Kurze Reaktionszeiten und Flexibilität sind wichtig
„Wir arbeiten vor allem deshalb gern mit dem AKTE-System, weil es pro Mandat eine Akte vorsieht, in der alles transparent zu finden ist“, berichtet die Steuerberaterin. Sie kennt auch die Welt des Hauptwettbewerbers, dort habe man immer wieder aufwendig zwischen einzelnen Modulen wechseln müssen. Im Vergleich zu früheren Erfahrungen schätzt Gesa Janke an der ADDISON Akte-Lösung vor allem die Möglichkeit, dass auf Augenhöhe mit dem Software-Provider geredet werden kann – und dort auch Anregungen zu Anpassungen aufgenommen und umgesetzt werden.
Im Problemfall kommt die Hilfe zudem sofort: „Der Helpdesk funktioniert super. Es wird immer schnell reagiert: Wenn eine Frage aufkommt, gibt es eine kurzfristige Rückmeldung und Klärung“, sagt Janke. Auch im Bereich der Kanzleiorganisation kommt die Lösung zum Einsatz. „Wir haben eine umfangreiche eigene Buchhaltung, einschließlich Mahn- und Rechnungswesen. Durch die automatische Übernahme der Rechnungen und die Integration mit dem Zahlungssystem müssen wir unsere Rechnungen nicht eigens buchen. Statt in zwei Wochen sei die eigene Buchhaltung jetzt in einer halben Woche erledigt“, nennt Janke einen weiteren Vorteil.
Vieles funktioniere automatisiert auf Knopfdruck, anstatt jeden Buchungssatz einzeln einzutippen. Das Banking-Modul von ADDISON OneClick übernimmt den Kontenabgleich, dabei lässt sich die Bank drei Tage rückwirkend abrufen. Darüber hinaus nutzt man die Leistungserfassung. Perspektivisch wollen die Hannoveraner zudem die Möglichkeit erproben, Kalkulationsrechnungen pro Mitarbeiter/in zu erstellen. Bei einigen Mandantinnen und Mandanten, die ein überschaubares Rechnungsaufkommen haben, kommen bereits ADDISON OneClick-Apps zum Einsatz.
Die EDV ist ausgelagert
Im Steuerrecht gibt es – wie in kaum einem anderen Umfeld – regelmäßig eine erhebliche Menge an rechtlichen Änderungen und neuen Regularien. Sie müssen praktisch sofort in der Software abgebildet werden. „Bei Änderungen kommen die Updates sehr schnell“, lobt Gesa Janke. Doch mittlerweile muss sich das Team zum Glück nicht mehr selbst um das Einspielen kümmern. Im Jahre 2018 stand angesichts einer defekten Festplatte wieder einmal eine Hardware-Ent scheidung an. Janke, die sich in der Kanzlei auch mit den Fragen der Infrastruktur beschäftigt, diskutierte darüber mit einer Ansprechpartnerin von Wolters Kluwer, die als Alternative die Business Cloud (ADDISON ASP) ins Spiel brachte.
Dabei wird die gesamte Serverumgebung zu klar kalkulierbaren Fixkosten remote gehostet. Nach einer Evaluierung entschied sich die Steuerkanzlei, ihre Serverinfrastruktur auszulagern. Dabei bleiben die Hannoveraner unabhängig, jedoch erübrigt sich die Belastung, sich um die IT selbst zu kümmern. „Es ist sehr viel Aufwand weggefallen, seit wir die Hardware-Themen und den Aufwand für regelmäßige Updates oder Sicherheitspatches nicht mehr haben. Die Beschäftigten können sich so um das Steuerrecht kümmern, anstatt um die EDV“, zeigt sich die Steuerberaterin zufrieden.
Die Software wird über einen remoten Desktop zur Verfügung gestellt, auf Arbeitsplatzrechnern, aber auch auf mobilen Geräten mit Internetzugang. „Ein besonders wichtiger Vorteil ist für uns, dass wir uns keine Sorgen mehr um die Datensicherheit machen müssen: Es ist klar, dass ein auf Hosting spezialisiertes Unternehmen hier ein ganz anderes Sicherheitslevel bieten kann“, sagt Gesa Janke. Auch in Zukunft will man sich weiterentwickeln und die Software für die komplette betriebswirtschaftliche Unternehmensberatung nutzen. Im Bereich Finanzplanung sollen perspektivisch bei der Kostenrechnung mehr Soll-Ist-Vergleiche zum Einsatz kommen. Künftig überlegt die Hannoveraner Kanzlei zudem, ein elektronisches Archiv einzuführen
