L’Assemblée générale est une occasion essentielle pour les actionnaires et les membres de l’organisation de prendre part à sa gouvernance. Elle leur donne la possibilité de faire le point sur le passé et de planifier les stratégies futures. Une préparation efficace joue un rôle clé dans le succès de cet événement essentiel à la gouvernance de l'entreprise.
Pourtant, vous pouvez rencontrer plusieurs défis et difficultés dans la planification d’une AG et la convocation des participants. Par exemple, il peut être difficile de trouver un lieu qui puisse répondre à un large éventail de besoins, ou de donner aux membres de l'entreprise la possibilité de participer et l’occasion de communiquer avec le conseil d'administration, tout en garantissant l’intégrité et l'exactitude du vote. C'est pourquoi il est important de s'appuyer sur des méthodes sûres et efficaces.
Plusieurs facteurs sont à prendre en compte dans la planification d'une AG.
La participation à la réunion est l'un des facteurs les plus déterminants dans le succès de votre AG. Elle peut représenter un défi, à moins de disposer d’une solution qui automatise les processus. En effet, sans un processus automatisé et sécurisé, vous êtes contraint à des procédures manuelles chronophages pour vous assurer que le quorum est atteint.
La sécurité est essentielle pour le succès de votre AG. Sachant qu’en de telles occasions, des sujets controversés peuvent être évoqués, le risque de violation de la sécurité est élevé mais souvent négligé. Assurer la sécurité de vos réunions doit donc être une priorité absolue. En outre, en cas de vote à main levée ou comptabilisé manuellement, il existe un risque d’erreurs important. Ces procédures ne permettent pas de garantir l'intégrité de vos résultats, et risquent d'éroder la confiance de vos actionnaires.
Par conséquent, la recherche de procédures et d'outils appropriés est l'une des principales recommandations pour l’organisation réussie d’une AG. La technologie facilite l'organisation de votre AG, diminue le risque d’erreurs et améliore l'efficacité. Nous expliquons ici comment le format hybride peut vous aider à relever les principaux défis que vous pourriez rencontrer lors de la planification de votre AG.
L’introduction des AG hybrides
Le format des AG évolue car les entreprises du monde entier ont été confrontées à des défis sans précédent dans leur modus operandi, en raison de la pandémie. Au fur et à mesure que celle-ci s’est propagée et que les restrictions sur les rassemblements de personnes sont devenues plus sévères, la tenue d'une AG en présentiel est devenue impossible dans de nombreuses régions du monde. Dans ce contexte, l'innovation et la digitalisation des AG se sont développées et les exigences réglementaires se sont rapidement adaptées, pour suivre le rythme de ces changements.
Les réunions hybrides sont devenues monnaie courante dans les organisations de toutes tailles et l'importance de cette tendance ne doit pas être négligée.
Une AG hybride est un compromis entre une réunion en présentiel et une réunion virtuelle. Elle combine les avantages des réunions en salle et en ligne. Elle permet aux actionnaires de choisir s’ils souhaitent participer en personne, ou en ligne, en exerçant leurs droits par des moyens digitaux.
Si vous envisagez d'organiser votre prochaine AG dans un format hybride, vous devez vous équiper d'une plateforme logicielle fiable de gestion des AG pour offrir à vos participants une expérience digitale sans heurts, tout en rationalisant les processus clés, tel que le vote des actionnaires, et en améliorant la transparence et la sécurité de votre réunion.
