Alors que la situation liée au COVID-19 (coronavirus) évolue dans le monde entier, de plus en plus d'entreprises ont pris la décision d’instaurer le télétravail. Cela impacte directement la manière de travailler de chacun et de chaque service, y compris les services juridiques.
Grâce à la technologie, les professionnels du droit sont mieux préparés que jamais à travailler à distance. Grâce à une connexion Internet ininterrompue et à un accès à tous les fichiers nécessaires, les juristes ne perdent plus de temps et sont productifs où qu'ils soient.
En période de crise, les services juridiques ont une charge de travail accrue, ce qui les oblige à travailler tout aussi efficacement depuis leur domicile. Les juristes sont confrontés à des problèmes urgents et sensibles, tels que les cas de force majeure dus au non-respect des contrats par les entreprises et les fournisseurs, ou les problèmes liés à la protection des données, car les entreprises doivent partager des informations sur les personnes pour se conformer aux réglementations en matière de santé et d’atténuation des risques du COVID-19.
Voici cinq conseils pour aider les services juridiques susceptibles d'avoir recours au télétravail à garder le contrôle et à continuer de créer de la valeur pour l'entreprise :
#1 Vérifiez que vous pouvez travailler dans les mêmes conditions qu’au bureau
Dans la perspective de travailler depuis chez vous pendant une période prolongée, vérifiez que vous avez accès aux dossiers et aux données dont vous aurez besoin. Ne laissez rien au hasard.
Si vous travaillez avec un système de gestion juridique basé sur un Cloud, vous avez accès, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à tous les documents, qu'il s'agisse de contrats et d'accords, de politiques et de registres pour la gestion des entités, la conformité... et ce sans avoir besoin de connexions réseau complexes.
Comme la plupart des solutions Cloud offrent une transmission de données cryptée avec une protection par mot de passe sécurisé, tant que vous avez un accès à Internet, vous pouvez vous connecter à partir de n'importe quel appareil. C’est un avantage qui peut s'avérer utile si le travail à domicile s’impose et que vous avez besoin d'accéder à vos contrats commerciaux pour évaluer les risques.
Si vous avez l'habitude de vous connecter à vos systèmes sans identifiant ni mot de passe, il y a de fortes chances que vous utilisiez une fonctionnalité d’authentification unique (Single Sign On - SSO). Si c'est le cas, il peut être judicieux de mettre en place un VPN ou de contacter votre service informatique pour obtenir de l'aide avant de commencer à travailler depuis chez vous.
D'autre part, si votre service juridique utilise une solution sur site, veillez à vérifier votre accès avant de commencer le télétravail. En effet, l'accès hors du bureau peut être limité ou nécessiter des paramètres spéciaux.
#2 Planifiez votre journée
Essayez de commencer votre journée aux mêmes horaires que lorsque vous êtes au bureau : évitez de commencer plus tôt ou plus tard que d'habitude. À la maison, essayez de ne pas céder à la tentation du multitâche. Prévoyez du temps ininterrompu pour accomplir vos tâches une par une.Si vous savez à quelles heures vous êtes le moins productif, réservez ce temps pour répondre aux appels téléphoniques ou pour les rendez-vous, et travaillez sur vos dossiers de fond le reste de la journée. Voici quelques conseils supplémentaires pour prévoir du temps ininterrompu dans votre emploi du temps quotidien :
- Prévoyez des créneaux pendant lesquels vos collègues savent que vous êtes libre pour parler des affaires.
- Essayez de résister aux distractions qui vous entourent. Pour cela, prenez de courtes pauses pour retrouver votre énergie et votre concentration.
- Prévoyez une heure de pause raisonnable dans votre emploi du temps pour vous aider à rester concentré toute la journée.
#3 Rationalisez la communication
La collaboration avec les collègues d'autres départements qui sont également en télétravail doit être facile. En plus de remplacer les réunions en personne par des vidéoconférences, le fait de structurer, à l’aide de la technologie, les demandes que vous recevez des départements opérationnels peut vous permettre de rationaliser les échanges et réduire l’utilisation des e-mails.
Par exemple, avec Legisway, vous pouvez gérer les demandes de contrats, de conseils, d’autorisations, de déclarations de sinistre ou de modèles de contrats standard, le tout dans un portail Intranet dédié. Vous pouvez non seulement déléguer des tâches et suivre l'état d’avancement des demandes, mais également rassurer vos collègues qui travaillent à domicile car ils voient ainsi que les processus juridiques ne sont pas interrompus.
#4 Utilisez des outils collaboratifs de création de documents
La création, l'édition et la gestion manuelles de documents peuvent s’avérer stressantes. La collecte manuelle de signatures pour ces documents peut être encore plus fastidieuse. Ces actions peuvent être difficiles lorsque plusieurs parties prenantes veulent accéder à un document pour suggérer des modifications, accepter et rejeter des changements, signer et approuver, ou discuter de parties spécifiques d'un fichier, soit à différents moments, soit simultanément. Le télétravail peut compliquer davantage la situation.
Les outils de collaboration documentaire peuvent permettre de faciliter le partage, le suivi, et l’acceptation des propositions de modification de documents entre les parties prenantes. L'activation des signatures électroniques peut les aider à exécuter rapidement les documents, où qu'elles se trouvent. Cela permet non seulement de réduire le nombre d’e-mails et de versions à vérifier, mais aussi de réduire les délais d'attente des signatures sur les documents pour approbation, ce qui permet de gagner du temps pour les tâches vraiment importantes.
#5 Prenez des mesures de sécurité
Le travail à domicile peut augmenter le risque de perte de données, mais vous pouvez contrer ce risque en promouvant une culture interne de responsabilité en matière de sécurité de l'information. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Évitez les réseaux WiFi publics et ouverts. Si votre connexion n'est pas cryptée, vous risquez fortement d'être victime d'un vol de mot de passe ou de données.
- Définissez un mot de passe très sécurisé sur votre routeur WiFi domestique (n'utilisez pas votre nom ou votre adresse)
- Protégez l'accès aux ordinateurs et aux appareils que vous utilisez à la maison, ainsi qu'à tous les comptes dans les applications, en utilisant des mots de passe complexes et différents. Changez vos mots de passe relativement souvent.
- Évitez d'annoncer la fermeture de vos bureaux par messages automatiques et ne publiez pas de photos sur les réseaux sociaux. Les cambrioleurs sauraient alors que la voie est libre !
- Prenez des précautions lors du transfert de fichiers. Si vous transférez des fichiers par e-mail, vous risquez de vous exposer à des virus et des logiciels malveillants. Grâce à la plateforme Cloud mise à disposition par Legisway, vous pouvez mettre en place un partage de fichiers sécurisé entre les employés et des tiers externes. Avec Legisway, la transmission de données est cryptée à l'aide du protocole HTTPS. Les fichiers sont ainsi transférés en toute sécurité. En outre, Legisway est surveillé 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour la détection d'intrusions. La transmission de données cryptées bénéficie d’un suivi continu pour en détecter la vulnérabilité.
En conclusion, si vous devez passer en télétravail pendant une période prolongée, il est essentiel de prendre des mesures proactives pour en assurer le bon déroulement. Si vous parvenez à travailler dans les mêmes conditions qu’au bureau, vous pourrez garder le contrôle et générer de la valeur pour l'entreprise.
