Az informatika rohamos fejlődése és az egyre nagyobb szerepet kapó elektronikus ügyintézés nyomán az ügyvédi irodáknak is lépniük kell. Hogyan jut el az iroda odáig, hogy az ügyviteli szoftver bevezetésében látja a hatékonyabb működés kulcsát? Milyen szempontok játszanak szerepet egy ilyen rendszer kiválasztásánál, és hogyan alakítja át az ügyvédi iroda folyamatait? Ezekről beszélgettünk a Dr. Keserű Ügyvédi Iroda részéről Dr. Keserű Áron ügyvéddel.
Kezdjük az alapoknál: mi jellemzi a Dr. Keserű Ügyvédi Iroda tevékenységi körét? Milyen típusú ügyekkel foglalkoznak?
A Dr. Keserű Ügyvédi Iroda egy klasszikus, de egyben komplex jogi szolgáltatást nyújtó iroda. Tevékenységünk széles spektrumot fed le: a szerződés- és okiratkészítéstől kezdve jogi tanácsadáson, büntetőjogi képviseleten és peres eljárásokon át egészen az idegenrendészeti ügyintézésig. Emellett jogi véleményezéssel és általános ügyintézéssel is foglalkozunk.
Mikor merült fel először az igény, hogy az iroda működését egy ügyviteli rendszer támogassa? Hogyan nézett ki a korábbi adminisztrációs gyakorlatuk?
Kezdetben teljesen papíralapú nyilvántartást használtunk. Minden ügy külön sorszámot kapott, amelyeket az adott számozás alapján a nyilvántartó füzetben rögzítettünk. Ez a rendszer egy darabig működőképes volt, de idővel egyre kevésbé támogatta a hatékony munkavégzést: egy-egy dokumentum vagy ügyféladat előkeresése akár 15–20 percet is igénybe vett. Nyilvánvalóvá vált, hogy váltanunk kell, és a digitális átállás mellett döntöttünk.
Mi alapján választották ki végül az ügyviteli rendszert, és milyen tapasztalataik voltak a bevezetés során?
Több megoldást is megvizsgáltunk, végül a Wolters Kluwer Hungary weboldalán akadtunk rá a Praetor ügyviteli szoftverre. A részletes funkcióleírások felkeltették az érdeklődésünket, majd a személyre szabott bemutató és a rendszer élesben történő tesztelése során világossá vált, hogy a Praetor megfelel az igényeinknek.
A bevezetést a Wolters Kluwer csapata rendkívül szakszerűen támogatta, naprakész információkkal látott el minket a szoftver használatával kapcsolatban. A korábbi, papíralapú nyilvántartási rendszer miatt adatimportálásra nem volt szükség, így az iroda gyakorlatilag azonnal elkezdhette az ügyviteli rendszer használatát.
Milyen változásokat tapasztaltak azóta, hogy bevezették a Praetort? Miben segíti leginkább a napi működésüket?
Ma már egyetlen felületen átlátjuk az iroda teljes működését, az aktuális határidőket és feladatokat. Szervezettebb munkát tesz lehetővé, hogy az akták valamennyi ügyhöz szükséges adatokat és ügyiratokat tartalmazzák. Az ügyviteli rendszer minden importált dokumentum tekintetében lehetőséget biztosít a dokumentumban való keresésre is, ezáltal érdemben felgyorsult az ügyintézés. A szoftver bevezetése óta mindegyik ügyfelünket rögzítettük az ügyfélnyilvántartásban, így jelentősen leegyszerűsödött a velük való kapcsolattartás és kapcsolatfelvétel. Továbbá a számlakiállítással kapcsolatos teendők is könnyebbé váltak.
Tudna konkrét eredményeket is említeni? Milyen mérhető hatása volt a digitális átállásnak?
A legkézzelfoghatóbb eredmény az időmegtakarítás. Legyen szó ügyfélről vagy bármely dokumentumról, percek alatt rendelkezésre áll a keresett információ, amely korábban akár 15-20 percet is igénybe vett. Az adminisztrációs hibák száma pedig jelentősen csökkent, mivel a nyilvántartásunk pontosabbá és átláthatóbbá vált.
Mit tanácsolna azoknak az ügyvédi irodáknak, akik még hezitálnak a digitális átállás kapcsán?
Teljes mértékben megértem a kételyeket, a digitális átállást sokszor teherként éljük meg. De az informatika rohamos fejlődése és az egyre nagyobb szerephez jutó elektronikus ügyintézés nyomán ma már szinte elképzelhetetlen, hogy egy ügyvédi iroda ne tartsa a lépést a technológiai változásokkal. A Praetor bevezetése hatalmas segítséget és valódi előrelépést jelentett mind a nyilvántartás-vezetésben, mind az ügyvitel támogatásában. Ezért úgy gondolom, nem érdemes halogatni az ügyvédi irodáknak a korszerű ügyviteli rendszer bevezetését, hanem bátran lépniük kell a digitális átállás felé.
