Selon votre situation – extraction, fusion ou une combinaison des deux – nous proposons un plan étape par étape clair et des tarifs transparents.

Plan par étapes

Combinaison d’une extraction depuis une base de données Kleos et d’une fusion avec une autre base de données Kleos (étapes 1 à 6)
OU
Extraction depuis une base de données Kleos (étapes 1 à 3 + 6)
OU
Fusion de deux bases de données Kleos (étapes 4 à 6)

  1. CONFIRMATION ET ACCORD

    Vous nous transmettez les critères pour filtrer les données à transférer (ex. : tous les dossiers dont la référence commence par AA…). Un formulaire de transfert doit être signé entre le propriétaire de la base et l’avocat partant. Ce formulaire est téléchargeable ici et doit être envoyé avec votre accord pour l’exécution et le prix.

  2. TEST D’EXTRACTION

    Une extraction de test est effectuée en arrière-plan. Celle-ci doit être vérifiée par la partie quittante. Nous fournissons les identifiants de connexion de cette extraction de test à la personne que vous désignez pour ce contrôle.
    Après réception de l’accord sur l’extraction de test, nous planifions l’extraction définitive.

  3. EXTRACTION DÉFINITIVE

    Lorsqu’il s’agit d’une base de données volumineuse, l’extraction définitive est planifiée durant le week-end.
    À partir du début de l’extraction définitive (une extraction commence par défaut à 22 h), il est demandé à la partie quittante de NE PLUS travailler dans la base de données qu’elle quitte. La consultation reste toutefois possible. La partie restante peut continuer à travailler normalement.
    Une fois l’extraction terminée, la partie quittante reçoit le lendemain matin — ou le lundi après un week-end — un identifiant de connexion pour sa propre base de données Kleos, dans laquelle tous ses dossiers sont déjà disponibles.
    Si une fusion doit encore suivre, vous pouvez continuer à travailler sur vos dossiers dans votre base de données Kleos provisoire jusqu’à la fusion finale avec l’autre cabinet.
    Attention : cette base de données reprend la configuration de la base de données d’origine. Ce n’est qu’après la fusion finale que vous pourrez utiliser la configuration définie dans la base de données avec laquelle vous fusionnez.
    Après une extraction, le client est lui-même responsable de la suppression et du nettoyage des données de la partie quittante dans la base de données d’origine.

  4. TEST DE FUSION

    Une fusion de test est d’abord réalisée (en arrière‑plan). L’accès à Kleos reste parfaitement possible durant les interventions de test.
    La fusion de test doit être vérifiée et approuvée par le cabinet avant que la fusion finale ne soit planifiée.

  5. FUSION DÉFINITIVE

    Après réception de l’accord sur la fusion de test, la fusion définitive peut être planifiée.
    Une fusion finale est programmée durant le week-end, de préférence à partir du vendredi soir lorsqu’il s’agit de grandes bases de données. Une fusion de deux grandes bases de données peut exceptionnellement durer jusqu’au lundi soir.
    Vous serez informé de la date de début de la fusion. À partir de ce moment, il ne sera PLUS possible de travailler dans les deux bases de données jusqu’à la fin complète de la fusion.
    Une fois la fusion terminée, les utilisateurs de la base de données principale peuvent se reconnecter avec leurs identifiants habituels.
    Les utilisateurs de la base de données transférée recevront un nouvel identifiant. Celui-ci sera envoyé le premier jour ouvrable suivant le week‑end, à condition que la fusion soit entièrement finalisée.

  6. CONFIGURATION APRÈS EXTRACTION / FUSION

    Extraction :

    • Configuration standard
      • création des identifiants des utilisateurs
    • Configuration supplémentaire
      • adaptation / création de l’en‑tête, des modèles d’e-mails, …
      • paramétrage de nouveaux types de dossiers
      • adaptation / création des tableaux tarifaires
      • …

    Fusion :

    • Configuration standard
      • création des identifiants des utilisateurs de la base de données transférée
      • fusion des rôles de dossiers et des dossiers identiques
    • Configuration supplémentaire
      • optimisation des éléments en double après fusion (modèles de lettres, modèles d’e-mails, types d’agenda, types de tâches, types de prestations, …)
      • création d’éléments complémentaires (p. ex. types de dossiers, types de prestations, tableaux tarifaires, …)
      • adaptation de l’en‑tête

DURÉE D’EXÉCUTION

Durée moyenne : environ 40 jours à partir de la confirmation et réception des documents nécessaires.

TARIFS

  • Scission d’une base Kleos (test + définitive) : 455 € HTVA
  • Fusion de deux bases Kleos (test + définitive) : 910 € HTVA
  • Optimisation après fusion (optionnel) : 455 € HTVA
    • Nettoyage des doublons
    • Création des comptes utilisateurs + profils
    • Nouveau type de dossier avec grille tarifaire
    • Adaptation de l’en-tête

Pour un nouvel en-tête complet après fusion (logo, nom du cabinet, charte graphique), une demande séparée doit être faite via ce formulaire.

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