'We werkten in eerste instantie met andere projectmanagement software, dat zal in totaal een periode van zo’n jaar of tien geweest zijn. Mede omdat ons bedrijf al een tijd geleden van omvang was veranderd, werd het tijd om op zoek te gaan naar een ander softwarepakket dat beter aansloot op onze wensen'. Aan het woord is Annemarie Top, voor Verebus aan de slag als interim controller. Verebus is een technische dienstverlener met kennis en ervaring op het gebied van asset management en bijhorende documentatiediensten. 

Yvi Ruby doet precies wat het moet doen

'Zo bleek in de praktijk dat onze projectstructuren dusdanig versimpeld waren dat we behoefte kregen aan een ander type projectmanagement software. En tegelijkertijd waren er bij de andere aanbieder wat issues waar we niet zo blij mee waren. Daarnaast waren de kosten relatief hoog. In onze zoektocht naar een nieuwe aanbieder kwamen we al snel bij YVI Family terecht, via onze toenmalige controller. Hij was van mening dat dit een goed pakket voor ons zou kunnen zijn, en dat bleek inderdaad waar. Bovendien is de koppeling tussen YVI Ruby en Twinfield Boekhouden voor ons goud waard.

Over dit pakket kan ik niet anders zeggen dat het op een eenvoudig te gebruiken manier precies doet wat het moet doen. Die praktische inslag past ook goed bij de wijze waarop ons bedrijf in elkaar zit: we zijn vrij nuchter, doen wat marktonderzoek en willen vervolgens zonder al teveel omhalen intuïtief een besluit kunnen nemen over de aanschaf van een nieuw pakket. Het was in deze ook vooral de eenvoud van dit pakket dat ons aansprak. Misschien heeft het ook wel met onze bedrijfscultuur te maken, we zijn gewoon op zoek naar het beste in de markt zonder dat we allerlei overbodige toeters en bellen verwachten.'

Het grootste voordeel tot nu toe

'De overstap naar YVI Ruby heeft ons verschillende voordelen gebracht, het betekent sowieso een enorme kostenbesparing. Daarnaast is er als gevolg van deze samenwerking ook intern bij ons veel veranderd. Dat heeft ermee te maken dat de software dusdanig intuïtief werkt dat mensen er graag mee aan de slag gaan. Wanneer iets ingewikkeld was om in te voeren, dan werd het vóór de komst van YVI Ruby al snel naar de controller doorgezet. En nu zie je ontstaan dat projectleiders zelf de projecten invoeren, de geschreven uren goedkeuren en de financiële voortgang van hun project te allen tijde zelf kunnen opvragen. Bovendien is de beheersing van de projecten, daarmee bedoel ik financieel-administratief, veel beter op orde. Dat heeft te maken met de eenvoudige rechttoe rechtaan benadering van de data, de eenvoud van het pakket. Ook factureren we via Yvi Ruby en die items worden automatisch, direct één op één overgezet naar onze boekhouding in Twinfield. Het is handig dat Twinfield Boekhouden zo makkelijk koppelt met veel uiteenlopende softwarepakketten. Tot slot is deze software ook veel stabieler dan we gewend waren. En dat werkt gewoon heel fijn. Het is bruikbaar, het is inzichtelijk, de aansluitingen tussen het grootboek/Twinfield en de subadministratie in YVI Ruby zijn heel makkelijk te maken. Dus eigenlijk kunnen we stellen dat we ‘in control zijn’ met onze administratie.'

De koppeling Yvi Ruby en Twinfield Boekhouden brengt efficiency, stabiliteit en zekerheid. 
Annemarie Top, interim controller Verebus

Pro-actief, spot on en gemoedelijk

'Als we de helpdesk bellen, worden we vriendelijk te woord gestaan en eigenlijk zijn er nauwelijks storingen. Het contact gaat vooral over bepaalde meldingen die we krijgen, die we niet direct begrijpen, over ondersteuning hoe we het beste een bepaalde wijziging kunnen doorvoeren of andersoortig advies. Ook heeft YVI Family me geholpen met het inrichten van wat zaken in Power BI. En dat is heel vriendelijk van ze, want dat hoeven ze in principe niet te doen. Wanneer ik deze samenwerking in drie woorden zou moeten beschrijven, dan komt er als vanzelf de term proactief in me op. Dat komt omdat ze gevraagd én ongevraagd advies geven. Dat vind ik mooi. Verder ervaar ik de software die men biedt ook als spot on en de samenwerking in zijn geheel als gemakkelijk en gemoedelijk. Het is eenvoudig om contact met ze te leggen en dat maakt het laagdrempelig allemaal.'

Bespaar tijd en verminder fouten

'Als je afhankelijk bent van werken met projecten inclusief tijdregistratie dan is dit absoluut een pakket waar je prima mee vooruit kunt. Het is zó rechttoe rechtaan dat er eigenlijk niets mis kan gaan. Het enige dat je wat mij betreft wel altijd goed voor ogen moet houden, is dat je vooraf bedenkt welke data je uit je software wilt krijgen. 
En sta ook stil bij de koppelingen die je met het pakket van je beoogde keuze kan maken. Zoals ik al aangaf is voor ons de koppeling met Twinfield éssentieel, omdat je anders zaken dubbel aan het doen bent. Gegevens handmatig invoeren is foutgevoelig, tijdrovend en bovendien echt niet meer van deze tijd. Op die manier bezien brengt deze koppeling efficiency, stabiliteit en zekerheid. En dat is precies wat ik nodig heb om mijn vak goed uit te kunnen voeren', besluit Annemarie.

Back To Top