Dématérialisation du vote lors des assemblées générales en 2020 ?

Quels enseignements tirer de cette transformation digitale à marche forcée ?

Principal constat, tout s’est globalement bien passé. Les participants ont apprécié la réactivité des entreprises. Les résolutions ont pu être votées, les formalités réalisées. Nous avons même constaté une nette augmentation du taux de participation aux assemblées générales. Le deuxième enseignement est en réalité une confirmation. La transformation digitale permet un gain d’efficacité. La signature électronique en est un parfait exemple. Alors que sa validité juridique est acquise depuis plusieurs années, elle était encore peu utilisée dans les entreprises. En quelques semaines, sa pratique s’est généralisée et l’ensemble des parties prenantes ont constaté son intérêt et son efficience.

Troisième enseignement, réaliser des AG digitalisées s’avère moins onéreux que d’organiser des AG physiques. Ces dernières nécessitent la réservation d’une salle, les frais de bouche, dans certains cas le remboursement des frais de déplacements, les frais postaux des invitations par courrier… Nous avons également constaté une collaboration fructueuse entre les services juridiques, IT et communication… Afin de renforcer l’aspect participatif et démocratique des échanges, des nouvelles fonctionnalités ont été mises en place (forums, Q&A).

La vidéo a aussi joué un rôle clé dans la tenue des AG en ligne. Sous forme de Webinar grâce au Webcast, elle a favorisé les échanges autour des résolutions et a permis une prise en compte des votes en temps réel. La mise en scène de ces vidéos est également devenue très importante. A la demande des clients, certains prestataires tel qu’EasyQuorum ont décidé de s’associer avec un professionnel de l’image et du son, pour permettre une captation audiovisuelle professionnelle pour leurs associés à distance.

Comment s'annonce 2021?

Même s’il est difficile de se livrer à une analyse prospective de ce que sera l’année 2021, il est toutefois possible d’identifier quelques points.

Premièrement, même si l’espoir renaît avec l’apparition d’un vaccin, on observe une troisième vague en Europe et en France, avec le retour du confinement localisé. Il est donc difficile d’estimer la fin de cette situation.

Deuxièmement, le cadre législatif adopté pendant la crise continue à s’appliquer : l’ordonnance du 25 mars 2020, relative notamment à la tenue des AG, a été prolongée jusqu’au 31 juillet 2021.

De plus, nous assistons à un changement de comportement de la part des entreprises. Lorsque le confinement a été instauré le 17 mars 2020, beaucoup pensaient que cette situation serait l’affaire de quelques semaines. Nombre d’entre elles ont donc repoussé la tenue de leurs instances aux horizons de septembre 2020. Cependant dès la fin de l’été, le spectre d’une seconde vague est apparu et il a fallu mettre dans l’urgence des solutions de dématérialisation. Depuis le 30 octobre 2020 et l’instauration d’un second confinement une réelle volonté d’anticipation s’est mise en place au sein des entreprises. Ne sachant pas ce que 2021 sera fait, ces dernières souhaitent à tout prix éviter des situations de blocage afin de pouvoir se focaliser sur la reprise et la continuité de leurs activités. 2021, verra de nombreux projets de dématérialisation se mettre en place au sein des directions juridiques. Certains en seront au début, d’autres seront plus avancés, mais la tendance est lancée.

Que seront les instances post COVID-19 ?

C’est un premier pas dans la transformation digitale des processus direction juridique. Dans cette expérience un peu forcée, les entreprises ont pu évaluer les gains permis par l’utilisation des solutions digitales. Sur la digitalisation, le monde d’après sera mixte. L’utilisation de visioconférence et de plateformes dématérialisées sont rentrées dans les usages. Il est probable que les instances à l’avenir auront des dispositifs hybrides permettant de réunir des personnes et permettant aux participants éloignés d’assister. Il est à noter que la digitalisation des instances, n’est qu’un simple aperçu des solutions s’offrant aux entreprises dans le cadre de la gestion de leur corporate. D’autres solutions permettent d’automatiser la génération de tous les documents d’approbation de compte, de simplifier tous les échanges entre les parties prenantes, de mettre en place de workflow de validation, de disposer d’outils puissant de suivi des filiales et de participation.