5 beneficios del análisis de datos para la auditoría interna

¿Cuáles son los beneficios de utilizar el análisis de datos de auditoría?

1. Mejor gestión del riesgo

Intentar revisar manualmente los datos de una organización simplemente no es factible. No importa si se trata de analizar prácticas contables para detectar riesgos financieros, registros informáticos para identificar riesgos de ciberseguridad, señales de alarma que indiquen un posible fraude o cualquier otra cosa relacionada con los datos. Por ello, la principal ventaja de utilizar el análisis de datos para la auditoría interna es que puede mejorar la gestión de riesgos en toda la organización.

Cuando un auditor se basa en métodos de muestreo de datos limitados para compensar lo que de otro modo sería una sobrecarga de información, esto puede dejar lagunas en la gestión de riesgos. Dentro de un conjunto de datos completo, puede haber valores atípicos no detectados, aunque importantes. El análisis de datos para la auditoría interna puede ayudarle a detectar y comprender estos riesgos revisando rápidamente grandes cantidades de datos.

Por ejemplo, el examen de todo un conjunto de datos podría identificar el riesgo de los proveedores. Si los auditores evaluaran el gasto de todos los proveedores -y específicamente de los proveedores utilizados para fabricar un producto o línea de productos concretos-, la auditoría interna podría ayudar a identificar el riesgo de interrupción de la cadena de suministro, ya sea por producto o por área de producto.

Observar las tendencias a lo largo del tiempo es otra forma de identificar riesgos y anomalías. Por ejemplo, el aumento o la disminución de los gastos a lo largo del tiempo puede ayudar a identificar riesgos y, potencialmente, incluso fraudes. El aumento de eventos, como las llamadas de clientes a un servicio de atención telefónica o las críticas negativas sobre una empresa o un producto, puede identificar un incremento con posibles problemas de calidad.

Los auditores que utilizan TeamMate Analytics están mejor preparados para buscar combinaciones inusuales entre conjuntos de datos. Por ejemplo, los diagnósticos específicos en sanidad implicarán conjuntos esperados de planes de tratamiento. Los auditores sanitarios pueden revisar los planes de tratamiento que pueden considerarse "inusuales" para cada diagnóstico. Esto también puede llevar a identificar situaciones de facturación insuficiente o excesiva que pueden implicar problemas del sistema, errores administrativos, fraude u otros indicadores.

Otros ejemplos de conjuntos de datos inusuales pueden incluir asientos contabilizados en una combinación inesperada de cuentas; transacciones de ventas que han pasado por una combinación rara o complicada de pasos de procesamiento; o una combinación poco común de roles de acceso de usuario. Cada uno de estos identificadores de datos permite a la auditoría interna centrarse en elementos potencialmente de alto riesgo por la propia naturaleza de su rareza.

2) Mayor seguridad

Además de centrarse en la mejora de la gestión de riesgos, otra ventaja de la analítica de datos para la auditoría interna es que puede utilizarse para un mayor aseguramiento general. La analítica de datos puede proporcionar una revisión más sistemática y completa de los procesos empresariales que facilitan la identificación de si los hallazgos en los diferentes departamentos o unidades de negocio están alineados.

Por ejemplo, un equipo de auditoría interna puede utilizar el análisis de datos para revisar los datos financieros, como los registros de transacciones, en busca de anomalías en toda la organización. Estos resultados pueden compartirse fácilmente con otros departamentos, como los de gestión de riesgos empresariales (ERM) y cumplimiento normativo, para revisarlos más a fondo y verificar si las conclusiones coinciden.

A la hora de compartir información entre riesgo y aseguramiento, es útil que cada equipo pueda identificar fácilmente dónde han estado las otras funciones de riesgo y aseguramiento y qué han hecho. Si una organización no utiliza el mismo sistema, debería, como mínimo, compartir un plan común, tanto pasado como futuro, y comunicarse regularmente.

Disponer de análisis que "hablen por sí mismos" también es un proceso valioso para el flujo de trabajo de auditoría. Se refiere a las pruebas analíticas que están bien documentadas y son fáciles de verificar, lo que permite que alguien que no esté familiarizado con las pruebas que ya se hayan realizado pueda verlas y comprenderlas fácilmente. Además (e igual de importante), la persona que revise estas pruebas por primera vez también debería ser capaz de entender inmediatamente por qué se realizaron las pruebas en primer lugar y qué significan realmente los resultados.

