Témoignage de Damien d’Hautefeuille, Secrétaire Général - SOGENIAL
Découvrez le témoignage de Damien d’Hautefeuille, Secrétaire Général en charge du pilotage du projet de dématérialisation des Assemblées générales au sein de Sogenial.
1. Pouvez-vous décrire votre entreprise ?
Créée en 1981, Sogenial est une société spécialisée en investissement et gestion de fonds immobilier.
En créant, structurant et gérant des fonds d’investissement immobiliers pour le compte d’investisseurs institutionnels et privés, Sogenial offre une gamme complète de supports à travers de nombreux fonds gérés dont des Sociétés civiles de placement immobilier (SCPI) et Groupements Forestiers d’investissement (GFI) pour lesquels a été retenu la solution easyQuorum.
Nous avons aujourd’hui plus de 6 000 associés et avons souhaité mettre en place une solution pratique, fiable et simple d’utilisation pour nos Assemblées générales.
2. Quelles difficultés rencontriez-vous avant de mettre en place la solution easyQuorum ?
Auparavant, l’organisation des Assemblées générales était très consommatrice de temps et facteur de stress pour nos équipes Juridique, Back et Middle Office.
Notre process consistait à rédiger, imprimer, puis envoyer les convocations par courrier avec un bulletin de vote à compléter et à nous renvoyer préalablement aux Assemblées générales.
Cette organisation présentait un niveau de risque d’erreur élevé dû à la ressaisie manuelle des votes dans notre précédent outil.
La participation aux Assemblées générales était faible et le travail effectué par les organisateurs très chronophage et à faible valeur ajoutée…
3. Quel a été le facteur décisif pour vous lancer dans un processus de dématérialisation de vos Assemblées générales ?
Le processus de dématérialisation a été enclenché pour améliorer le taux de participation, nous souhaitions également faciliter l’accès au vote à tous nos associés aux Assemblées générales et automatiser une partie du travail des équipes.
4. Pourquoi avoir choisi la solution easyQuorum ?
easyQuorum a été retenu à l’issu d’une procédure d’appel d’offre effectuée en 2023 auprès de plusieurs acteurs de la place. Nous l’avions consulté en tant qu’acteur reconnu depuis plusieurs années pour la tenue des Assemblées Générales et plus particulièrement sa connaissance de notre secteur d’activité.
5. Quelles fonctionnalités d’easyQuorum sont particulièrement adaptées à votre besoin ?
Sans hésitation, la possibilité de convoquer plusieurs milliers d’associés et de voter en ligne. Les convoqués utilisent également beaucoup la fonctionnalité de procuration en ligne.
Le coté intuitif de la solution nous a particulièrement séduit et nous avons bénéficié d’un excellent accompagnement pour la mise en place de l’outil.
6. Quels sont les bénéfices que vous avez retirés de la solution ?
Grâce à easyQuorum, nous avons observé une forte hausse du taux de participation et gagnons un temps précieux sur le traitement et le suivi des votes en temps réel notamment grâce aux reportings statistiques.
Aussi, nous avons limité nos envois papier de convocation, désormais, sous réserve de l’accord des participants, nous envoyons les convocations par mail en quelques clics. Cela nous a permis d’intégrer une démarche plus écologique.
Les participants à nos Assemblées générales expriment également leur satisfaction à l'égard de d'easyQuorum, ils accordent notamment à l'application une note moyenne de 4,8/5 parmi ceux qui l'ont évaluée.
7. Quels conseils donneriez-vous aux autres organisations qui n’ont pas encore franchi le cap de la dématérialisation de leurs AG ?
Toute organisation doit prendre en compte l’avis de ses associés pour se développer. Je recommande easyQuorum car cette solution de dématérialisation est facilitatrice de communication et permet de rendre plus accessible les Assemblées générales et la prise de décision par le biais du vote.
