La solution pour dématérialiser les assemblées générales
Pour les associations, l’Assemblée Générale est un événement essentiel. Son organisation doit répondre aux exigences réglementaires et permettre une parfaite communication avec les adhérents. Depuis l’épidémie du COVID, de plus en plus d’AG sont organisées en distanciel ou au format Hybride.
easyQuorum est la solution de dématérialisation des Assemblées Générales pour les associations. Elle simplifie l’organisation des AG en présentiel, en distanciel et en hybride. De plus, elle permet de transformer cette formalité juridique en véritable événement.
Avec easyQuorum vous avez la meilleure solution pour l’envoi des convocations, les votes électroniques, le recours à la visioconférence, la retransmission live avec régie son et vidéo, le partage sécurisé des documents et informations avec les adhérents, etc…
Les associations peuvent également tenir des conseils d’administration, des bureaux, des comités. Ses autres instances, primordiales pour la gouvernance, requièrent pour les grandes associations, une importante organisation. easyQuorum est également la solution de dématérialisation des instances de gouvernance. Avec la solution, vous mettez à disposition des administrateurs un espace ultra sécurisé pour consulter les documents. Vous simplifiez également toute l’organisation, de la création des documents à l’envoi des convocations.
easyQuorum est la solution de dématérialisation des Assemblées Générales pour les associations. Elle simplifie l’organisation des AG en présentiel, en distanciel et en hybride. De plus, elle permet de transformer cette formalité juridique en véritable événement.
Avec easyQuorum vous avez la meilleure solution pour l’envoi des convocations, les votes électroniques, le recours à la visioconférence, la retransmission live avec régie son et vidéo, le partage sécurisé des documents et informations avec les adhérents, etc…
Les associations peuvent également tenir des conseils d’administration, des bureaux, des comités. Ses autres instances, primordiales pour la gouvernance, requièrent pour les grandes associations, une importante organisation. easyQuorum est également la solution de dématérialisation des instances de gouvernance. Avec la solution, vous mettez à disposition des administrateurs un espace ultra sécurisé pour consulter les documents. Vous simplifiez également toute l’organisation, de la création des documents à l’envoi des convocations.
Vous souhaitez dématérialiser les AG & Board de votre association, contactez un de nos experts
Focus sur 3 fonctionnalités de dématérialisation pour les associations
Assemblées Générales en ligne
Avec easyQuorum, vous organisez en quelques clics une assemblée générale en ligne. La solution permet de gérer l’intégralité de l’organisation de l’AG, de la convocation (email / courrier) à la génération du procès-Verbal. Les participants se connectent à un espace ultra sécurisé pour consulter les documents, réaliser des votes électroniques, accéder à la visioconférence de l’AG, poser des questions…. En savoir plus sur Assemblée Générale en ligne .
Vote électronique Association
La solution la plus simple et complète pour l’organisation des votes électroniques des associations. Le vote est ultra sécurisé et vous permet de répondre aux recommandations de la CNIL. Avec easyQuorum, vous gérez simplement l’organisation du vote électronique pour votre association : les adhérents sont convoqués par email ou courrier, se connectent à un espace de vote sécurisé, réalisent leur vote en ligne. Vous pouvez suivre l’évolution des votes, réaliser des relances en vue de sécuriser le quorum. En savoir plus sur le vote électronique en assemblée générale
Vote en présentiel / Hybride pour l’AG de votre Association
Vous pouvez également utiliser la solution pour vos AG en présentiel ou en hyvride. Après avoir été convoqués par la solution, les sociétaires disposent d’un Pass pour émargement et peuvent voter depuis leur smartphone. Si l’Assemblée est en hybride, les sociétaires à distance peuvent consulter l’AG en visioconférence ou en Live. En savoir plus sur les AG hybrides .
Quels sont les avantages à la dématérialisation des instances des associations ?
Gain de temps
Vous simplifiez l’organisation de vos instances, des votes électroniques de votre association.
Sécurité
Vous sécurisez les votes, le Quorum, le partage des documents liés aux instances de votre association.
Evénement
C’est la Solution utilisée pour organiser les importantes assemblées des Coopératives : Retransmission Live, Live Vote, Espace personnalisable, etc.
