FAQ – Facturation électronique & Kleos
Réponses aux questions posées lors du webinaire de juillet
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Quand sera-t-il possible de s'inscrire à la Plateforme Agréée partenaire conformément aux exigences de la DGFIP ?L'inscription à Iopole sera possible dès la prochaine mise à jour de Kleos le 8 septembre. Cette inscription s'effectuera directement depuis votre logiciel selon votre abonnement.
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Peut-on également choisir Iopole pour la réception des factures ?Concernant la réception des factures, Iopole ne pourra pas être utilisé comme Plateforme Agréée de réception. En revanche, vous pourrez choisir toute autre P.A. de votre choix pour la réception des factures fournisseurs.
Nous vous recommandons de vous rapprocher de votre expert-comptable, qui pourra vous proposer une solution adaptée à la gestion des factures fournisseurs via sa plateforme ou son logiciel comptable. -
Doit-on s'inscrire sur un annuaire, ou est-ce que Kleos se charge de tout ?Lorsque vous allez souscrire à une P.A de réception, alors votre entreprise (SIREN) sera enregistrée sur l'annuaire national de la facturation électronique. Vos fournisseurs pourront alors vous identifier dans cet annuaire afin de vous adresser leurs factures électroniques via la plateforme choisie.
Très prochainement, Kleos proposera une fonctionnalité de recherche par API, des adresses de facturation électronique de vos clients dans l'annuaire national de la facturation électronique. Ces adresses, une fois trouvées seront enregistrées dans vos fiches clients, et conservées pour l’envoi des factures électroniques. -
J'utilise Kleos mais mon expert-comptable m'a fait signer avec une autre plateforme : quelle est l'utilité d'avoir une plateforme supplémentaire ?Votre comptable vous a probablement fait signer auprès de la P.A intégrée à son logiciel de comptabilité, afin de réceptionner vos factures d'achat/fournisseurs. Dans Kleos vous signerez auprès d'une P.A intégrée dans Kleos pour l’envoi de vos factures électronique. Votre cas est le cas d'usage normal et attendu.
- La réception des factures doit se faire coté logiciel de comptabilité au moyen de sa P.A
- L'émission des factures doit se faire au travers du logiciel de facturation (Kleos dans votre cas).
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Doit-on renseigner la TVA intracommunautaire ?Le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients est effectivement nécessaire pour l'émission de vos factures électroniques. Afin de vous accompagner dans cette transition, nous avons conçu un Guide pas à pas qui vous aidera à compléter les informations obligatoires requises dans le cadre de la facturation électronique. Découvrir le guide pas à pas
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Sur le logiciel Kleos, les factures sont envoyées par mail ou courrier aux clients : quelle est la manipulation pour les envoyer sur la plateforme ?Toutes les fonctions sont intégrées le plus simplement et intuitivement possible.
De la même manière qu'une facture est envoyée par email depuis Kleos, un bouton "envoyer facture électronique" sera accessible, et enverra alors votre facture en toute transparence.
Il ne restera qu'à suivre son bon acheminement au moyen des statuts des factures électroniques (le "cycle de vie"), qui seront accessibles depuis la liste de vos factures. -
Faut-il autant d'inscriptions individuelles que de personnes qui vont émettre des factures ?Non, seul le responsable légal du cabinet sera signataire auprès de la P.A partenaire.
Une fois votre cabinet inscrit, toutes les personnes travaillant pour le cabinet auront la possibilité d'émettre des factures électroniques pour le compte de votre entreprise. -
Comment les clients particuliers reçoivent-ils les factures ?Les clients particuliers ne sont pas concernés par la réception des factures électroniques, vous devrez continuez de leur adresser vos factures comme actuellement (par Email ou par courrier). En revanche les données de facturation seront émises, de façon automatique, au travers du e-reporting, à l'administration fiscale.
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L'e-reporting sera-t-il fonctionnel pour les clients particuliers avec Iopole ? Faudra-t-il également émettre des factures électroniques pour les particuliers ?Oui, nous assurerons l'émission du e-reporting pour les clients particuliers (BtoC). Pour cette typologie de clients il ne faut PAS émettre de factures électroniques, mais bien des factures en PDF par email ou courrier comme vous le faites déjà actuellement. La facturation électronique ne concerne que les clients entreprises (BtoB), pour les clients personnes physiques c'est bien l'émission du e-reporting à l'administration fiscale, qui sera effectuée depuis Kleos.
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Malgré le calendrier légal (septembre 2027), certains gros clients nous imposent d'émettre nos factures dès septembre 2026 : cela sera possible ?Oui, dès septembre/octobre vous aurez la capacité d'émettre des factures sous format électronique
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Peut-on, avant septembre 2027, envoyer en test quelques factures sans généraliser ces envois à tous les clients ?Oui, dès que vous serez inscrit sur notre Plateforme Agrée partenaire IOPOLE depuis Kleos, vous pourrez émettre vos factures au format électronique. Vous pourrez donc, en accord avec vos clients en capacité de recevoir des factures électroniques, effectuer des envois "tests" de factures électroniques.
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Un même professionnel peut-il avoir deux plateformes ? L'une pour la réception et l'autre pour l'émission ?Oui absolument, et c'est même conseillé.
