Ons stappenplan voor een combinatie van een extractie uit een Kleos database en fusie met een andere Kleos database.

  1. BEVESTIGING EN AKKOORD

    U bezorgt ons de criteria voor het filteren van de data voor overdracht (bv. alle dossiers waarvan de referentie begint met AA). Hiervoor dient een overdrachtsformulier te worden ondertekend door zowel de eigenaar van de database als de vertrekker. U kan dit formulier hier downloaden. Bezorg ons het ingevulde formulier via [email protected].  

  2. TESTEXTRACTIE

    Er wordt achter de schermen een testextractie uitgevoerd. Deze dient door de vertrekkende partij nagekeken te worden. Wij bezorgen de inloggegevens van deze testextractie aan de persoon die u opgeeft voor deze controle. Na ontvangst van het akkoord op de testextractie plannen wij de definitieve extractie in.

  3. DEFINITIEVE EXTRACTIE

    Wanneer het om een grote database gaat, plannen we de definitieve extractie in het weekend in.
    Vanaf de start van de definitieve extractie (een extractie start standaard om 22u) wordt er aan de vertrekkende partij gevraagd om NIET meer te werken in de database van waaruit hij/zij vertrekt. Raadplegen blijft wel mogelijk. De blijvende partij kan gewoon verder blijven werken.
    Zodra de extractie is voltooid, ontvangt de vertrekkende partij de volgende ochtend — of na een weekend op maandag — een login voor zijn eigen Kleos-database, waarin al zijn dossiers beschikbaar zijn.

    Tot aan de finale fusie met het andere kantoor kan u in uw dossiers werken in de voorlopig eigen Kleos database. 
    Opgelet, deze database bevat de configuratie van de database waaruit u bent vertrokken. Pas na finale fusie kan u gebruik maken van de configuratie ingesteld bij de database waarmee u wordt gefusioneerd.

    Na een extractie is de klant zelf verantwoordelijk voor het verwijderen en opschonen van de gegevens van de vertrekkende partij uit de oorspronkelijke database.

  4. TESTFUSIE

    Er wordt eerst een testfusie gedaan (achter de schermen). De toegang tot Kleos blijft perfect mogelijk gedurende test-interventies. De testfusie dient nagekeken te worden en goedgekeurd door het kantoor alvorens de finale testfusie wordt ingepland.

  5. DEFINITIEVE FUSIE

    Na ontvangst van het akkoord op de testfusie, kan de definitieve fusie worden gepland. Een finale fusie wordt in het weekend ingepland. Bij voorkeur te starten op een vrijdagavond wanneer het om grote databases gaat. Een fusie van 2 grote databases kan uitzonderlijk duren tot maandagavond. U wordt op de hoogte gebracht van de datum waarop de fusie zal starten. Vanaf dat moment is werken in beide databases NIET mogelijk tot de volledige fusie voltooid is. Zodra de fusie is afgerond, kunnen de gebruikers van de hoofddatabase opnieuw inloggen met hun gebruikelijke gegevens. De gebruikers van de over te zetten database ontvangen een nieuwe login. Deze wordt op de eerstvolgende werkdag na het weekend doorgestuurd, op voorwaarde dat de fusie volledig is afgerond.

  6. CONFIGURATIE NA EXTRACTIE/FUSIE

    Extractie:

    • Standaard configuratie
      • aanmaak login gebruiker(s)
    • Extra configuratie
      • aanpassen/aanmaken briefhoofd, emailmodellen, …
      • instellen nieuwe dossiersoort(en)
      • aanpassen/aanmaken tarieftabellen
      • …

    Fusie:

    • Standaard configuratie
      • aanmaak login gebruiker(s) van de overgezette database
      • samenvoegen van de identieke dossierrollen en dossiermappen
    • Extra configuratie
      • dubbele elementen na fusie optimaliseren (Briefmodellen, emailmodellen, agendatypes, taaktypes, prestatietypes, …)
      • bijkomende elementen (bv. dossiersoorten, prestatietypes, tarieftabellen, …) aanmaken
      • aanpassen briefhoofd

UITVOERINGSDUUR

Gemiddelde uitvoeringsduur is ongeveer 40 dagen vanaf bevestiging en ontvangst van alle nodige documenten.

PRIJS

Extractie en fusie met bijhorende post-configuratie - €1.365 excl. btw

Back To Top