Optimisation des workflows de gestion des contrats
La gestion efficace des contrats, c’est-à-dire les processus et procédures mis en oeuvre par une entreprise pour gérer la création, la négociation, la conclusion, le suivi de l’exécution et la clôture des contrats entre plusieurs parties, est une fonction essentielle de tout service juridique.
Le service juridique joue un rôle primordial pour s’assurer que les contrats améliorent les résultats de l’entreprise, la protègent contre les risques et répondent aux attentes des opérationnels. Afin de remplir cette mission, il est crucial que le service juridique puisse surveiller l’ensemble du cycle de vie des contrats
Les processus de gestion des contrats mal structurés peuvent entraîner des pertes liées aux risques, notamment de retard dans la négociation des contrats, de désaccord sur leur portée, de structure inadéquate, de non-exécution et/ou de manquement des échéances de renouvellement.
La bonne nouvelle, toutefois, c’est que les services juridiques jouissent d’une excellente position pour identifier et atténuer ces risques par le biais de processus plus efficaces.
Un outil de gestion juridique pour stocker, partager, suivre et signaler les contrats
Si vos contrats sont dispersés dans divers systèmes de classement, stockés sur plusieurs ordinateurs ou serveurs, ou gérés avec différents tableurs, rester au fait des détails importants peut s’avérer compliqué. Si vous perdez de vue vos prestations et/ou obligations contractuelles, il devient impossible d’avoir une vision d’ensemble précise de vos dossiers, ce qui compromet votre capacité à gérer les risques de manière proactive, identifier les opportunités commerciales et garantir la conformité.
De plus, les données juridiques peuvent fournir des informations particulièrement fiables pour effectuer des prévisions et prendre des décisions stratégiques. Si vous prenez des décisions commerciales sur la base d’informations erronées ou incomplètes, les conséquences peuvent aller de l’amende (en cas d’audits) à la perte de réputation, de parts de marché, de licence d’exploitation ou de revenus.
À l’inverse, quand tous vos documents juridiques sont faciles à localiser, vous pouvez suivre vos obligations et prestations contractuelles à l’aide de tableaux de bord ou de rapports.
Vous pouvez également résumer les informations relatives aux contrats et les transmettre à des collègues d’autres services afin d’être sûr qu’ils comprennent l’ensemble des clauses clés et des risques induits. Un espace centralisé de stockage des contrats doit permettre au service juridique et aux autres parties prenantes au sein de l’entreprise d’extraire des informations essentielles telles que :
- QUAND : les dates auxquelles les prestations ou obligations doivent être exécutées.
- QUI : les personnes ou le service chargé(es) de réaliser lesdites prestations et obligations contractuelles, ainsi que les parties concernées.
- QUOI : un aperçu clair de la nature des prestations ou obligations et une description des tâches que l’entreprise doit effectuer conformément aux dispositions des contrats.
- COMMENT : une explication précise de la méthodologie à appliquer lors de la réalisation des prestations et obligations contractuelles.
Un outil de gestion juridique avec une fonction de recherche efficace et des tableaux de bord personnalisés vous aidera à trouver toutes les informations contractuelles en un clic. De plus, vous pouvez accéder à vos contrats mis à jour avec divers avenants et définir des alertes sur les délais et les dates clés afin de ne jamais manquer à une obligation ou de clôturer/revoir un contrat en temps voulu.
Une direction juridique peut également vous aider à améliorer les rapports sur les contrats en mesurant et en analysant avec précision les activités contractuelles avec des KPI et des graphiques personnalisables à partager ensuite avec le conseil d'administration et à prendre des décisions éclairées.
Un outil d'automatisation des contrats pour rédiger des contrats
Vous pouvez créer et gérer une bibliothèque de modèles Word pour les contrats et les collègues d'autres services peuvent sélectionner un modèle pour le type de contrat qu'ils doivent créer. Le modèle comprend votre langage et vos clauses standard approuvés, et le service «remplit simplement les blancs» à l'aide d'un questionnaire simple et axé sur le dialogue. Vous pouvez éliminer les tâches répétitives et livrer des brouillons plus rapidement. Tout écart peut être discuté et, si nécessaire, vous pouvez ajuster le modèle de contrat basé sur Word ou la logique métier sous-jacente pour l'avenir.
En normalisant le langage, les clauses et la conception des contrats dans les modèles dont vous approuvez l'utilisation, vous garantissez la conformité des contrats utilisés par l'entreprise. Toutes les mises à jour que vous effectuez sont automatiquement partagées avec les utilisateurs. En conséquence, de nouvelles lois, politiques ou réglementations sont incorporées immédiatement, ce qui réduit vos risques et évite les pertes économiques.
Un outil collaboratif pour réviser les contrats
Grâce à un outil de collaboration contractuelle, vous pouvez inviter les parties prenantes à accéder à un contrat, à le modifier, à ajouter des commentaires dans le texte, à décider d’accepter ou de refuser les modifications suggérées par d’autres utilisateurs, et à obtenir un résumé comparatif des versions.
En sauvegardant automatiquement toutes les informations à un seul emplacement, vous êtes assuré de suivre toutes les modifications et tous les commentaires apportés par chaque personne ayant accès à un dossier particulier. Et en plus ? Un concept de permissions intelligent prend en charge tous les problèmes de conformité !
Si les parties prenantes peuvent apporter des modifications à un document à tout moment, même simultanément, sans que les documents doivent être extraits ou envoyés en pièces jointes, les retards sont réduits au minimum, vous libérant ainsi plus de plus de temps pour les tâches plus importantes. Selon une enquête mondiale menée auprès de services juridiques, 65 % des professionnels du droit considèrent que le temps perdu à effectuer des tâches administratives est leur principal point faible
Les outils de collaboration documentaire vous indiqueront toute nouvelle modification des versions du contrat avant que vous ne continuiez à travailler dessus. Au lieu de créer d’innombrables versions de documents et de perdre des heures et des heures à vérifier et à comparer manuellement les modifications, l’outil enregistre chaque modification individuelle dans une base de données centrale, y compris les modifications suggérées, les notes et les discussions. Cela vous donne un aperçu totalement transparent de l’historique de chaque modification et réduit le risque de confondre les différentes versions.
Un outil de signature électronique pour approuver les contrats
Les outils de signature électronique font partie intégrante du plan de mise en oeuvre technologique dans le cadre de la numérisation des processus contractuels. Que votre objectif soit de gagner du temps, de l’argent ou de préserver la planète, les avantages des signatures électroniques sont nombreux.
Avec un outil de signature électronique efficace, vous pouvez exécuter les contrats plus rapidement et supprimer les obstacles au sein du service juridique. Vous pouvez recueillir des signatures sur des contrats, des accords et des documents juridiques rapidement et en toute sécurité, partout et sur n’importe quel appareil, tout en protégeant les informations confidentielles. Les signatures électroniques éliminent les coûts d’impression, de télécopie, de numérisation, de livraison express et les risques liés à l’impression, puis la signature et la numérisation, car vos données sont toujours sécurisées et privées. Et en plus ? Vous pouvez consultez à tout moment l’état d’avancement et toujours savoir où en sont vos contrats dans le processus de signature. Vous pouvez également définir des rappels automatiques et recevoir des notifications à chaque étape.
Analyser la façon dont votre entreprise gère les contrats peut vous permettre d’identifier à quels niveaux la technologie est susceptible de vous aider à structurer les processus, renforcer l’efficacité et atténuer les risques. Ainsi, vous pourrez non seulement veiller à ce que les contrats remplissent leurs objectifs, mais également protéger votre entreprise de manière proactive et renforcer le niveau de service offert par vos juristes.
