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Droit28 décembre, 2020

Dématérialisation du vote lors des assemblées générales. Quel Bilan de l'année 2020 ?

Nous sommes le 17 mars 2020, la France se retrouve confinée pour freiner la propagation de l’épidémie. Dans quelques semaines, la plupart des sociétés doivent organiser des conseils et assemblées générales pour clôturer l’exercice 2019.

Quel Bilan tirer de cette année hors norme ?
Quels changements pérennes sont enclenchés ?

Depuis plusieurs années, la question de la dématérialisation des directions juridiques était un sujet essentiel par les principaux intéressés sans pour autant que beaucoup d’entreprises n’en fassent un de leurs chantiers prioritaires. L’urgence était ailleurs, il fallait se concentrer sur le business, prioriser les budgets.

Il aura fallu attendre 2020, année marquée par la catastrophe sanitaire, pour que les juristes s’emparent du sujet. Face aux conséquences, les sociétés ont dû s’adapter et mettre en place de nouveaux outils en un temps record. Quelques mois plus tard, le constat est clair, ces nouveaux outils digitaux font partie intégrante du quotidien des services juridiques.

2020, l'année du changement

Mi-mars, la France se retrouve confinée, ce qui empêche la tenue des instances, indispensables pour assurer la continuité de l’activité des sociétés. Dans quelques semaines débute la période durant laquelle de nombreux AG et conseils sont organisés, afin de permettre notamment la clôture des comptes de l’exercice précédent.  

En quelques semaines, de nombreuses directions juridiques ont dû changer leur méthode de travail, créer de nouveaux process. Cette tâche a été rendue encore plus difficile par le télétravail – pratique encore peu répandue dans les services juridiques des grandes sociétés – ainsi que par les nombreuses autres urgences auxquelles ces derniers se sont retrouvés confrontés.  

Il a alors fallu adapter le cadre législatif. Rapidement le gouvernement a proposé des ordonnances (Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020)  pour permettre l’organisation des instances de manière dématérialisée. Des assemblées générales en huis clos, des consultations écrites, des votes électroniques, des instances par visio conférence se sont organisées en quelques semaines. Les services juridiques et éditeurs de solutions digitales ont mis en place des dizaines de milliers d’instances dématérialisées pour prendre des décisions parfois hautement stratégiques. 

Quels enseignements tirer de cette transformation digitale à marche forcée ?

Principal constat, tout s’est globalement bien passé. Les participants ont apprécié la réactivité des entreprises. Les résolutions ont pu être votées, les formalités réalisées. Nous avons même constaté une nette augmentation du taux de participation aux assemblées générales. Le deuxième enseignement est en réalité une confirmation. La transformation digitale permet un gain d’efficacité. La signature électronique en est un parfait exemple. Alors que sa validité juridique est acquise depuis plusieurs années, elle était encore peu utilisée dans les entreprises. En quelques semaines, sa pratique s’est généralisée et l’ensemble des parties prenantes ont constaté son intérêt et son efficience.

Troisième enseignement, réaliser des AG digitalisées s’avère moins onéreux que d’organiser des AG physiques. Ces dernières nécessitent la réservation d’une salle, les frais de bouche, dans certains cas le remboursement des frais de déplacements, les frais postaux des invitations par courrier… Nous avons également constaté une collaboration fructueuse entre les services juridiques, IT et communication… Afin de renforcer l’aspect participatif et démocratique des échanges, des nouvelles fonctionnalités ont été mises en place (forums, Q&A).

La vidéo a aussi joué un rôle clé dans la tenue des AG en ligne. Sous forme de Webinar grâce au Webcast, elle a favorisé les échanges autour des résolutions et a permis une prise en compte des votes en temps réel. La mise en scène de ces vidéos est également devenue très importante. A la demande des clients, certains prestataires tel qu’EasyQuorum ont décidé de s’associer avec un professionnel de l’image et du son, pour permettre une captation audiovisuelle professionnelle pour leurs associés à distance.

Comment s'annonce 2021?

Même s’il est difficile de se livrer à une analyse prospective de ce que sera l’année 2021, il est toutefois possible d’identifier quelques points.

Premièrement, même si l’espoir renaît avec l’apparition d’un vaccin, on observe une troisième vague en Europe et en France, avec le retour du confinement localisé. Il est donc difficile d’estimer la fin de cette situation.

Deuxièmement, le cadre législatif adopté pendant la crise continue à s’appliquer : l’ordonnance du 25 mars 2020, relative notamment à la tenue des AG, a été prolongée jusqu’au 31 juillet 2021.

De plus, nous assistons à un changement de comportement de la part des entreprises. Lorsque le confinement a été instauré le 17 mars 2020, beaucoup pensaient que cette situation serait l’affaire de quelques semaines. Nombre d’entre elles ont donc repoussé la tenue de leurs instances aux horizons de septembre 2020. Cependant dès la fin de l’été, le spectre d’une seconde vague est apparu et il a fallu mettre dans l’urgence des solutions de dématérialisation. Depuis le 30 octobre 2020 et l’instauration d’un second confinement une réelle volonté d’anticipation s’est mise en place au sein des entreprises. Ne sachant pas ce que 2021 sera fait, ces dernières souhaitent à tout prix éviter des situations de blocage afin de pouvoir se focaliser sur la reprise et la continuité de leurs activités. 2021, verra de nombreux projets de dématérialisation se mettre en place au sein des directions juridiques. Certains en seront au début, d’autres seront plus avancés, mais la tendance est lancée.

Que seront les instances post COVID-19 ?

C’est un premier pas dans la transformation digitale des processus direction juridique. Dans cette expérience un peu forcée, les entreprises ont pu évaluer les gains permis par l’utilisation des solutions digitales. Sur la digitalisation, le monde d’après sera mixte. L’utilisation de visioconférence et de plateformes dématérialisées sont rentrées dans les usages. Il est probable que les instances à l’avenir auront des dispositifs hybrides permettant de réunir des personnes et permettant aux participants éloignés d’assister. Il est à noter que la digitalisation des instances, n’est qu’un simple aperçu des solutions s’offrant aux entreprises dans le cadre de la gestion de leur corporate. D’autres solutions permettent d’automatiser la génération de tous les documents d’approbation de compte, de simplifier tous les échanges entre les parties prenantes, de mettre en place de workflow de validation, de disposer d’outils puissant de suivi des filiales et de participation.

Quelles sont les solutions de digitalisation des instances?

  • Consultation écrite électronique : L’instance ne se tient pas. Les associés sont invités à voter aux résolutions et élections depuis un espace en ligne. Les documents y sont tous à disposition.
  • Huis Clos : L’AG se tient avec un nombre limité de participants. Les associés sont invités à faire une procuration à la présidence ou à voter aux résolutions et élections avant l’AG.
  • Visioconférence : L’AG se tient sous forme dématérialisée. Une visioconférence permet aux participants d’échanger. Un système de vote en temps réel permet de voter aux instances.
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