Demandez une démonstration d’AG en ligne pour les associations
Liste des fonctionnalités à destination des grandes associations
Organisation des instances
Organisation simplifiée des AG et conseils : Envoi de mails, sms et relances, suivi du Quorum et des participations, statistiques de participation, suivi du présentéisme, workflow de validation, invitation Agenda, déclaration des bénéficiaires effectifs
Envoi des convocations
Envoi sécurisé des convocations en ligne en quelques clics : Génération automatisée des convocations et résolutions, contrôle de la délivrabilité, envoi des convocations par email ou par courrier (lettre simple ou recommandée), suivi du courrier LRAR, certificat d'envoi, envoi de mails de relance
Suivi du Quorum
Suivi automatisé et sécurisé du Quorum : Suivi du Quorum et des participations, relance des participants, envoi de mails, sms et relances, statistiques de participation, suivi du présentéisme
Vote et procuration en ligne
Vote et procuration électroniques sécurisés : Conformes aux recommandations CNIL 2019, Procuration électronique, suivi du Quorum et des participations, génération du procès-verbal et de la feuille de présence
Espace Adhérent
Espace sécurisé dédié aux adhérents de vote électronique à l'AG : Election, dépot de candidature des candidats, vote éléctronique, procuration électronique, vote à bulletin secret CNIL 2019, double authentification, multi accès société, consultation et annotation des documents, sécurisation des documents sensibles, consultation de l'odre du jour
Live Vote & Visioconférence
Organisation d’instances en visioconférence avec vote en temps réel : Contrôle de la délivrabilité, procuration électronique, Live Vote, visioconférence, webcast, double authentification, multi accès société
Emargement électronique
Signature de la feuille de présence électronique : Signature via tablette, QR code compatible, Lecteur de QR Code (douchette, Smartphone / Tablette)
Vote en présentiel
Dématérialisation du vote en présentiel : Vote en temps réel, depuis un smartphone ou une tablette, vote sécurisé, gestion des procurations
AG / Conseils hybrides
Organisation d’instances hybrides, avec une partie des participants en distanciel, l'autre en présentiel : Génération d'un pass avec QR code, suivi du présentéisme, visioconférence, vote en présentiel, vote en distanciel
RGPD
Conformité à l'ensemble de la règlementation du RGPD : Piste d'audit, hébergement dédié, pentest annuel, confidentialité des données
Collèges
Sur easyQuorum, vous pouvez paramétrer des collèges et associer des poids de vote. Vous pouvez limiter les pouvoirs au collège, vous visualisez les résultats des votes par collège.
Statistiques
Retrouvez toutes les statistiques de vos instances : participations, Quorum, votes, procurations.
Consulter les statistiques générales, par collèe, par adhérent. Téléchargez ces statistiques au format Excel. Exportez les graphiques pour vos rapports.
Consulter les statistiques générales, par collèe, par adhérent. Téléchargez ces statistiques au format Excel. Exportez les graphiques pour vos rapports.
Questions fréquentes sur la dématérialisation
des Assemblées Générales & Board des associations
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Quelles associations peuvent utiliser easyQuorum ?
Toutes les associations peuvent utiliser easyQuorum. La solution est notamment très répandue chez les grandes associations, fédérations, ONG, associations professionnelles, etc. -
Est-il possible de dématérialiser les AG de mon association ?
La réponse se trouve dans vos statuts. Le recours à la visioconférence ou la consultation via vote électronique est généralement précisé dans ce document.
Si les statuts ne le permettent pas, il vous faudra organiser une assemblée générale exceptionnelle pour les autoriser. -
Quelles réunions de mon association puis-je organiser sur easyQuorum ?
Vous pouvez organiser toutes vos Assemblées Générales (ordinaire, exceptionnelle, Mixte) et toutes vos réunions de gouvernance (Bureaux, conseils d’administration, comités, etc…) -
Quel modèle de convocation pour une assemblée générale d'association est recommandé ?
Pour une assemblée générale d'association, le modèle de convocation doit inclure des informations clés comme la date, l'heure, le lieu de l'assemblée, l'ordre du jour, et les modalités de participation ou de vote. Il est important que ce modèle soit clair et conforme aux statuts de l'association. Vous pouvez trouver des modèles standards ou les personnaliser en fonction des spécificités de votre association.
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