การเปลี่ยนแปลงด้านการตรวจสอบของกลุ่มบริษัท C.O.I.M.: เรื่องราวความสำเร็จของ TeamMate

บทนำและข้อมูลเบื้องต้น

กลุ่มบริษัท C.O.I.M. เป็นผู้นำระดับโลกด้านเคมีภัณฑ์ชนิดพิเศษ มีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในประเทศอิตาลี และดำเนินธุรกิจในยุโรป อเมริกา และเอเชีย บริษัทพัฒนาและผลิตสารเคมีประสิทธิภาพสูง เช่น โพลียูรีเทน โพลีเอสเตอร์โพลีออล เทอร์โมพลาสติกโพลียูรีเทน และเรซินชนิดพิเศษ เพื่อให้บริการหลายกลุ่มอุตสาหกรรม ได้แก่ บรรจุภัณฑ์ ยานยนต์ ก่อสร้าง รองเท้า การแพทย์ และอิเล็กทรอนิกส์ กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ขึ้นชื่อในด้านการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรม โดยผสานความเชี่ยวชาญทางเทคนิคเข้ากับความสามารถด้านการวิจัยและพัฒนาเชิงลึก เพื่อส่งมอบโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสูงและยั่งยืนแก่ลูกค้าในกว่า 90 ประเทศ

การเตรียมความพร้อม: การสร้างระบบตรวจสอบตั้งแต่เริ่มต้น

เมื่อ Stefano Fulgi ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบภายในของกลุ่มบริษัท เข้าร่วมงานกับกลุ่มบริษัท C.O.I.M. เขาได้รับมอบหมายให้จัดตั้งหน่วยงานตรวจสอบภายในขึ้นมาใหม่ทั้งหมด ในฐานะผู้ตรวจสอบเพียงคนเดียว เขาจำเป็นต้องกำหนดวิธีการทำงาน ปลูกฝังวัฒนธรรมการกำกับดูแล และวางตำแหน่งผู้ตรวจสอบภายในให้เป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ที่สามารถคาดการณ์ความเสี่ยงและปกป้องมูลค่าในระยะยาวได้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ตระหนักถึงความจำเป็นของแพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่แข็งแกร่ง ซึ่งจะช่วยสร้างประสิทธิภาพ ความสามารถในการขยายขนาด และความปลอดภัยทั่วทั้งองค์กรระดับโลกที่เติบโตอย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนการคัดเลือก: ทำไมต้องเลือก TeamMate?

หลังจากทำการประเมินผู้ให้บริการทั้งหกรายอย่างเข้มงวด โดยรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจาก CEO ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายไอที และฝ่ายกฎหมายแล้ว กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ได้เลือก TeamMate Audit ด้วยเหตุผลสำคัญหลายประการ ดังนี้:

• การนำไปใช้งานอย่างรวดเร็ว: ในฐานะทีมตรวจสอบที่มีเพียงคนเดียว Stefano ต้องการเห็นผลลัพธ์ทันที TeamMate Audit ช่วยให้สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องสร้างระบบขึ้นมาใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น 
• ความสามารถในการขยายขนาดอย่างไม่จำกัด: TeamMate Audit รองรับองค์กรขนาดใหญ่และหลากหลาย โดยสามารถสนับสนุนบริษัทย่อยที่มีระบบไอทีหรือโดเมนอีเมลที่แตกต่างกัน
• ความสามารถในการกำหนดค่าและการควบคุม: TeamMate Audit ได้รับการพัฒนาโดยอาศัยความร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญของ TeamMate เมื่อติดตั้งใช้งานแล้ว โซลูชันจะยังคงมีความเป็นอิสระสูง ทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการการกำหนดค่าได้ด้วยตนเอง ซึ่งช่วยให้โซลูชันสามารถขยายขนาดและพัฒนาไปตามกระบวนการที่เติบโตขึ้นของผู้ใช้งาน
• ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: เนื่องด้วยมีการดำเนินธุรกิจในหลายภูมิภาค กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ต้องการการรับประกันในเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เข้มงวด และ TeamMate ก็สามารถตอบสนองความต้องการนี้ได้
• ประสบการณ์การใช้งานที่เป็นมิตร: แดชบอร์ดแบบโต้ตอบและการนำทางที่ใช้งานง่าย ช่วยให้การตรวจสอบ การจัดการเอกสาร และการติดตามการดำเนินการทำได้ง่ายขึ้น 

ระสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงลึก และผลลัพธ์ 

ผลลัพธ์ที่ได้จาก TeamMate Audit ที่กลุ่มบริษัท C.O.I.M. เห็นได้ชัดที่สุด คือ ความเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่แค่กระบวนการทำงาน แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่หน่วยงานตรวจสอบภายในที่มีบุคลากรเพียงคนเดียวสามารถทำได้ เมื่อนำโซลูชันนี้ไปใช้ การเปลี่ยนแปลงก็เกิดขึ้นทันทีและเห็นได้ชัดเจน ด้วยการทำให้งานที่เคยต้องทำด้วยมือซึ่งใช้เวลานานกลายเป็นระบบอัตโนมัติ Stefano จึงสามารถหันไปสนใจในกิจกรรมที่มีมูลค่าสูงกว่า เช่น การวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ การคาดการณ์ความเสี่ยง และการสร้างข้อมูลเชิงลึก เวิร์กโฟลว์การตรวจสอบที่เคยต้องมีการประสานงานอย่างมากก็กลายเป็นเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบที่คล่องตัวและคาดการณ์ได้ ทำให้เกิดสภาพแวดล้อมการตรวจสอบที่มีความสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประสิทธิภาพในการดำเนินงานนี้ส่งผลให้เกิดผลประโยชน์ต่อองค์กรในวงกว้างอย่างรวดเร็ว ด้วย TeamMate Audit กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ได้พัฒนากรอบการประเมินความเสี่ยงที่ปรับแต่งให้เหมาะสม ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบความเสี่ยงในบริษัทย่อยทั่วโลกได้อย่างต่อเนื่อง แม้ว่า Stefano จะเป็นผู้ตรวจสอบเพียงคนเดียว แต่เขาพบว่าเขาสามารถขยายขอบเขตการตรวจสอบประจำปีได้มากขึ้น โดยที่ทำการตรวจสอบมากขึ้นได้โดยไม่ต้องเพิ่มภาระงาน เนื่องจากเครื่องมือนี้ช่วยลดปัญหาคอขวดด้านการบริหารจัดการและเร่งขั้นตอนสำคัญๆ ให้เร็วขึ้น เช่น การรวบรวมเอกสาร การติดตามการดำเนินการ และการรายงานตามรอบระยะเวลา 

การทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการพัฒนาขึ้นเช่นกัน การจัดทำเอกสารแบบรวมศูนย์และแดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกันทำให้กระบวนการตรวจสอบมีความโปร่งใสมากขึ้น สร้างความรับผิดชอบและเสริมสร้างความสัมพันธ์ทั่วทั้งองค์กร อินเทอร์เฟซของ TeamMate Audit นั้นใช้งานง่าย ทำให้ผู้ใช้ในองค์กรสามารถเข้าสู่ระบบและเข้าใจวิธีการทำงานหรืออัปโหลดหลักฐานได้ทันทีโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรม ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการเริ่มต้นใช้งานและความต้องการการสนับสนุนภายในได้อย่างมาก

นอกเหนือจากประสิทธิภาพหลักที่เพิ่มขึ้นดังกล่าว จุดแข็งยังปรากฏขึ้นเพิ่มเติมเมื่อกลุ่มบริษัท C.O.I.M. ทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มนี้อย่างต่อเนื่อง ความสามารถในการส่งคำขอเอกสารเพียงครั้งเดียวไปยังผู้รับหลายรายช่วยลดการติดต่อซ้ำซ้อนและปรับปรุงความเร็วและความชัดเจนของการตอบกลับ การส่งออกข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งไปยัง Excel ทำได้ง่ายดายยิ่งขึ้น และการจัดการโฟลเดอร์หรือกระดาษทำการก็ทำได้ง่าย ทำให้สภาพแวดล้อมการตรวจสอบมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น TeamMate Audit ยังมีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้ตามที่กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ต้องการเพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของความเสี่ยง ไม่ว่าจะเป็นการปรับเวิร์กโฟลว์ การอัปเดตแดชบอร์ด หรือการแก้ไขฟิลด์ ความเป็นอิสระนี้หมายความว่าฝ่ายตรวจสอบภายในสามารถปรับปรุงแนวทางของตนได้โดยไม่ต้องพึ่งพาการสนับสนุนจากภายนอกมากนัก

ตลอดระยะเวลาการดำเนินงาน กลุ่มบริษัท C.O.I.M. ได้รับความร่วมมืออย่างแข็งแกร่งจากทีมงาน TeamMate ซึ่งคำแนะนำและการตอบสนองที่รวดเร็วของทีมงานทำให้การเริ่มใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น และที่สำคัญ แพลตฟอร์มนี้ตรงตามมาตรฐานระดับสูงขององค์กรด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และการปกป้องข้อมูล ซึ่งเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับองค์กรระดับโลกที่มีการดำเนินงานที่ซับซ้อน

เมื่อมองไปข้างหน้า กลุ่มบริษัท C.O.I.M. มองว่า TeamMate เป็นรากฐานที่รองรับการเติบโตในอนาคต เมื่อฝ่ายตรวจสอบภายในเติบโตขึ้น จะมีโอกาสที่ชัดเจนในการเปิดใช้งานโมดูลและฟังก์ชันเพิ่มเติม Stefano ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติขั้นสูงและฟีเจอร์ AI เช่น TeamMate Analytics และ Business Rules Engine (เอนจินกฎธุรกิจ) เพื่อเร่งการสร้างข้อมูลเชิงลึก ระบุแนวโน้มเกิดใหม่ และสนับสนุนการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องแบบเรียลไทม์

โดยสรุปแล้ว TeamMate Audit ช่วยให้ฝ่ายตรวจสอบภายในของกลุ่มบริษัท C.O.I.M. ปรับเปลี่ยนจากกิจกรรมที่เน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบไปสู่การมีส่วนร่วมเชิงกลยุทธ์ ด้วยการติดตั้งฟังก์ชันระดับองค์กรให้กับทีมตรวจสอบเพียงคนเดียว แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้การดำเนินงานรวดเร็วขึ้น ได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น และสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรมากขึ้น ซึ่งช่วยเสริมสร้างธรรมาภิบาลโดยรวมอีกทั้งช่วยสนับสนุนการสร้างมูลค่าที่ยั่งยืนในระยะยาว

ข้อคิดส่งท้าย: ตรวจสอบด้วยความรวดเร็วทันใจ

สำหรับกลุ่มบริษัท C.O.I.M. TeamMate Audit ถือเป็นตัวเร่งให้เกิดความเป็นเลิศในการดำเนินงาน งานที่เคยใช้เวลาหลายวันสามารถทำเสร็จได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ด้วยสถาปัตยกรรมที่ปรับขนาดได้ ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล และการกำหนดค่าที่ยืดหยุ่น แพลตฟอร์มนี้ช่วยเสริมศักยภาพให้ฝ่ายตรวจสอบภายในสามารถส่งมอบคุณค่าเชิงกลยุทธ์และสนับสนุนเส้นทางการเติบโตขององค์กรในอนาคตได้เป็นอย่างดี