Dokumenthantering har alltid varit en viktig fråga för advokatbyråer, men hantering av mejl är en fråga som ofta förbises. Dagligen skickar jurister mängder av e-postmeddelanden till kollegor och klienter. Det gör att e-posthanteringen borde ha högsta prioritet. För om din e-posthantering är ineffektiv, kan det hända att du ödslar bort din tid. Och tid är ju din värdefullaste resurs.
Du har därför mycket att vinna på att effektivisera din mejlhantering. Här kommer tre tips:
Många jurister hanterar sina ärenden i ett ärendehanteringssystem och sköter e-posten i ett separat program, exempelvis i Outlook. Om du arbetar med ett ärende och behöver skriva ett e-postutkast måste du byta från ditt ärendehanteringssystem till e-postprogrammet - det är slöseri på tid.
Men om ditt e-postverktyg är integrerat i ärendehanteringsprogrammet behöver du inte växla mellan de olika programmen. Med Kleos kan du ska ett mejl direkt från ditt ärende, antingen genom integration med Outlook eller med hjälp av Kleos internat mejlredigerare.
Det kan vara en riktig utmaning att hitta, sortera och organisera information som rör olika ärenden i din inkorg. E-posttjänsterna har vanligen olika verktyg; mappar, regler och taggar. Men det kan ändå vara besvärligt att hitta information. Du måste kanske gå igenom massor av e-postkedjor för att hitta viss specifik information, vilket är slöseri med tid. I bästa fall kan du lagra dina e-postmeddelanden i olika mappar, per klient eller ärende, men det måste fortfarande göras för hand, och dina e-postmeddelanden är inte kopplade till ditt ärendehanteringssystem där resten av informationen om dina ärenden finns.
Och föreställ dig att du och dina partners arbetar tillsammans på ett ärende. Ni utväxlar allesammans e-post med klienten och sparar meddelandena manuellt i ärendemappar. Problemet är att några av er kanske inte ser den senaste korrespondensen när ni arbetar med samma ärende, vilket kan leda till inkonsekvenser. Du och dina kollegor kommer varken att uppdateras i realtid eller ha full kontroll över informationen om ärendet.
För att spara tid behöver du ett ärendehanteringssystem som är integrerat med ditt e-postverktyg så att du kan spara e-postmeddelanden direkt, snabbt och enkelt, i rätt ärendemapp. Det innebär att information uppdateras i realtid och att alla som arbetar med ett ärende informeras om den senaste utvecklingen direk. Med Kleos Outlook-tillägg kan man till exempel arkivera e-postmeddelanden direkt i rätt mapp, med bara ett klick. Systemet ger automatiskt förslag på i vilken ärendemapp ett mejl (och eventuella bilagor) passar bäst.
Det hjälper dig inte bara att hålla aktuella ärenden uppdaterade, utan gör det också mycket lättare att hitta mejl i framtiden!
Ofta kräver ett mejl en vidare åtgärd. Det kan vara att bestämma ett möte med en klient, utföra en uppgift eller helt enkelt följa upp en aktivitet. Utan kopplingar mellan ditt mejlprogram och ditt ärendehanteringssystem, måste du manuellt ange vilken åtgärd som behövs. Men med en integration kan du snabbt och enkelt lägga till möten och åtgärder eller registrera tidsåtgång så snart du har arkiverat eller skickat ett mejl.
