5 manières de dématérialiser la gestion du Corporate

Les juristes d'entreprise jouent un rôle majeur en facilitant la gouvernance, afin que les entreprises puissent être durables et financièrement stables à long terme. Il est important de définir un cadre avec des normes pour attirer des capitaux, garantir la crédibilité et rester compétitif. Dans ce contexte de gouvernance d’entreprise digitale et de digitalisation du Corporate, la conformité réglementaire devient centrale. Compte tenu des obligations de conformité et de réglementation et de la complexité des organisations et de leurs sous-entités, la gestion des entités juridiques peut représenter un défi pour tout service juridique, quelle que soit sa taille ou ses capacités.

Lien entre digitalisation et gouvernance d’entreprise

La clé est de donner la priorité aux activités génératrices de valeur. Toutefois, cela n'est pas toujours facile lorsque le service juridique est accaparé par des tâches répétitives. Si les processus de gestion interne de l'entreprise sont manuels, vous risquez de perdre des heures sur des tâches à faible valeur ajoutée et de vous exposer davantage aux risques dus aux retards et aux erreurs.

Dans cet article, nous examinons 5 façons de rationaliser les processus de gestion interne de l'entreprise pour assurer une meilleure gouvernance et améliorer le reporting de gouvernance juridiques.

1. Centralisez les informations sur une seule plateforme

Imaginez que l'on vous demande de collecter des informations dans le cadre d'un audit, pour lequel vous devez retrouver des fichiers relatifs à différentes entités, stockés dans plusieurs systèmes et dossiers. Combien d'heures allez-vous passer à chercher des informations ? Quelle garantie avez-vous de trouver l'information exacte que vous recherchez ? Lorsque les fichiers et les documents sont dispersés sur différents serveurs, vous perdez du temps, commettez des erreurs et exposez l'entreprise à des risques.

La solution : un référentiel unique pour stocker tous les documents relatifs à l'entité, le registre des sociétés et les données clés nécessaires au suivi des obligations légales.

Lorsque toutes les informations sont centralisées sur une seule plateforme, vous pourrez trouver tout ce dont vous avez besoin en un seul clic. Vous gagnerez du temps, réduirez la marge d’erreur et atténuerez les risques qui peuvent nuire à votre entreprise. Cette centralisation facilite également la collaboration interservices et renforce la conformité réglementaire grâce à une traçabilité complète.

2. Structurez les documents et suivez les activités de l'entité de manière catégorique

Combien d'heures passez-vous chaque semaine à « classer » manuellement des informations dans le ou les bons dossiers, selon le nombre d'endroits où elles sont utilisées ? Pire encore, combien d'heures passez-vous à parcourir des courriels et à demander à vos collègues le statut de certains documents ou des activités de vos filiales ? L’exécution manuelle des tâches répétitives prend du temps et vous n'aurez jamais une vue d'ensemble des mises à jour.

La solution : une gestion juridique tout-en-un pour la gestion des entités juridiques et de leurs activités, couplée à l’automatisation documentaire.

Standardisation des modèles et contrats

Une solution juridique dédiée vous permettra de conserver l'historique des informations, de vérifier leur statut et de générer et classer automatiquement les documents de la société et de ses filiales dans des fichiers et sous-fichiers bien conçus (certificats de constitution, statuts, procès-verbaux d'assemblées générales, registres, etc.). De plus, vous pourrez programmer et partager automatiquement les informations de votre entreprise à tout moment avec les parties prenantes, en fonction de leurs droits d'accès et des entités gérées.
Vous pourrez également produire un aperçu visuel de l'entreprise et de ses entités sur des organigrammes dédiés et générer un reporting de gouvernance fiable à la demande.
Vous pourrez aussi analyser et suivre l'activité de vos filiales (répartition du capital par société, dividendes versés par actionnaire et par société, etc.).
Avec une solution juridique dédiée, vous aurez accès aux dernières mises à jour, verrez les changements en temps réel, partagerez les documents dans un environnement sécurisé et vous assurerez que seules les personnes autorisées ont accès aux informations — le tout en améliorant la collaboration interservices.

