan funkció is van a szoftverben, ami számomra hasznos lehet. Mivel sok a visszatérő ügyfelem, különösen praktikusnak tűnt, hogy az adataikat nem kell újra és újra begépelnem – elég egy gombnyomás, és a rendszer automatikusan betölti őket. A magyar cégek adatait is betölti a cégjegyzékből, így ezekkel sem kell manuálisan foglalkoznom.
A papíralapú adminisztráció addigra már rendkívül időigényes volt, és gyakran elmaradtam a nyilvántartások naprakészen tartásával. A Praetor esetében azonnal látszódott, hogy egy felhasználóbarát, átlátható és könnyen kezelhető rendszerről van szó. Tudtam, hogy ha ezzel dolgozom, rengeteg időt és energiát spórolhatok meg, és az éves előfizetési díja megtérül.
Az időmegtakarítás mellett más szempontok is befolyásolták a döntését, például a 15 éves kötelező dokumentumarchiválás?
Őszintén szólva, nem ez volt a szempont. A dokumentumokat jelenleg is a saját szerveremen tárolom, külön könyvtárakban, ügyfelek szerint rendszerezve, illetve papíralapon az aktákban. Jelenleg nem érzem szükségét annak, hogy archiválásra is a Praetort használjam.
Hogyan zajlott a Praetor bevezetése a gyakorlatban? Találkozott kihívásokkal?
Nagyon gördülékenyen ment minden. Mivel nem kellett adatokat migrálnom, a bevezetése nem igényelt semmilyen átmenetet. Az indulásnál nem volt szükségem technikai segítségre sem: egy online bemutatót követően, ahol a Wolters Kluwer munkatársai ismertették a rendszer működését, azonnal el is kezdtem használni. A rendszer felépítése logikus, kezelése egyszerű, kifejezetten felhasználóbarát. Egy olyan szoftvert kaptam, amit külön betanítás nélkül is gyorsan el tudtam sajátítani.
A kétféle ügyviteli rendszer jelenléte – mást használ Ön a saját praxisában, és mást az ügyvédi irodában – nem jelentett problémát?
Nem, mert teljesen eltérő ügyfélkörrel dolgozom a két helyen. A saját praxisomban kizárólag a Praetor rendszert használom, míg a nagyobb ügyvédi irodában az ott bevezetett szoftverrel dolgozom. A két munkavégzés elkülönül, így a rendszerek párhuzamos használata nem jelent gondot.
Melyik funkciót használja leggyakrabban a Praetorban?
Az ügynyilvántartást, az ügyfél-nyilvántartást és az ügyfél-azonosítást használom rendszeresen. Ezekre a feladatokra a jogszabályok is köteleznek, például a pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről szóló törvény (Pmt.).
A rendszer nagy előnye számomra, hogy ha egyszer már rögzítettem egy ügyfelet, akkor nem kell újra és újra beírnom az adatait, egyetlen gombnyomással elő tudom hívni őket. Ez a visszatérő ügyfelek esetében hatalmas időmegtakarítást jelent.
Különösen hasznosnak tartom azt is, hogy a szoftver a magyar cégek adatait automatikusan lekéri a cégjegyzékből. Így nem nekem kell manuálisan begépelni az adatokat, ami nem csak gyorsabb, hanem pontosabb is.
A Praetor további funkcióit egyelőre nem használom, amiben szerepet játszik az is, hogy egyelőre még nem volt elég időm elmélyednem az ügyviteli rendszer által kínált szolgáltatásokban. De amiket használok, azzal maximálisan elégedett vagyok.
Milyen eredményt ért el a Praetor használatával, akár a munkahatékonyságot, akár az ügyfél-elégedettséget tekintve?
Heti egy-két órát biztosan megspórolok vele, ami elsőre talán nem tűnik soknak, de hosszabb távon komoly időmegtakarítást jelent számomra. Az adminisztráció nem csak gyorsabb lett, hanem átláthatóbbá, pontosabbá is vált, ami a napi működés szempontjából kifejezetten előnyös.
Mivel a Praetort alapvetően adminisztratív célokra használom – ügynyilvántartásra, ügyfélazonosításra, ügyfél-nyilvántartásra -, ezek a háttérfolyamatok az ügyfelek számára láthatatlanok maradnak, így az ügyfél-elégedettséget nem befolyásolta.
Ön egyszemélyes ügyvédi irodaként meglépte azt, amitől sokan ódzkodnak, azaz ügyviteli rendszert vezetett be. Véleménye szerint miért idegenkednek sokan a digitális átállástól?
Úgy gondolom, sokan egyszerűen nem szánnak erre időt. A legtöbb ügyvédi irodában arra törekednek, hogy minél több energiát fordítsanak a tényleges jogi munkára, az ügyfelek kiszolgálására, és emiatt hajlamosak háttérbe szorítani az adminisztrációs feladatokat. Mindig van egy következő feladat, amit azonnal meg kell oldani, miközben az innovációra nem jut elég idő. Holott épp egy ügyviteli rendszer bevezetésével tudnának számottevő időt és kapacitást felszabadítani, és ezáltal lehetővé tenni, hogy a szakmai tevékenységére jóval nagyobb fókuszt helyezzenek.
Nálam a papíralapú működésről az ügyviteli rendszerre való áttérés egyértelmű előrelépés volt. Más irodákban viszont, ahol már használnak valamilyen szoftveres megoldást, a váltás bonyolultabbnak tűnhet. Sokan nem tudják pontosan felmérni, hogy egy ügyviteli rendszer bevezetésével mennyi időt tudnának megtakarítani, így a váltás sokszor elmarad – még akkor is, ha hosszú távon jobban megérné.
Mit tanácsolna azoknak az ügyvédi irodáknak, akik még bizonytalanok a digitális átállásban?
Mindenképp érdemes megfontolniuk a lépést. A kisebb praxisok számára különösen nagy segítség lehet egy ilyen rendszer. Számottevően csökkenti az adminisztrációs terheket, és értékes időt szabadít fel, amit az ügyvédi iroda munkatársai a szakmai munkájukra fordíthatnak. A saját példám is azt mutatja, hogy nem kell nagynak lenni ahhoz, hogy hatékony eszközöket alkalmazzunk. Érdemes kipróbálni, kicsiben kezdeni, az előnye gyorsan érzékelhető.