Las herramientas comunes y un enfoque compartido de las pruebas analíticas pueden ayudar a las organizaciones a comprender mejor el trabajo realizado anteriormente por equipos individuales. Por ello, también es beneficioso buscar y utilizar aquellas herramientas que faciliten y completen el proceso de documentación.

Un buen ejemplo. La principal tarea de los directivos es dirigir bien su parte de la empresa. Aprovechar el trabajo entre las funciones de riesgo y aseguramiento conduce a una mayor eficiencia en todos los equipos, al tiempo que ayuda a evitar el agotamiento del cumplimiento por parte de la empresa. Si bien estos líderes pueden entender la necesidad de supervisión y el valor de una segunda opinión, también quieren evitar interrupciones innecesarias o repetitivas de las funciones de riesgo y aseguramiento que desvíen su atención de sus responsabilidades principales.

El uso de programas informáticos específicamente diseñados para la auditoría interna facilita especialmente la visualización y comparación de los resultados. En cambio, con el muestreo u otros procesos más manuales y limitados, podría pasarse por alto algo que, de otro modo, indicaría si las conclusiones de la auditoría coinciden con los resultados de ERM.

3) Mayor eficacia

El análisis de datos para la auditoría interna no sólo puede mejorar la gestión de riesgos y el aseguramiento, sino que también puede ahorrar tiempo. Revisar cientos de miles de entradas de datos en Excel, por ejemplo, puede llevar muchísimo tiempo, hasta el punto de que el análisis puede no completarse nunca, o ni siquiera intentarse.

Además, el software de análisis de auditoría como TeamMate Analytics es capaz de revisar más de un millón de filas de datos y cuenta con una biblioteca de más de 150 pruebas incorporadas y listas para ejecutarse al instante. Los resultados del análisis de datos también se pueden presentar fácilmente en un formato visual a las partes interesadas y al comité de auditoría. En conjunto, un auditor interno puede utilizar el software de análisis de auditoría para mejorar su eficiencia en términos de planificación, realización y presentación de una auditoría.

Por ejemplo, la tarea que más aborrecen los auditores es encontrar documentación que relacione las transacciones de una hoja de cálculo. Imagínese una hoja de cálculo de 50 transacciones, una pila de cientos de facturas y órdenes de compra, y la tarea de vincular cada factura y orden de compra con cada transacción individual. Por supuesto, el auditor pensaría razonablemente: "¿Para esto he ido a la universidad?". - cuando empiece el tedioso trabajo de buscar entre todo ese papeleo. En lugar de realizar un trabajo de valor añadido que requiere habilidades de pensamiento crítico, se pierden muchas horas en estas tareas manuales intensivas.

Aquí es donde la eficiencia es más necesaria y se puede aplicar una herramienta como TeamMate Document Linker. Como se sugiere en el ejemplo anterior, se pueden escanear pilas de facturas y órdenes de compra y convertirlas rápidamente en archivos PDF individuales. Mediante el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), el TeamMate Document Linker puede consumir toda esa información y cotejar los documentos con los registros en menos de un minuto, liberando al auditor para que se centre en proporcionar un mayor valor utilizando las habilidades de pensamiento crítico para las que fue contratado originalmente.

También hemos entrado en la era de los avances tecnológicos. Se está recurriendo a la Inteligencia Artificial (IA) y a la Inteligencia Artificial Generativa (GenAI) para completar las tareas más mundanas de la auditoría interna, proporcionando al auditor una ventaja o ayudándole a dar los toques finales a su trabajo. Los auditores pueden ahora utilizar GenAI para ayudar a identificar riesgos, controles o pruebas en un área de negocio determinada, así como para resumir documentos o limpiar su redacción. Estas herramientas pueden utilizarse (y se utilizan) de muchas maneras para ayudar a los auditores a ser más eficientes y mejorar la calidad general de su trabajo.

