Planejar a abordagem do desenvolvimento da equipe
As equipes de auditoria devem possuir o conhecimento e as habilidades necessárias para realizar auditorias de forma eficaz em sua organização. O executivo-chefe de auditoria tem várias opções para garantir que a equipe tenha o conjunto de habilidades adequado. A primeira etapa é avaliar as habilidades e os conhecimentos atuais do departamento. A realização de uma avaliação de habilidades pode identificar rapidamente quaisquer lacunas no conhecimento da equipe. A avaliação de habilidades deve ser adaptada à organização e ao setor. É importante observar que as habilidades necessárias em uma organização do setor público serão diferentes das de uma corporação, instituição financeira ou varejista.
Exemplo de plano estratégico de auditoria interna:
Precisamos entender as tecnologias usadas em nossa organização, agora e no futuro, e quais habilidades digitais podem equipar melhor a equipe de auditoria para ser mais eficiente e eficaz e agregar valor. Toda a equipe de auditoria passará por uma avaliação de habilidades digitais.
Uma vez estabelecida a linha de base, o CAE deve decidir quais habilidades devem ser mantidas ou desenvolvidas. De modo geral, há três opções para desenvolver essas habilidades no departamento:
Fornecer treinamento em grupo
O treinamento em grupo é altamente econômico porque permite que você treine toda a equipe em conjunto. A contratação de um instrutor profissional que possa ensinar toda a equipe simultaneamente pode ser a opção mais eficaz para equipes maiores. Além disso, o instrutor pode fornecer créditos de educação continuada para aqueles que possuem certificações. No entanto, a desvantagem desse método é que todos receberão o mesmo treinamento e não haverá oportunidade de especialização individual entre os membros da equipe. Essa opção funciona melhor para estabelecer uma linha de base das habilidades esperadas.
Orçamento para treinamento individual
Alguns Certified Audit Executives (CAEs) atribuem um orçamento de treinamento distinto a cada membro da equipe. Dessa forma, cada pessoa pode escolher cursos de treinamento relevantes para aprimorar suas habilidades dentro do orçamento alocado. Para atender aos requisitos do departamento, devem ser estabelecidas determinadas diretrizes para garantir que o treinamento seja focado em tópicos relevantes para as necessidades da organização. Se você optar por essa abordagem, também é importante dar tempo suficiente para que os funcionários concluam o treinamento.
Exigir que os indivíduos encontrem seu próprio treinamento
Não é aconselhável deixar toda a responsabilidade de treinar a equipe de auditoria por conta própria. Quando o departamento não paga pelo treinamento, o CAE perde o controle sobre a qualidade e o tipo de treinamento fornecido. Alguns membros da equipe podem optar pelo treinamento on-line gratuito, que pode variar em qualidade. Outros podem nem mesmo considerar o treinamento devido ao custo associado. Os novos membros da profissão estão sempre ansiosos pelo desenvolvimento profissional, e o não fornecimento de treinamento adequado pode obstruir seu crescimento, criar lacunas de habilidades na equipe e levar à rotatividade de pessoal.
Redundância planejada
Conforme mencionado anteriormente, o treinamento dos funcionários afeta significativamente a taxa de retenção de sua organização. Como parte da estratégia de auditoria, os CAEs (Chief Audit Executives) devem avaliar se há redundância entre os membros da equipe, o nível de confiança e responsabilidade depositado em cada pessoa e a probabilidade dos indivíduos deixarem a organização. É um equívoco comum pensar que a redundância é uma oportunidade de reduzir a força de trabalho. No entanto, é essencial lembrar que muitos cargos de auditoria são temporários devido a rotações planejadas, e também devemos considerar o impacto da movimentação de cargos além dos simples custos de recrutamento. A maioria dos funcionários tem responsabilidades críticas que não são compartilhadas com outros, o que pode aumentar o risco de rotatividade. As organizações podem oferecer opções de treinamento regular para reduzir esse risco para seus funcionários.
Planejamento de sucessão
O planejamento de sucessão geralmente se concentra em cargos executivos. Os indivíduos são selecionados e preparados para as mudanças em um plano de sucessão claro. Entretanto, a maioria das mudanças em uma organização ocorre em cargos não executivos. Portanto, as equipes de auditoria devem avaliar o risco relacionado ao planejamento de sucessão em cargos de gerenciamento de auditoria. Por exemplo, é importante considerar as implicações se o diretor de auditoria de TI decidir sair repentinamente. A inclusão de um plano de sucessão para cargos críticos de auditoria na estratégia de auditoria pode reduzir a interrupção se alguém decidir sair.
