Cómo hacer un organigrama de una empresa
- Realiza una evaluación de los puestos existentes. Este proceso te ayudará a establecer las diversas categorías basadas en los roles laborales y sus respectivas responsabilidades (se recomienda comenzar desde la cúpula y avanzar hacia abajo). De esta manera, podrás formar grupos de trabajo o departamentos que conformarán la estructura de la empresa. Mediante el uso de un organigrama, podrás evitar duplicidades o posibles fallos en puestos específicos, al tener una visión integral de toda la organización.
- Crea una estructura de autoridad sólida que deja claro quién supervisa a quién y permita a los gerentes comprender las responsabilidades de cada individuo y a quién dirigir en cada tarea. Considera cuidadosamente la cantidad de personas que un supervisor tiene a su cargo y determina si existe una carga excesiva de empleados reportándole.
- Es fundamental obtener el consenso de todo el equipo de trabajo en la elaboración del organigrama, tanto al inicio del proceso como en etapas posteriores para efectuar cualquier modificación necesaria.
- Utiliza herramientas tecnológicas como OpenHR que facilitan la creación de tus propios organigramas, sin importar el modelo de gestión organizativa que utilices, y que además se integran con programas de nómina como a3innuva Nómina. De esta forma podrás mantener tu organigrama actualizado y visualizar de manera precisa a los empleados disponibles en cada departamento o área.
Al utilizar esta estrategia, establecerás una base sólida para la organización al contar con información esencial para la gestión de todos los procesos corporativos. Además, si tu software de recursos humanos se adapta perfectamente a la estructura de tu organización, te permitirá centrarte únicamente en el crecimiento.
Además, OpenHR facilitará la creación de organigramas flexibles para cada uno de los grupos de trabajo que hayas establecido en tu empresa. Podrás visualizar claramente cada área, departamento o centro, con los puestos de trabajo correspondientes, los nombres y las fotografías de cada persona.
Beneficios de un organigrama empresarial
Pero ¿cuál es la importancia de contar con un organigrama empresarial? Los beneficios que brinda la creación de organigramas tienen un impacto significativo tanto en la experiencia de los empleados como en la organización en sí. Tanto la empresa como los equipos son los principales beneficiados al implementar un organigrama.
- Crecimiento alineado con la estructura y los planes de la empresa: sin la representación visual y organizativa que proporciona un organigrama, la empresa no podrá crecer de manera efectiva. El organigrama nos permite tener una dirección clara y establecer objetivos específicos para cada área o departamento.
- Análisis ordenado de las estructuras organizativas: el organigrama nos facilita analizar de manera sistemática cada una de las estructuras representadas en la organización. Esto resulta crucial para identificar los departamentos o equipos necesarios para alcanzar los objetivos y obtener los resultados deseados.
- Coordinación e información clave: un organigrama nos permite acceder a información esencial y coordinar diversos aspectos del negocio y los proyectos en curso. Gracias a este conocimiento, podemos asignar tareas y desarrollar proyectos que impulsen el crecimiento y la consolidación de la empresa.
- Mejora de la experiencia del empleado: un organigrama facilita la comprensión de la jerarquía, las responsabilidades y las oportunidades de promoción dentro de la organización. La transparencia que proporciona el organigrama mejora la experiencia del empleado y fortalece el ambiente laboral.
- Detección de errores: un organigrama claro facilita la identificación de errores comunes. Podemos detectar duplicación de funciones, la falta de algún puesto esencial o cualquier otro error en la estructura que pueda estar afectando negativamente.
- Mejora en la comunicación entre empleados: la aplicación de un organigrama mejora la cohesión de los equipos, la asignación de tareas y la consecución de objetivos medibles. Esto conlleva una mejora en la comunicación entre los empleados.
