Les conditions de travail étant de plus en plus flexibles pour de nombreux services juridiques, il est plus que jamais nécessaire d’automatiser la création des contrats via l’automatisation documentaire. Rédiger des contrats sans savoir qui fait quoi, où, quand ou comment peut vous amener droit dans le mur, alors qu’une digitalisation des processus juridiques bien pensée réduit les risques et fluidifie le workflow documentaire.
Dans les organisations où les contrats et les documents juridiques sont créés manuellement, les services juridiques se retrouvent souvent à devoir analyser minutieusement des copies d’anciens contrats envoyés par d’autres services, provoquant ainsi des pertes de temps et financières. De plus, c’est au service juridique qu’il incombera d’apporter de multiples modifications pour s’assurer que les contrats sont à jour et conformes. Avec les processus manuels, des erreurs se produiront immanquablement, exposant l’entreprise à des risques incontrôlés — d’où l’importance de la réduction des erreurs juridiques, de la conformité réglementaire et d’une meilleure gestion des risques juridiques.
Comment fonctionne un outil d’automatisation documentaire
Grâce à un outil d’automatisation des documents juridiques performant — véritable solution de gestion juridique des contrats — vous limitez les risques liés à la rédaction manuelle tout en réduisant significativement les efforts opérationnels. L’automatisation des contrats améliore la productivité des équipes juridiques, sécurise les processus et optimise les délais. Elle permet notamment de diminuer les coûts administratifs de 25 à 30 % et de réduire le cycle de vie des contrats jusqu’à 50 %.
Vous pouvez créer et gérer une bibliothèque de modèles juridiques standardisés au format Word que vos collègues d’autres départements peuvent choisir en fonction du type de contrat qu’ils souhaitent créer. Les modèles intègrent les clauses et le langage standard que vous avez validés. Le service n’a alors plus qu’à compléter les informations via un questionnaire simple, basé sur un dialogue guidé. Vous éliminez ainsi les tâches répétitives et générez des documents plus rapidement grâce à l’automatisation de la création de contrats. En cas d’écart, vous pouvez en discuter, puis adapter le modèle Word ou ajuster la logique commerciale sous-jacente pour les usages futurs.
Les principaux avantages de l’automatisation des documents juridiques
En créant des normes pour les formulations, les clauses et la conception des contrats dans les modèles dont vous approuvez l’utilisation, vous garantissez la conformité réglementaire des contrats utilisés par l’entreprise. Toutes les modifications apportées sont automatiquement partagées avec les utilisateurs. Ainsi, les nouvelles lois, politiques ou réglementations sont incorporées immédiatement, limitant ainsi les risques et les pertes économiques et renforçant la gestion des risques juridiques.
Un outil d’automatisation des contrats basé sur Microsoft Word peut vous offrir tous les avantages sans les inconvénients : il ne nécessite pas de connaissances supplémentaires en programmation ni de formation coûteuse, et les utilisateurs peuvent continuer à utiliser les mêmes outils qu’aujourd’hui sans interruption, tout en s’intégrant harmonieusement au workflow documentaire.
Un outil de création de documents pour le contenu que vous gérez, qui peut être utilisé par vos collègues dans l’ensemble de l’organisation, rend service à l’entreprise en lui permettant de rationaliser les flux d’approbation, tout en gardant le contrôle et en maximisant la productivité.
