Wat moet je weten over de boekhouding van jouw webshop?

Boekhouden: daar wil je als eigenaar van een webshop niet teveel aandacht aan besteden. Toch moet je, want de belasting vraagt je een administratie te voeren en om aangifte te doen. Maar boekhouden doe je ook voor je onderneming. Een snel en goed beeld van je resultaten helpt om de juiste beslissingen te nemen en je webwinkel te laten groeien. Goed nieuws: je kunt boekhouden makkelijker maken. Check deze boekhoudtips! 

Zelf doen of uitbesteden aan een webwinkel boekhouder?

Of je je boekhouding zelf doet of aan een boekhouder overlaat, zal afhangen van je ervaring met boekhouden, je budget en hoe groot je webshop is. Heb je een kleine webshop of heb je verstand van boekhouden, dan kun het prima zelf. De juiste boekhoudsoftware kan je hierbij tijd besparen. Daarmee kun je veel handelingen automatiseren. Bovendien heb je dan altijd snel inzicht in je geldstromen. Een boekhoudpakket gebruiken vraagt wel om kennis van boekhouden.
Wordt je boekhouding groter en complexer? Of is boekhouden niet je sterke punt en wil je er geen tijd aan besteden? Dan kan een webwinkel boekhouder of accountant je boekhouding voor je doen. Zo kun jij je helemaal focussen op je webshop. Je boekhouding uitbesteden is natuurlijk duurder dan het zelf doen. Vraag je webshop boekhouder of accountant hoe jullie kunnen samenwerken, want je hoeft niet alles uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld zelf je registraties verwerken, en je accountant je administratie voor je laten doen.

Waar moet je webshop administratie aan voldoen?

De belastingdienst stelt aan jouw webshop administratie dezelfde eisen als aan welk ander bedrijf. Zo moet je je administratie en relevante bestanden zeven jaar bewaren, en moet je ieder kwartaal btw-aangifte doen. Webshops lopen wel tegen wat unieke dingen aan. Betalingen komen bijvoorbeeld niet altijd overeen met facturen. Waar let je op?

• Bewaarplicht
  Heb je een webwinkel, dan kan het aantal facturen dat je verstuurt en ontvangt rap oplopen. Daarom is het belangrijk om je boekhouding op een ordelijke manier te organiseren, volgens de wettelijke richtlijnen. Je moet de administratie van jouw webwinkel bijvoorbeeld zeven jaar lang bewaren. En je administratie inzichtelijk kunnen maken als de Belastingdienst daarom vraagt. Lees meer over fiscale bewaarplicht op deze website.
• Facturatie
  Als eigenaar van een webshop moet je er dus voor zorgen dat je jouw boekhouding sluitend krijgt en inzichtelijk kan maken welke middelen in en uit de onderneming zijn gegaan. Daarom werk je niet alleen met bestelbonnen, maar gebruik je vooral facturen met daarop factuurnummers en andere verplichte gegevens. Krijg je te maken met retourzendingen die al betaald zijn door je klant? Dan ben je verplicht de betaling te crediteren en een creditfactuur te maken. Zeker wanneer je creditfacturen verstuurt, is het belangrijk dat de nummering van je facturen blijft kloppen. Neem in de facturatie ook de inkoop mee die je zelf voor de zaak doet, zoals verpakkingsmateriaal en een koeriersdienst.  Zo hou je de documentatie overzichtelijk en kloppend.
• Btw-aangifte
  Per kwartaal moet je aan de Belastingdienst melden hoeveel je verkocht hebt en hoeveel uitgaven je hebt gedaan voor jouw webshop (aangifte omzetbelasting). Ook moet je elk jaar je aangifte inkomstenbelasting inleveren. Heb je een BV, dan moet je ook de jaarrekening deponeren en de vennootschapsbelasting indienen. De verplichtingen vallen gelukkig mee, maar je moet er wel accuraat aan voldoen. Zo voorkom je problemen (en boetes)! 
• OSS-regeling voor leveringen binnen de EU
  Lever je ook producten buiten Nederland? Dan wordt je btw-aangifte wat complexer en krijg je te maken met de One Stop Shop (OSS) regeling. Dat is een éénloketsysteem voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Lees hier alles over de OSS-regeling. 
• Je inkoopfacturen automatiseren
  Houd je je inkoopadministratie handmatig bij? Dan kost het verwerken van digitale en papieren (credit)facturen, bonnetjes en contracten veel tijd en moeite. Bovendien moet je veel kennis hebben van boekhouden en weten welke regelgeving geldt voor welke typen kosten en inkomsten. De kans op fouten is dan best groot. Denk er eens over om het scannen van je inkoopfacturen en verwerken je administratie te digitaliseren, dat bespaart je veel tijd en verkleint aanzienlijk de kans op fouten. Kies bijvoorbeeld scan- en herkensoftware als Basecone- in combinatie met online boekhoudsoftware.

Kortom, er komt best wat kijken bij de boekhouding van een webshop. En zaken als facturatie kunnen lastig zijn. Gelukkig is er veel informatie beschikbaar, en kunnen boekhoudsoftware en/of een boekhouder veel voor je betekenen.

Hoe kies je een goed boekhoudpakket?

Ga je jouw webshop administratie zelf doen? Kies dan voor goede online boekhoudsoftware die je met je webshop mee kan groeien. Wat moet een boekhoudpakket kunnen, nu en in de toekomst? Je wilt niet na een tijdje overstappen op andere software. Lees ook: hoe kies ik het beste boekhoudprogramma.
Belangrijk voor webshops is dat het boekhoudpakket:

• goed koppelt met je webshop
• een groot aantal transacties kan verwerken
• buitenlandse valuta aankan

Je webshop koppelen aan de boekhouding

• Welke gegevens wil je synchroniseren? 
• Is je boekhouding of je webshop leidend qua prijzen? 
• Is je boekhouding of je webshop leidend bij productomschrijvingen?
• Zijn alle artikelen opgenomen in de boekhouding? (Tip: het kan handig zijn omzetgroepen aan te maken)
• Hoe wil je de boekhouding en de webshop synchroniseren? Handmatig of automatisch, en wat wil je precies synchroniseren?

Je hoeft niet zelf je webshopsoftware te koppelen aan een boekhoudprogramma. Er zijn verschillende bedrijven en platforms zoals bijvoorbeeld Webwinkelfacturen die dat voor je kunnen doen. Ook zijn er accountants die zich hierin gespecialiseerd hebben, of anders een ICT-afdeling hebben die de koppeling kan verzorgen. Een webshop die goed samenwerkt met je boekhoudpakket zorgt ervoor dat alle gegevens juist in je boekhouding komen, en bespaart je veel werk en onnodige fouten.