Som regnskapsfører, revisor eller advokat, plikter du som kjent ifølge hvitvaskingsloven å utføre og dokumentere identitetskontroll av dine kunder.
Dette kan skje med personlig oppmøte, men det er ofte tungvint for kunden, slik at det er ønskelig å foreta kontrollen skriftlig. Da er det enklest for begge parter med elektronisk signatur.
I Dokument finner du et eget skjema for kundekontroll som sikrer at du får med de opplysningene om kunden som kreves etter loven og at du får dokumentert disse. Skjemaet kan brukes i alle nedenstående tilfeller.
1. Kunden møter personlig
Skjemaet kan brukes når kunden møter personlig. Da er det tilstrekkelig at kunden foreviser original gyldig legitimasjon, typisk førerkort, pass, eller bankkort med bilde og navnetrekk.
2. Kunden sender legitimasjonspapirer
Kunden returnerer skjemaet i underskrevet stand. Da skal det i tillegg til gyldig legitimasjon innhentes ytterligere dokumentasjon på identiteten. Dette kan f.eks. være skattemelding, bekreftelse på utbetaling av trygd eller kopi av regninger som personen har mottatt som bekrefter navn og adresse. Det er ikke lenger noe krav om "bekreftet kopi" av dokumentene. Den rapporteringspliktige må vurdere riktigheten av kopien i hvert enkelt tilfelle, og hva som kreves for å bekrefte riktigheten.
3. Kunden legitimerer seg og signerer elektronisk med BankID
Ved bruk av elektronisk signatur sender du en lenke til det ferdig utfylte skjemaet til kundens
e-postadresse direkte fra Dokument - programmet. Kunden logger seg inn med BankID på vanlig måte for å få tilgang til skjemaet og godkjenner deretter opplysningen i skjemaet ved å signere med sin BankID. Deretter mottar du skjemaet i programmet og har dokumentasjon på at de påkrevde opplysninger er innhentet og at kunden har signert på at disse er riktige.