- Fortalecimiento del liderazgo: con un organigrama, los líderes pueden reafirmar su posición al estar reflejados en una posición específica. Además, la organización puede tener una visión general de todos los responsables y asegurarse de que todo funcione correctamente. Esto permite identificar responsabilidades duplicadas o evaluar la confianza que el equipo tiene en su líder.
- Flexibilidad: un organigrama efectivo debe mantenerse actualizado en todo momento y permitir cambios precisos para adaptarse a los flujos de trabajo y mantener la agilidad de la organización.
Tipos de organigramas
En cuanto a los distintos tipos de organigramas, podemos clasificarlos en diferentes categorías:
Organigrama funcional
Este tipo de organigrama representa cada unidad de la empresa en relación con las funciones desempeñadas por sus miembros. Se inicia desde los cargos de mayor responsabilidad y se desciende hacia las distintas áreas de la organización.
Organigrama Circular
En este tipo de organigrama se utiliza una distribución en círculos concéntricos, comenzando por el centro donde se ubican los empleados de mayor responsabilidad. Las unidades de igual o menor jerarquía se despliegan alrededor.
Organigrama Horizontal
En este caso, las unidades jerárquicas se despliegan de izquierda a derecha. Cada columna representa un departamento y las líneas indican las relaciones entre ellos.
Organigrama vertical y variante de bloque
En este tipo de organigrama, las unidades se dividen de arriba a abajo, representando la jerarquía de responsabilidades de mayor a menor.
Organigrama Mixto
Este organigrama combina elementos horizontales y verticales para mostrar una mayor cantidad de unidades de forma más sencilla en la base.
Organigrama Jerárquico
Este tipo de organigrama se representa de forma vertical y se basa en las relaciones de poder dentro de la empresa.
Organigrama Matricial
Este organigrama es más flexible e introduce estructuras horizontales y verticales. Permite agilizar proyectos interdepartamentales y se divide en secciones verticales y horizontales.
Organigrama Informativo
Este organigrama es recomendado por su simplicidad y facilidad de comprensión para cualquier público.
Organigrama Analítico
Este organigrama tiene como objetivo comprender un proceso administrativo de forma global y generalmente requiere ser manejado por un experto especializado.
Organigrama Formal
Representa el modelo aprobado por la empresa en sus órganos directivos. El informal, al contrario, no requiere aprobación de ninguna dirección o consejo directivo.
Organigramas Generales
Proporcionan información a nivel general sobre una organización privada, representando unidades organizativas hasta el nivel de departamento u oficina junto con su jerarquía, dependiendo de las características específicas de la empresa.
Organigrama específico
Este tipo de organigrama ofrece información precisa sobre las relaciones de jerarquía y las responsabilidades de los miembros de un área específica de la organización, ya sea un equipo de trabajo, una oficina o un centro. La versatilidad de un software como OpenHR te permite visualizar de manera clara la estructura de un departamento, una oficina o un grupo de trabajo en particular, com vemos en este ejemplo:
Organigramas Integrales
Representan de forma visual y simple todas las áreas de una organización y sus relaciones como en el ejemplo siguiente:
Cómo seleccionar un creador de organigramas
Existen en el mercado múltiples soluciones usadas como generador de organigramas, pero para seleccionar una herramienta fiable a medio y largo plazo debemos fijarnos en los siguientes factores:
- Facilidad de uso: poder generar nuestros organigramas debe ser una opción sencilla y rápida, y permitirnos una actualización permanente en el mismo sentido.
- Integración con la gestión de nóminas y más: aprovechar la integración de una solución como OpenHR con a3innuva Nómina genera múltiples ventajas. Los datos quedan centralizados, en un entorno seguro, y podemos integrar la gestión de la nómina con cualquier factor relevante recogido en nuestros organigramas. Descubre en a3marketplace muchas más opciones.
- Solución cloud: las ventajas de trabajar en la nube explican su gran nivel de implantación. Máxima accesibilidad a los datos, evitar copias de seguridad, pago por uso o la tranquilidad de tener la información segura son las más valoradas.
