Afhankelijk van uw situatie – extractie, fusie of een combinatie van beide – bieden wij een duidelijk stappenplan en transparante prijzen.

Stappenplan

Combinatie extractie uit Kleos database en fusie met andere Kleos database (onderdelen van 1 tem 6)
OF
Extractie uit Kleos database (onderdelen 1 tem 3 + 6)
OF
Fusie van twee Kleos databases (onderdelen 4 tem 6)

  1. BEVESTIGING EN AKKOORD

    U geeft ons de criteria door voor het filteren van de data voor overdracht van de advocaat (bv alle dossiers met referentie beginnend met AA...). Hiervoor dient een overdrachtsformulier ondertekend te worden tussen de eigenaar van de database én de vertrekker. U kan dit formulier hier downloaden. Dit dient samen met uw akkoord voor de uitvoering en prijs te worden bezorgd.

  2. TESTEXTRACTIE

    Er wordt achter de schermen een testextractie uitgevoerd. Deze dient door de vertrekkende partij nagekeken te worden. Wij bezorgen de inloggegevens van deze testextractie aan de persoon die u opgeeft voor deze controle. Na ontvangst van het akkoord op de testextractie plannen wij de definitieve extractie in.

  3. DEFINITIEVE EXTRACTIE

    Wanneer het om een grote database gaat, plannen we de definitieve extractie in het weekend in.
    Vanaf de start van de definitieve extractie (een extractie start standaard om 22u) wordt er aan de vertrekkende partij gevraagd om NIET meer te werken in de database van waaruit hij/zij vertrekt. Raadplegen blijft wel mogelijk. De blijvende partij kan gewoon verder blijven werken.
    Zodra de extractie is voltooid, ontvangt de vertrekkende partij de volgende ochtend — of na een weekend op maandag — een login voor zijn eigen Kleos-database, waarin al zijn dossiers beschikbaar zijn.

    Wanneer er nog een fusie volgt, kan u tot aan de finale fusie met het andere kantoor in uw dossiers werken in de voorlopig eigen Kleos database.
    Opgelet, deze database bevat de configuratie van de database waaruit u bent vertrokken. Pas na finale fusie kan u gebruik maken van de configuratie ingesteld bij de database waarmee u wordt gefusioneerd.

    Na een extractie is de klant zelf verantwoordelijk voor het verwijderen en opschonen van de gegevens van de vertrekkende partij uit de oorspronkelijke database.

  4. TESTFUSIE

    Er wordt eerst een testfusie gedaan (achter de schermen). De toegang tot Kleos blijft perfect mogelijk gedurende test-interventies. De testfusie dient nagekeken te worden en goedgekeurd door het kantoor alvorens de finale testfusie wordt ingepland.

  5. DEFINITIEVE FUSIE

    Na ontvangst van het akkoord op de testfusie, kan de definitieve extractie worden gepland. Een finale fusie wordt in het weekend ingepland. Bij voorkeur te starten op een vrijdagavond wanneer het om grote databases gaat. Een fusie van 2 grote databases kan uitzonderlijk duren tot maandagavond. U wordt op de hoogte gebracht van de datum waarop de fusie zal starten. Vanaf dat moment is werken in beide databases NIET mogelijk tot de volledige fusie voltooid is. Zodra de fusie is afgerond, kunnen de gebruikers van de hoofddatabase opnieuw inloggen met hun gebruikelijke gegevens. De gebruikers van de over te zetten database ontvangen een nieuwe login. Deze wordt op de eerstvolgende werkdag na het weekend doorgestuurd, op voorwaarde dat de fusie volledig is afgerond.

  6. CONFIGURATIE NA EXTRACTIE/FUSIE

    Extractie:

    • Standaard configuratie
      • aanmaak login gebruiker(s)
    • Extra configuratie
      • aanpassen/aanmaken briefhoofd, emailmodellen, …
      • instellen nieuwe dossiersoort(en)
      • aanpassen/aanmaken tarieftabellen
      • …

    Fusie:

    • Standaard configuratie
      • aanmaak login gebruiker(s) van de overgezette database
      • samenvoegen van de identieke dossierrollen en dossiermappen
    • Extra configuratie
      • dubbele elementen na fusie optimaliseren (Briefmodellen, emailmodellen, agendatypes, taaktypes, prestatietypes, …)
      • bijkomende elementen (bv. dossiersoorten, prestatietypes, tarieftabellen, …) aanmaken
      • aanpassen briefhoofd

UITVOERINGSDUUR

Gemiddelde uitvoeringsduur is ongeveer 40 dagen vanaf bevestiging en ontvangst van alle nodige documenten.

PRIJSLIJST

  • Splitsing van een Kleos-database (test + definitief): €455 excl. btw
  • Fusie van twee Kleos-databases (test + definitief): €910 excl. btw
  • Optimalisatie na fusie (optioneel): €455 excl. btw
    • Opschonen van dubbele elementen
    • Gebruikersaccount + rechtenprofiel instellen
    • Nieuwe dossiersoort met tarieftabel
    • Briefhoofd aanpassen

Voor een volledig nieuw briefhoofd na fusie, bijvoorbeeld als het logo, kantoornaam, huisstijl ook wijzigt, dient een aparte aanvraag te worden gedaan via dit formulier.

Back To Top