Fra manuelle arbejdsgange til en mere effektiv hverdag

Manuel bogføring og nye dokumentationskrav

Før implementeringen af et nyt system stod virksomheden over for stigende krav fra skattemyndighederne – særligt i forhold til at scanne og dokumentere bilag. Det tidligere system kunne ikke understøtte disse krav, hvilket gjorde det nødvendigt at finde en ny løsning. 

Samtidig var mange arbejdsgange præget af manuelt arbejde. Fakturaer og dokumentation skulle printes, håndteres fysisk og sendes manuelt videre. Det var både tidskrævende og ineffektivt. 

”Vi havde virkelig brug for et nyt system – både af regulatoriske og effektivitetsmæssige årsager,” siger Gitte Dalsgaard.
 

Digitalisering skabte struktur og bedre arbejdsgange

Med implementeringen af Capego Accounting fra Wolters Kluwer fik virksomheden et digitalt værktøj, der i højere grad understøtter moderne bogføringskrav og automatiserer centrale processer. 

Systemet gør det muligt at: 

• Scanne og vedhæfte bilag direkte i bogføringen 
• Håndtere fakturering til tandlæger via integration med laboratoriets system 
• Vedhæfte relevante dokumenter og erklæringer, som sendes videre i samme arbejdsgang 

Arbejdsprocesserne er dermed samlet ét sted, hvilket gør det nemmere at skabe overblik og sikre korrekt dokumentation. 

Derudover fremhæves brugervenligheden som en væsentlig fordel. Systemet let at arbejde i – også for en enkelt bruger, som i dette tilfælde håndterer hele processen selv. 

”Systemet er overskueligt og let at bruge, og det har sparet mig meget tid i forhold til det gamle system”, siger Gitte Dalsgaard.  

Supporten har ligeledes spillet en vigtig rolle i implementeringen, hvor tæt sparring har sikret en god opstart og løbende hjælp.

Resultater: hurtigere processer og bedre overblik

Overgangen til det nye system har især haft en positiv effekt på effektiviteten i det daglige arbejde. 

“Arbejdet er blevet mere effektivt og går hurtigere,” siger Gitte Dalsgaard. 

De vigtigste resultater:

• Tidsbesparelse i bogføringen – mange processer er automatiseret, hvilket reducerer behovet for manuel indtastning. 
• Mindre papirarbejde – digitale bilag og dokumenter har elimineret behovet for print og fysisk håndtering.
• Hurtigere arbejdsgange – opgaver, der før var tunge og manuelle, gennemføres nu mere effektivt.

Samlet set har løsningen dog gjort bogføringen markant mere enkel og mindre tidskrævende i den primære forretning. For virksomheder med lignende behov kan det være første skridt mod en mere digital og effektiv økonomifunktion.