Optimisation des workflows de gestion des contrats

La gestion efficace des contrats, c’est-à-dire les processus et procédures mis en oeuvre par une entreprise pour gérer la création, la négociation, la conclusion, le suivi de l’exécution et la clôture des contrats entre plusieurs parties, est une fonction essentielle de tout service juridique. Dans cette optique, la maîtrise du cycle de vie contractuel (CLM) et d’un workflow contractuel clair devient déterminante.

Le service juridique joue un rôle essentiel pour garantir que les contrats contribuent aux performances de l’entreprise, la protègent des risques et répondent aux besoins des opérationnels. Pour accomplir cette mission, il est indispensable que le service juridique puisse suivre l’ensemble du cycle de vie des contrats et adopter une gestion proactive des contrats.

Les processus de gestion des contrats mal structurés peuvent entraîner des pertes liées aux risques, notamment de retard dans la négociation des contrats, de désaccord sur leur portée, de structure inadéquate, de non-exécution et/ou de manquement des échéances de renouvellement. La standardisation des processus contribue directement à la réduction des risques juridiques.

Les services juridiques occupent une position stratégique pour identifier et réduire les risques, grâce à des processus plus efficaces, soutenus par la LegalTech et une gestion optimisée des contrats.

Pourquoi optimiser les workflows contractuels ?

Un outil de gestion juridique pour stocker, partager, suivre et signaler les contrats

Si vos contrats sont dispersés dans divers systèmes de classement, stockés sur plusieurs ordinateurs ou serveurs, ou gérés avec différents tableurs, rester au fait des détails importants peut s’avérer compliqué. Si vous perdez de vue vos prestations et/ou obligations contractuelles, il devient impossible d’avoir une vision d’ensemble précise de vos dossiers, ce qui compromet votre capacité à gérer les risques de manière proactive, identifier les opportunités commerciales et garantir la conformité. La centralisation facilite le suivi des obligations contractuelles et le pilotage via des indicateurs de performance contractuelle (KPI).

De plus, les données juridiques peuvent fournir des informations particulièrement fiables pour effectuer des prévisions et prendre des décisions stratégiques. Si vous prenez des décisions commerciales sur la base d’informations erronées ou incomplètes, les conséquences peuvent aller de l’amende (en cas d’audits) à la perte de réputation, de parts de marché, de licence d’exploitation ou de revenus.

À l’inverse, quand tous vos documents juridiques sont faciles à localiser, vous pouvez suivre vos obligations et prestations contractuelles à l’aide de tableaux de bord ou de rapports, et adopter une gestion proactive des contrats à chaque étape.

Un espace centralisé de stockage des contrats doit permettre au service juridique et aux autres parties prenantes au sein de l’entreprise d’extraire des informations essentielles telles que :

• QUAND : les dates auxquelles les prestations ou obligations doivent être exécutées.
• QUI : les personnes ou le service chargé(es) de réaliser lesdites prestations et obligations contractuelles, ainsi que les parties concernées.
• QUOI : un aperçu clair de la nature des prestations ou obligations.
• COMMENT : une explication précise de la méthodologie à appliquer.

Un outil de gestion juridique avec une fonction de recherche efficace et des tableaux de bord personnalisés vous aidera à trouver toutes les informations contractuelles en un clic.

Un outil d'automatisation des contrats pour rédiger des contrats

Vous pouvez créer et gérer une bibliothèque de modèles de contrats au format Word afin de les mettre à disposition des autres services de l'entreprise. Le modèle comprend votre langage et vos clauses standard approuvés, et le service demandeur remplit les champs manquants à l'aide d'un questionnaire simple et axé sur le dialogue.

Cette automatisation des contrats s’intègre naturellement à votre workflow contractuel et permet d’éliminer les tâches répétitives et livrer des brouillons plus rapidement.

En normalisant le langage, les clauses et la conception des contrats dans les modèles dont vous approuvez l'utilisation, vous garantissez la conformité des contrats utilisés par l'entreprise.

Un outil collaboratif pour réviser les contrats

Grâce à un outil de collaboration contractuelle, vous pouvez inviter les parties prenantes à accéder à un contrat, à le modifier, à ajouter des commentaires dans le texte et obtenir un résumé comparatif des versions.

L’outil enregistre chaque modification individuelle dans une base de données centrale, y compris les modifications suggérées, les notes et les discussions.

Un outil de signature électronique pour approuver les contrats

Les outils de signature électronique font partie intégrante du plan de mise en oeuvre technologique dans le cadre de la numérisation des processus contractuels.

Avec un outil de signature électronique efficace, vous pouvez exécuter les contrats plus rapidement et supprimer les obstacles au sein du service juridique.

Conclusion : vers une gestion contractuelle plus efficace et stratégique

Analyser la façon dont votre entreprise gère les contrats peut vous permettre d’identifier à quels niveaux la technologie est susceptible de vous aider à structurer les processus, renforcer l’efficacité et atténuer les risques.