Slim digitaal met klanten en collega's samenwerken

Frank Kolijn bedient vanuit het Zeeuwse Terneuzen talloze ondernemers in het mkb. Van ZZP’er tot bedrijf met vijftig medewerkers. Om slim digitaal met klanten en collega’s samen te werken koos hij voor Twinfield Samenwerken. 'Dit geeft ons structuur en rust.'

‘De accountant die je kent’, is de slogan van accountantskantoor frank. “Dat is geen holle frase. Veel accountants hebben het over naast de ondernemer staan en hem of haar goed kennen. Maar wij doen ons best om ook echt de persoonlijke situatie van de ondernemer te kennen. Van verjaardag en hoe het met de kinderen is tot aan persoonlijk toekomstbeeld. Dat is vooral oprechte interesse, maar het is ook belangrijk als je écht iemand wil bijstaan. Om een voorbeeld te geven: je kunt – bij wijze van spreken - wel een ondernemer een BV adviseren, maar past dit bij iemands persoonlijke situatie? Heeft diegene er gevoel bij? Los van het zakelijke, vind ik het ook gewoon leuk om te horen wat mede-ondernemers bezighoudt. Gesprekken mogen ook best die diepgang hebben.'

Vergeten facturen of bonnetjes 

Zo werd accountantskantoor Frank één van de eerste gebruikers van Twinfield Samenwerken. De reden hiervoor zal herkenbaar zijn voor veel accountantskantoren. 'We gebruiken al Twinfield Boekhouden, een scan- en herkenoplossing en een bankkoppeling. We zijn dus al wel voor een groot deel gedigitaliseerd. Maar waar we tegenaan liepen was dat klanten vaak incompleet en niet altijd op tijd aanleverden. Een ondernemer vergeet bijvoorbeeld bonnetjes of facturen aan te leveren. Wij moeten daar dan om vragen. Per ongeluk levert hij of zij er dan bijvoorbeeld zeven aan in plaats van de volle tien. Je moet daar dan weer op reageren, waarna er zo flink wat dagen overheen gaan. Tijdrovend omdat je er weer achteraan moet bellen. Hierdoor kun jij bovendien je belofte om de administratie up tot date te houden, niet nakomen.'

Wie doet wat wanneer? 

Binnen Twinfield Samenwerken legt Frank met de ondernemers de onderlinge afspraken vast in serviceovereenkomsten. 'Daarin staat eigenlijk wie wat wanneer doet. Je kunt vervolgens de taken en het proces neerleggen in het systeem, waardoor je zelf ook een duidelijke planning hebt. Vervolgens kunnen onze klanten en wijzelf reminders ontvangen via de mobiele app. Ondernemers kunnen ook berichten naar ons sturen, die dan meteen in het dossier komen. Geen vertragingen meer in de verwerking van bijvoorbeeld facturen en bonnetjes. De ondernemer hoeft dus niet meer te bellen of e-mails te sturen om te weten hoe het ervoor staat. Dat kan hij zo in de app zien.'

Ondersteuning was top

Het kantoor kreeg hulp bij de implementatie. Een aantal keer waren er Twinfield medewerkers ter plaatse, maar was er ook regelmatig contact via videobellen. 'Die ondersteuning was top. Alle credits daarvoor. Net zoals de helpdesk van Twinfield hiervoor altijd goed en snel bereikbaar is. Tijdens de overleggen spraken we continu de zaken door waar we tegenaan liepen. We hebben bijvoorbeeld het proces van het aanmelden van een klant nog eens kritisch bekeken. Dat was eerst gecompliceerd en dat is daarna vereenvoudigd. Dat alles om het proces zo soepel mogelijk voor accountants en ondernemers te laten verlopen. Zodat het uiteindelijk heel erg makkelijk is.'

Beter beeld van de werkzaamheden

Frank noemt structuur als een van de belangrijkste winstpunten van Twinfield Samenwerken. 'Je wordt gedwongen te kijken naar je eigen proces. Het is niet dat we niets planden, maar we pakten dat wel niet zo gestructureerd aan als in dit systeem. Met Twinfield Samenwerken heb je overzicht van wat wanneer gaat lopen en dat dwingt je meer in een werkpatroon. Je kunt ook zien waar in het proces je bent met een klant. Wat moet er nog gebeuren om de btw-aangifte te doen? Wie werkt aan welk dossier met welke klant? Dat biedt veel overzicht maar ook rust, want voorheen waren die twee à drie dagen voor sluiting van het kwartaal best stressvol. Nu plannen we taken beter in, zodat we deadlines als het ware naar voren halen. Daarnaast hebben we dus een beter beeld van waar we staan en kun je ook bijspringen als een collega het te druk heeft of ziek is.'

Je klant meekrijgen

Frank en zijn collega’s zijn begonnen met het inrichten van het proces voor administraties in Twinfield Samenwerken, maar gaat in 2021 het proces voor de jaarrekening toevoegen. Het is volgens Frank daarbij wel belangrijk dat de klant een incentive heeft om de Twinfield Samenwerken-app ook te gaan gebruiken. 'Daar zijn we wel mee aan het stoeien geweest. Je wilt niet straffen als een klant zijn input niet digitaal aanlevert, maar je kunt hem of haar bijvoorbeeld wel zeggen dat, als hij de vijfde aanlevert, zijn administratie de tiende up to date is. Als die administratie up to date is, heef de ondernemer daar ook weer stuurinformatie aan. Daarnaast geven we de klant duidelijk aan dat het ons werk echt helpt als hij digitaal aanlevert. Als je een goede band met je klant hebt, is hij eerder geneigd je te helpen.'         

Digitaal werken krijgt een boost

Frank schat in dat digitaal werken dankzij de coronacrisis wel meer momentum krijgt. “Wij werken vrij veel regionaal. Je ziet dat ook in onze regio mensen meer bereid zijn om naar digitale middelen te grijpen om toch te kunnen samenwerken. Dat heeft een versnelling gekregen. Waarbij ik wel merk dat de digitale mogelijkheden soms sneller gaan dan wat ondernemers willen. Sommige klanten zijn gewoonweg nog niet zo ver. Dat neemt niet weg dat ik duidelijk de winst van Twinfield Samenwerken zie. Net als bij alle digitale veranderingen is het belangrijk dat je dit oppakt op het juiste moment. Samen met je klant. Bijvoorbeeld als deze klant net nieuw is bij jouw kantoor. Zo’n nieuwe manier van samenwerken geeft in elk geval een goede reden om het met onze klanten over het proces van de administratie te hebben. Je denkt eigenlijk dat dit voor hem wel helder of vanzelfsprekend is, maar dat blijkt vaak toch van niet. Zo’n gesprek brengt dan ook meer verdieping in het contact met de klant. Het schept duidelijkheid en begrip.”

 

Maak ook kennis met Twinfield Samenwerken!