Les institutions financières sont dans l’obligation de tenir des réunions annuelles afin de permettre à leurs actionnaires de prendre part aux décisions de l’entreprise. Les conseils d’administration et comités se réunissent régulièrement. Ces instances sont nécessaires afin de mener à bien leurs activités juridiques, examiner les performances et traiter d'importantes questions de politique d’entreprise.
Autre moment crucial dans la vie des entreprises, les Assemblées Générales annuelles (AGA) qui ont lieu une fois par an, dans les six mois suivant la fin de l’année fiscale (à savoir le 31 décembre dans la plupart des cas). En résulte une traditionnelle « saison des AG », qui s'étend du 15 avril au 30 juin. Pour les actionnaires, les AG constituent une instance de discussion et de vote sur des sujets importants comme l’élection des membres du conseil d’administration, les levées de fonds ou la rémunération des cadres dirigeants.
Les entreprises du secteur financier sont soumises à des mesures strictes en matière de protection des données, ainsi qu’à davantage de règles de transparence et de publication afin d’éclairer les décisions des actionnaires. Elles sont dans l’obligation de communiquer régulièrement sur leur situation financière et sur tout événement important qui pourrait affecter les performances futures de l’entreprise. Pour ces institutions, le choix du bon canal de diffusion d'informations est donc crucial.
Pour que ces instances-clés se déroulent correctement, il est nécessaire de mettre en place une organisation rigoureuse afin de simplifier le travail des juristes d’entreprise qui en ont la charge. La gestion de ces événements est d’autant plus compliquée lorsque tous les actionnaires d'une entreprise ne se trouvent pas dans la même zone géographique.
Aujourd’hui, des solutions de dématérialisation des Boards et AG existent. Elles permettent de faciliter les processus d'organisation de ces instances, particulièrement lorsque les participants sont nombreux, ce qui est généralement le cas dans le secteur financier.
Les outils de dématérialisation se révèlent particulièrement utiles durant ces 3 étapes :
- Préparation de l’instance
Au cours de la préparation d’un Board ou d'une AG, les juristes d’entreprise doivent accomplir des tâches répétitives et chronophages : constituer la liste complète des participants et de leurs coordonnées, préparer les convocations, valider cette liste en s’assurant des intentions de présence, gérer les procurations, envoyer la documentation aux actionnaires, tout en communiquant étroitement avec le conseil d’administration, la comptabilité et les auditeurs pour rédiger les résolutions.
Les technologies modernes permettent de rationaliser et d’optimiser la préparation des réunions d’entreprise en offrant des plateformes centralisées dotées de fonctionnalités pratiques :- Dashboard : la liste des participants conviés à chaque instance y est disponible, ainsi que leur confirmation de présence.
- Envoi automatique des convocations : les convocations sont générées automatiquement, sur la base de vos modèles, et envoyés de manière électronique. Respecter les délais d’envoi des convocations et les contraintes réglementaires n’a jamais été aussi facile.
- Dépôt de documents centralisé : l’accès à l’ensemble de la documentation est simple, sécurisé et possible à tout moment selon les droits d’accès paramétrés.
- Flux de travail : la rédaction et la révision des résolutions peuvent se faire de manière collaborative en interne, selon des droits d'accès sur-mesure pour plus de sécurité. Les modèles génériques de votre entreprise, disponibles directement depuis la plateforme, permettent d'optimiser la génération de documents.
- Espace participant en ligne où les participants peuvent :
- générer et envoyer des procurations ;
- accéder à la documentation juridique et financière partagée ;
- poser des questions écrites.
- Avant et pendant instance
Trouver la bonne salle de réunion, préparer les supports des intervenants et la distribution de documents, recevoir et sécuriser les votes... Toutes ces tâches prennent beaucoup de temps aux juristes et peuvent représenter une source de stress, en particulier pendant la saison des AG. Et si la solution était de tenir ces instances en ligne ou en mode hybride ? En mettant en place une solution de dématérialisation de vos AG et Boards, vous offrez une toute nouvelle expérience à votre conseil d’administration, vos actionnaires et votre service juridique.
La participation à une instance en ligne lève les barrières géographiques et permet de s’adapter à l’emploi du temps de chacun. Ainsi, le taux de participation augmente de manière significative et le quorum est plus facilement atteint.
Les participants à distance peuvent assister à l’instance, accéder aux documents partagés, poser des questions écrites et voter pour les résolutions en direct depuis leur espace participant. Les participants en présentiel bénéficient des mêmes avantages et peuvent voter en ligne depuis leur smartphone.
De votre côté, vous avez accès aux votes et aux questions des participants en temps réel depuis votre espace organisateur. La fiabilité et la transparence des votes sont garantis et le risque d’erreur relatif au décompte des votes à la main est évité. Tant de stress épargné et de temps économisé !
- Suivi et reporting
Lorsque l’instance est terminée, il reste un certain nombre de tâches à effectuer : faire le bilan de la participation et des votes, rédiger le procès-verbal, le faire signer par les parties requises, et enfin, envoyer tous les documents nécessaires aux personnes concernées.
Bien évidemment, les solutions de dématérialisation des AG comme easyQuorum offrent d’autres fonctionnalités utiles :- modèles à remplissage automatique à partir des informations issues de la plateforme ;
- génération automatique de l’émargement et des votes en ligne ;
- signature électronique des documents juridiques.
Les outils de dématérialisation des instances constituent la meilleure solution pour rationaliser les processus répétitifs inhérents à l'organisation d’un Board ou d'une AG et garantir l’exactitude et la transparence des échanges entre l’entreprise, les membres du Board, et les actionnaires. Ils vous permettent d’éviter erreurs et oublis et de fournir un reporting de qualité au management de l’entreprise.