3. Suivez les opérations de capitaux

Imaginez que vous deviez garder un œil sur toutes les opérations de capitaux de l'entreprise et faire des mises à jour en conséquence chaque fois qu'il y a une modification du capital ou une conversion de titres, surtout lorsque l'entreprise est en pleine croissance. Vous n'aurez aucune vue d'ensemble des événements importants et risquerez donc de prendre des décisions mal informées.
La solution : un système de gestion juridique doté d'une fonction dédiée à l’automatisation des opérations de capitaux et à la gouvernance d’entreprise digitale.
En rationalisant les opérations de capitaux, vous pouvez suivre toute fusion de sociétés, toute augmentation ou réduction de capital, toute acquisition, toute cession, toute conversion de titres, etc., et toujours avoir une vue d'ensemble complète de l'évolution des sociétés et de leur statut. Vous serez en mesure de prendre des décisions en toute connaissance de cause et serez mieux à même de répondre aux questions du Conseil d'administration, tout en alimentant un reporting de gouvernance cohérent.

4. Soyez alerté sur les risques

Prenons le scénario suivant : l'enregistrement d'une transaction a été modifié et il y a une incohérence qui aura un impact sur les résultats. Il est fort probable que vous ne soyez informé de cette erreur qu'une fois les dommages causés, ce qui met toute l'organisation en danger.
La solution : un logiciel de gestion juridique doté de règles d'édition et de contrôles de conformité réglementaire.

S'il existe des règles d'édition qui vous avertissent en cas d'incohérence ou de risque de violation de la loi (vérifications des doublons, alertes lorsque la limite d'âge d'un agent approche, suivi automatique du nombre de parts émises et distribuées, etc.), vous pouvez garantir la conformité des enregistrements de vos transactions et atténuer les risques susceptibles de causer des pertes financières et de réputation à votre organisation. Ces mécanismes soutiennent le suivi des obligations légales et fiabilisent le registre des sociétés.

5. Rationalisez la gestion des événements

L'année d'activité d'une entreprise est marquée par plusieurs événements juridiques, notamment les assemblées générales et les réunions du Conseil d'administration, qui sont importants pour la réputation et la longévité des entreprises. L'organisation de ces événements peut être fastidieuse et stressante pour les responsables. Entre l'envoi des convocations par courrier, la gestion des procurations, le suivi des votes et la rédaction des procès-verbaux, les risques d'erreurs sont élevés. De plus, ces processus doivent être diligents et sécurisés, ce qui rend encore plus difficile l'organisation de ces assemblées et réunions de gouvernance.
La solution : intégrer un outil de gestion des réunions à un système de gestion juridique.

Conclusion : vers une gouvernance plus efficace grâce à la digitalisation du Corporate

En automatisant les assemblées générales, les réunions du Conseil d'administration et autres réunions en fonction de la forme de vos entreprises, vous pouvez organiser des événements de manière simple et sécurisée, tout en gardant un contrôle total sur ceux-ci.

Vous pouvez définir des alertes et des tâches automatiquement pour chaque modèle, afin de ne pas manquer les dates clés des réunions, des communiqués de presse, etc. De plus, vous pouvez visualiser tous les événements liés à la vie juridique de votre société (expiration des mandats, assemblées générales, conseil d'administration, etc.) sur des tableaux de bord dédiés, renforcer la collaboration interservices et produire un reporting de gouvernance prêt à être partagé.
Vous pouvez également proposer un espace dédié à vos participants, pour les tenir informés de tous les événements à venir et des documents y afférents, préparer les ordres du jour des réunions et envoyer les invitations aux participants en ligne.
Vous pouvez aussi centraliser et suivre les votes de vos participants tout en offrant aux actionnaires, membres et administrateurs un espace en ligne sécurisé pour consulter des documents, établir une procuration ou voter par voie électronique.