Sin embargo, cuando se trata del uso de la IA, los auditores deben considerar y tener en cuenta dos ideas muy importantes. La primera es confirmar con su organización cómo pueden utilizar las herramientas de GenAI de forma que sean seguras y cumplan los requisitos de seguridad de los datos de su organización. En segundo lugar, los auditores deben seguir siendo responsables de su trabajo. Deben verificar y volver a comprobar la integridad de todo lo que estas herramientas de IA puedan sugerir o proporcionar.

4) Informes más claros

Los auditores internos se enfrentan a la difícil tarea de comunicar sus conclusiones a través de largas tablas y explicaciones prolijas que a menudo abruman al público al que van dirigidas. Pero con el software de auditoría de análisis de datos adecuado, la función de auditoría puede crear visualizaciones de datos, como tablas y gráficos, e informes más claros para la alta dirección, el comité de auditoría u otras partes interesadas, con el fin de garantizar que sacan el máximo partido de cada presentación.

TeamMate Analytics funciona en Excel, un entorno con el que todos los auditores están familiarizados. Y lo que es más importante, es una herramienta diseñada específicamente para auditores. Ofrece funciones de visualización fáciles de usar que crean un flujo de trabajo sin fisuras, facilitando a los auditores la presentación de la historia analítica a través de visualizaciones que ofrecen una imagen más clara, informativa y concisa.

5) Mejora de la calidad de las auditorías

En general, el análisis de datos ayuda en cada fase del proceso de auditoría, lo que mejora la calidad de la auditoría en su conjunto. Desde la planificación y las pruebas de auditoría hasta la elaboración de informes y, finalmente, el cierre, los auditores internos pueden utilizar el análisis de datos para comprender mejor su trabajo y encontrar mayores oportunidades de colaborar con otras partes interesadas. Más concretamente, la analítica de datos puede utilizarse para llevar a cabo de forma sistemática y eficiente procedimientos de auditoría que incluyen las pruebas de Benford, la estratificación, el muestreo de unidades monetarias y la detección de lagunas y duplicados.

Pero es importante que los auditores entiendan la diferencia entre herramientas analíticas "genéricas" y herramientas diseñadas específicamente para la auditoría interna. Las herramientas genéricas, como Microsoft Power BI, Tableau, Alteryx y otras, son buenas opciones para el análisis, pero no son herramientas de análisis de auditoría. Por ejemplo, la función más utilizada de TeamMate Analytics es la muestra aleatoria. Permite a los auditores identificar e incorporar rápidamente el número exacto de registros que necesitan en su muestra. Todo ello con sólo pulsar un botón.

Los equipos de auditoría interna y de cumplimiento suelen trabajar con muestras aleatorias por diversas razones. Las herramientas genéricas de análisis pueden proporcionar una función aleatoria, pero no la capacidad de extraer una muestra aleatoria. En este caso, es probable que el auditor tenga que escribir una secuencia de comandos específica para utilizar esa función aleatoria y extraer un conjunto aleatorio de registros. Estas herramientas genéricas de análisis carecen de las capacidades específicas que los auditores necesitan para completar su trabajo, como el análisis de regresión, las comprobaciones de integridad y precisión, la combinación de pruebas para encontrar transacciones de alto riesgo, combinaciones inusuales y una biblioteca de pruebas listas para usar.

¿Por qué utilizar el análisis de datos en auditoría interna?

Como demuestra la lista anterior, la incorporación de la analítica de datos a su flujo de trabajo de auditoría puede proporcionar varios beneficios a su función de auditoría interna, tanto en términos de optimización de su metodología de auditoría como de mejora de sus resultados generales de auditoría. Lo ideal sería que los equipos de auditoría interna utilizaran software de análisis de auditoría para sacar el máximo partido del análisis de datos, en lugar de utilizar una opción de análisis más general que no necesariamente se ajuste a las metodologías y procesos de auditoría específicos de una organización.

El software de análisis de auditoría como TeamMate Analytics está diseñado para ayudar a los equipos de auditoría a generar fácilmente análisis de datos que proporcionen estos mismos tipos de beneficios. TeamMate Analytics, que se ejecuta en Microsoft Excel, ayuda a los equipos de auditoría a generar análisis de auditoría que siguen flujos de trabajo familiares, en lugar de dejar el análisis exclusivamente en manos de expertos en ciencia de datos.