Estabelecimento de um modelo de maturidade tecnológica
As equipes de auditoria interna podem demorar a adotar novas tecnologias por vários motivos - a falta de financiamento e as lacunas de conhecimento na equipe de auditoria são os mais comuns. O plano estratégico de auditoria interna deve abordar o fato de que a tecnologia está avançando mais rápido do que nunca e as equipes de auditoria interna devem acompanhar as mudanças em várias frentes. Primeiro, a equipe de auditoria precisa entender os avanços tecnológicos feitos dentro da organização para ajustar o plano de auditoria. Em seguida, a equipe precisa de um conjunto adequado de soluções tecnológicas para concluir seu trabalho, como soluções de gerenciamento de auditoria, análise de dados e ferramentas de automação. Uma etapa essencial para amadurecer o uso da tecnologia pela equipe de auditoria é o benchmarking com outras empresas do seu setor. Por fim, a liderança de auditoria precisa estar ciente das possíveis soluções que virão no futuro para planejar a abordagem adequada dos riscos para a organização.
Alinhamento com a organização
O modelo de maturidade da tecnologia de auditoria deve estar alinhado com a estratégia tecnológica mais ampla da organização. O CAE pode começar estabelecendo relacionamentos e definindo expectativas com as equipes de TI. Algumas organizações esperam que o CAE faça o orçamento da tecnologia a partir de seu orçamento alocado, enquanto outras fazem o orçamento de todos os gastos com tecnologia dentro da organização de TI. Nesse último caso, o CAE deve criar um caso de negócios e definir as expectativas de custo, prazo e processo de implementação. O CAE também precisa trabalhar dentro do processo de compras da organização, que provavelmente incluirá a coleta de propostas, avaliações técnicas e análises de contratos legais. Todas essas etapas adicionam tempo ao processo geral que deve ser considerado no plano de maturidade, o que significa que é melhor começar a planejar com antecedência.
O inventário atual de soluções também deve ser considerado antes da aquisição de novas tecnologias. É possível que outras pessoas da organização já tenham acesso a soluções analíticas, software de automação ou ferramentas de geração de relatórios. Por outro lado, se você não encontrar soluções internas, talvez queira fazer uma parceria com outras pessoas para encontrar uma solução mutuamente benéfica.
Exemplo de plano estratégico de auditoria interna:
- A Auditoria Interna, o Gerenciamento de Riscos Corporativos e a Conformidade podem escolher uma única plataforma de garantia.
- A Auditoria Interna pode se associar à contabilidade para usar as mesmas ferramentas de análise de dados.
- o A Auditoria Interna pode aproveitar uma solução de IA/RPA existente que a equipe de tecnologia usa.
Planejamento para atualizações da estratégia de auditoria interna
A auditoria interna precisa de uma estratégia de auditoria dinâmica para acompanhar as mudanças no cenário de riscos, portanto, o CAE deve planejar as atualizações. Alguns eventos podem exigir atualizações mais frequentes, como mudanças organizacionais, mudanças de liderança, atualizações de políticas e procedimentos, novas leis e regulamentações, a introdução de novas estruturas ou resultados de avaliações internas e externas da função de auditoria interna (por exemplo, resultados do QAIP). Fora dos grandes eventos, o CAE deve considerar as atualizações do plano estratégico de auditoria interna quando se deparar com tecnologias emergentes que alterem fundamentalmente a abordagem de planejamento, teste e relatório de auditoria.
Se a estratégia de auditoria interna precisar de atualizações, o CAE deve revisar a estratégia com o conselho e a gerência sênior. As normas não são específicas quanto à frequência, mas como a estratégia define o tom para toda a função de auditoria, pode fazer sentido usar o plano estratégico como ponto de referência durante todas as reuniões do comitê de auditoria. A análise pode incluir um cronograma para atingir os objetivos do plano, atualizações sobre o progresso dessas metas e quaisquer preocupações relacionadas à realização de metas específicas.
Planejamento para o sucesso
A criação de um plano estratégico de auditoria interna estabelece a base para o sucesso. O CAE sempre foi responsável pelo plano de auditoria e pela equipe, e a nova norma exige mais formalidade. Ao documentar a estratégia de auditoria interna, compartilhá-la com a equipe de auditoria e revisá-la com o conselho e a alta administração, o CAE demonstra o planejamento cuidadoso necessário para manter uma função de auditoria preparada para avaliar o ambiente de controle e a exposição a riscos da organização. A estratégia documentada garante que a equipe de auditoria esteja trabalhando em prol de uma missão comum, orientada pela visão do CAE para a equipe, e considera as necessidades da organização e dos membros individuais da equipe de auditoria. A criação da estratégia de auditoria interna é essencial para o planejamento do sucesso futuro.