- la P.A Kleos (IOPOLE) pour l'émission de vos factures clients,
- la P.A de votre logiciel de comptabilité ou tout autre PA de votre choix (sauf IOPOLE) pour la réception de vos factures d'achat
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Nous sommes deux cabinets individuels indépendants, l'abonnement est au nom d'un seul cabinet (un seul numéro SIREN) alors que nous communiquons avec nos papiers en tête et mails respectifs : comment faire ?Chaque entité fiscale configurée dans Kleos pourra s'enregistrer indépendamment sur la P.A partenaire. Si vous ne disposez pas de cette configuration, contactez nos équipes support qui pourront faire un audit et effectuer la configuration nécessaire.
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Nous sommes deux associés dans une SCM, la facturation Kleos se fait via la SCM mais nous facturons individuellement : chacun de nous pourra-t-il émettre et recevoir individuellement ses factures ?Vous pourrez enregistrer chacune des entités juridiques ou fiscales de votre cabinet de manière distincte. Chaque entité disposant de son propre numéro de SIREN devra effectuer sa propre inscription et sera identifiée individuellement sur la plateforme.
Si vous ne disposez que d'un seul numéro de SIREN, une seule inscription sera nécessaire. Chaque associé pourra néanmoins continuer à émettre individuellement les factures électroniques de ses propres clients. -
Puis-je émettre une facture au format UBL via Kleos et émettre également avec une autre plateforme, sachant que nous sommes deux cabinets indépendants inscrits chez Kleos sous un seul numéro SIREN ?Oui tout à fait, il sera possible de télécharger une facture électronique localement (formal XML) et de déposer la facture au travers d'une autre P.A au besoin.
Plateforme Agréée Iopole pour l’émission de vos factures
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Comment m’inscrire depuis Kleos sur la PA Iopole ?
D’ici septembre 2026, lors d’une mise à jour Kleos, il sera proposé de s’inscrire sur la PA partenaire Kleos, Iopole. Le responsable légal du cabinet d’avocats devra procéder personnellement à l’inscription au travers d’un processus KYC.
Une fois authentifié et inscrit sur l’annuaire, le cabinet sera en mesure d’émettre des factures au format électronique. -
Pourquoi avoir choisi Iopole comme PA officielle pour Kleos ?
Iopole est l’un des fournisseurs technologiques leaders en Europe, qui accompagne plus d'une centaine d'éditeurs de logiciels et garantit ainsi la conformité en matière de facturation électronique dans plusieurs pays d’Europe.
Fort de cette expertise paneuropéenne et de la fiabilité de ses services, nous avons choisi Iopole comme partenaire pour Kleos.
Cet acteur assure par ailleurs une confidentialité et sécurité maximales pour vos données : https://www.iopole.com/nos-engagements
Facturation électronique dans Kleos
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Kleos est-il compatible avec la réforme ?Oui. Kleos est compatible avec la réforme de la facturation électronique via la plateforme agréée partenaire Iopole.
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Kleos gère-t-il l'émission des factures électroniques ?Oui, Kleos gère l'émission des factures électroniques via la plateforme agréée Iopole.
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Kleos gère-t-il la réception des factures électroniques ?Non, la réception des factures fournisseurs relève du logiciel de comptabilité du cabinet ou du comptable comme actuellement. Ce fonctionnement ne changera pas une fois la réforme de la facturation électronique en place.
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Kleos permet-il de gérer le e-reporting ?Oui. Kleos permet la gestion du e-reporting, notamment pour les règlements clients et les opérations internationales.
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Kleos supporte-t-il les formats exigés par la réforme ?Oui. Grâce à sa plateforme agréée partenaire, Kleos supporte les formats structurés exigés par la réglementation.
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Puis-je suivre le cycle de vie de mes factures électroniques dans Kleos ?Oui. Des nouveaux statuts spécifiques permettent de suivre l’état de chaque facture électronique. De l’émission depuis Kleos, au transfert sur la PA de vos clients, jusqu’au retour des règlements.
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Les droits d’accès changent-ils ?Non. Les règles de confidentialité et de droits utilisateurs restent strictement inchangées.
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Quel est le process d’envoi après l’émission d’une facture ?L’utilisateur doit choisir d’émettre la facture au format électronique depuis Kleos. Des formations en ligne, et sur site, seront proposées à tous nos cabinets clients afin de leur présenter le nouveau mode de fonctionnement.
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Comment préparer mes données dans Kleos en vue du passage à la facturation électronique ?Si vous souhaitez vous préparer en amont et comprendre les vérifications à effectuer afin que vos données de facturation électronique soient bien renseignées, découvrez le pas à pas
Paramétrage et accompagnement
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Y a-t-il un paramétrage spécifique à effectuer ?Oui. Une mise à jour Kleos guidera l’inscription à la plateforme agréée. Le responsable légal du cabinet devra déclarer l’entreprise sur l’annuaire des entreprises pouvant émettre des factures au format électronique.
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Des formations seront-elles proposées ?Oui des sessions d’e-learning seront proposées aux cabinets. Si vous souhaitez un accompagnement personnalisé ou une formation dédiée, vous pourrez commander directement des bons d’accompagnement.
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Des webinaires sont-ils organisés ?Oui. Des webinars dédiés seront accessibles depuis la page de connexion Kleos et depuis la tuile webinaires accessible depuis Kleos.
Spécificités des cabinets d’avocats
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La confidentialité des dossiers est-elle préservée ?Oui, l’identité nominative n’est pas transmise à l’administration fiscale. Seules les données financières seront communiquées au PPF (métadonnées des fiches clients et des factures).