Le 21 mai dernier, Tagetik France a réuni, à Paris, une vingtaine de professionnels de la finance pour échanger autour d’un sujet ô combien chronophage et épineux : l’automatisation et la sécurisation des publications financières. Au cours de ce petit déjeuner, les participants ont pu découvrir l’approche des consultants de KMPG sur les enjeux de la communication financière, partager le retour d’expérience d’un chef de projet Finance au sein d’un groupe privé de dimension internationale et assister à une démonstration de l’outil de Collaborative Disclosure Management (CDM) de Tagetik. Voici un résumé de nos échanges.
La communication financière : plus qu’une simple publication, un véritable projet d’entreprise
La première question qui se pose lorsque l’on aborde le sujet de la communication financière, est de comprendre comment concilier les contraintes liées au reporting avec les attentes des futurs lecteurs des publications. Les consultants KMPG accompagnent régulièrement des entreprises dans l’optimisation de la publication de leurs documents de communication financière et à ce titre, ont rappelé l’importance de savoir à qui vont s’adresser les publications et ce qu’elles doivent contenir. Comme l’a souligné Frédéric Collet de KPMG, c’est souvent au moment d’identifier les messages clés à porter que les responsables du projet se retrouvent livrés à eux-mêmes avec, encore trop souvent, peu d’outils et de bonnes pratiques pour mener à bien leur mission.
En outre, le focus est encore (trop) souvent mis sur la baisse des délais de clôture et de consolidation au détriment de l’organisation de la communication financière, tout aussi chronophage, et qui se révèle souvent être le maillon faible de la chaîne.
Or, la communication financière doit avant tout être un projet d’entreprise intégrant toutes les parties prenantes avec, au centre, la direction générale. Il s’agit donc en premier lieu de mettre en place une gouvernance pour coordonner les différents services concernés – RH, juridique, finance, etc. - et de les mettre en « ordre de bataille ».
Avec un nombre important d’intervenants, il devient complexe de maîtriser les risques liés à l’agrégation de données de natures et d’origines diverses et, en général, à un manque cruel d’automatisation.
Sans méthodologie ni outils, point de salut !
Damien Allo et Loan N’Guyen de KPMG ont ainsi mis en avant la nécessité de disposer d’une méthodologie, le parcours menant aux documents finalisés se révélant souvent semé d’embuches :
- 1ère étape, la collecte des informations à partir du SI : cette étape est souvent réalisée manuellement à partir de données provenant du SI mais regroupés dans des fichiers ? de type tableur ou document Word, qui ne permettent pas un travail collaboratif et encore moins une mise à jour souple et immédiate.
- 2ème étape, l’enrichissement de la donnée et son formatage : bien qu’un modèle soit généralement utilisé pour construire le document, chaque intervenant écrit une partie du document, avec son propre point de vue et ses chiffres. Garantir l’intégrité des données et obtenir un document homogène, avec les mêmes chiffres et une vision unique, relève alors du défi.
- 3ème étape, le formatage final et la mise en adéquation avec la charte graphique : cette étape est de loin la plus « stressante » et la plus chronophage en raison des risques de perte de cohérence de l’information, des allers/retours manuels, de la gestion des versions et du risque de fuite des données sensibles, entre autres…
Ajoutez là-dessus la possible intervention d'une agence de communication pour la mise en page finale et la duplication des tâches pour produire une version en langue anglaise et française…
Se pose alors la vraie question : existe-t-il un moyen d’automatiser ces étapes afin de limiter les risques d’erreurs et garantir la publication d’un document fiable en toute sérénité ?
La réponse est oui : mettre en place une méthodologie et se doter des bons outils !
5 pistes d’amélioration pour la communication financière externe et interne
- Définir la stratégie de communication et l’articulation des différents documents et parties prenantes
- Hiérarchiser les informations, rationaliser l’organisation de votre communication financière et trouver les synergies potentielles
- Formaliser et animer une gouvernance opérationnelle de la production des différents documents avec un fort sponsor de la Direction Générale
- Anticiper les besoins de communication interne
- Mettre en place un outil collaboratif permettant l’industrialisation de la production des différents rapports
Sur ce dernier point, à savoir la mise en place d’un outil de CDM tel que Tagetik, le chef de projet Finance au sein d’un groupe privé de dimension internationale, client de Tagetik, a apporté son éclairage et son retour d’expérience. Découvrez son témoignage la semaine prochaine.
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