Stále ve firmě tisknete a archivujete každou smlouvu? Vyžadujete tištěné verze smluv pro revize? Pokud ano, nastal nejvyšší čas, aby vaše firma přešla na bezpapírové fungování! Pokročilá cloudová technologie a možnosti zvýšené bezpečnosti vedou mnoho oddělení v rámci firem ke zbavování se závislosti na papíru. A není to pouze o přívětivosti k přírodě! Za úplně základní funkci bezpapírového fungování lze považovat elektronické vytváření, ukládání a sdílení dokumentů, což zvyšuje efektivitu mnoha způsoby. To ale není jediná výhoda. Chytrá úložiště dat pomáhají zvýšit bezpečnost, zlepšit spolupráci mezi odděleními, zavést dozor nad daty nebo se vyvarovat rizikům. Pravdou je, že si prostě nemůžete dovolit nezavést elektronickou správu dokumentů.
Jak papír ohrožuje váš byznys
Pro malé a střední firmy je efektivní správa dokumentů klíčem k úspěchu. Níže je pouze 5 příkladů toho, jak riskujete vyhýbáním se přechodu k bezpapírové kanceláři:
1. Ztráta dat v důsledku nepředvídatelné události
Noční můrou každé firmy je zničení dat při přírodní katastrofě nebo díky závažné chybě způsobené člověkem. Pokud archivujete dokumenty v papírovém archivu, zkuste si představit, jaké by to mělo následky, pokud by veškeré informace z papírových kopií zmizely v plamenech! V mnoha případech mají firmy povinnost uchovávat fyzické záznamy. Snadné řešení Pro lepší ochranu vašich dat před fyzickou manipulací a nebezpečným nakládáním je důležité mít digitální dokumenty. Na rozdíl od papírových verzí, které vyžadují další fyzické kopie, mohou být digitální soubory snadno obnoveny.
2. Ztráta času a zvýšené náklady
Papírové archivy vyžadují prostor, který je třeba pronajmout a spravovat (ať už v rámci firmy nebo externě) a navíc najmout zaměstnance pro evidenci. Získání informací z archivů je velká časová zátěž – při procházení skříní v archivu tedy musí jít ostatní úkoly stranou. Tento promrhaný čas pak ústí ve zbytečné zpoždění procesů a průtahy u projektů. Snadné řešení Místo toho mohou být digitální soubory uloženy na cloudu (což nevyžaduje žádný fyzický prostor ani IT infrastrukturu) a provést vyhledání dokumentu lze stejně rychle, jako hledat na Googlu!
3. Neefektivní spolupráce
Většina firemních procesů vyžaduje spolupráci mezi různými odděleními na různých dokumentech. Pokud nepoužíváte elektronické úložiště dokumentů, ztrácíte čas při nahánění kolegů ohledně informací nebo dokumentů a právní oddělení tak může být vnímáno jako brzda. Snadné řešení Zatímco, pokud máte všechny informace dostupné na jedno kliknutí, firemní procesy probíhají hladce a vy můžete kolegům zpřístupnit standardizované právní dokumenty a šablony.
4. Neefektivní rozhodování
Pokud máte důležité právní dokumenty kdesi v archivech, není možné mít okamžitý a aktuální přehled o vašich záležitostech. To podkopává vaši schopnost proaktivně spravovat rizika, identifikovat obchodní příležitosti a zajistit soulad s vnitřními předpisy a směrnicemi. Navíc, jestliže nemáte systematický přístup k organizování dokumentů, nemůžete si být 100% jistí, že informace, které máte, jsou aktuální nebo přesné. Pokud činíte obchodní rozhodnutí dle špatných nebo nekompletních dat, hrozící důsledky sahají od pokut (v případě auditu), ke ztrátě reputace, podílu na trhu nebo tržeb. Snadné řešení Pokud však máte své dokumenty ihned přístupné na pár kliknutí, snadno zajistíte pořádek a přehled ve lhůtách, závazcích, výpovědních lhůtách a dalších záležitostech.
5. Neschopnost ochránit citlivá data
Kvůli zvýšenému počtu případů kyberútoků, ransomware (viry požadujícími výkupné) a krádeží dat je bezpečnost dat neustálou a rostoucí obavou. Zatímco můžete mít pocit, že jsou vaše papírové archivy bezpečné, studie ukazují, že největší kyberbezpečnostní hrozby firem jsou interní úniky informací nebo narušení. Toto se děje zejména ve společnostech, kde jsou smlouvy ponechávány na pracovních stolech, v kopírkách nebo v neuzamčených pořadačích. Snadné řešení Elektronické úložiště dokumentů vám může poskytnout výkonné nástroje pro vyvarování se rizika zneužití informací. Efektivní politika hesel, správa uživatelských přístupů a šifrování citlivých dat jsou pouze některé způsoby, jak můžete ovládat, kdo má přístup k firemním dokumentům. Snížit riziko neoprávněného přístupu k datům je také možné pomocí elektronických podpisů a časových razítek. Tím je razantně zmenšena šance ztráty integrity dat oproti klasickému firemnímu procesu „vytiskni-podepiš-oskenuj-pošli“.
Vyjděte vstříc bezpapírové budoucnosti – buďte strategičtější
Jednou z klíčových výhod vynechání papíru je vyšší vnitrofiremní efektivita – tím může vzrůst i důležitost vaší role. Osvojením si systematické organizace svých dokumentů v jedné databázi můžete sestavovat, prezentovat a sdílet přesné reporty s vedením nebo potenciálními investory v případě auditu nebo due dilligence. Cloudová úložiště jako Legisway vám nejen pomohou organizovat dokumenty, ale poskytnou i chytré nástroje na správu úkolů, workflow nebo notifikace. Tím budete mít absolutní dozor nad vašimi daty a veškerá právní rizika pod kontrolou. Můžete například nastavit notifikace na určité compliance záležitosti a pak automaticky spustit sadu úkolů pro zajištění, že budou záležitosti vyřešeny. Neboli ve zkratce – pokud jsou vaše data na chytrém úložišti, můžete zaujmout proaktivní strategickou roli, díky čemuž bude vaše firma konkurenceschopnější a úspěšnější!
