Slimmer boekhouden in de agrosector

Twinfield Boekhouden en Basecone ontwikkelen steeds meer functies waarmee ze agrariërs kunnen ondersteunen in het complexe boekhoudproces. Bijvoorbeeld door het volledig automatisch inlezen van facturen en het splitsen van factuurregels. De boekhouding van een agrariër is namelijk wezenlijk anders dan die van een gemiddelde mkb’er. En door innovatie en digitalisering in de agrosector valt er nog steeds veel winst te behalen. De visie van Tim Ranshuysen van Accon avm is dat alle systemen, ook van toeleveranciers, digitaal worden. 'Met inzicht in relevante cijfers kun je meer resultaat behalen. Daarom is digitalisering in de agrosector zo belangrijk.' 

Even voorstellen: Accon avm

Accon avm is al meer dan honderd jaar sterk vertegenwoordigd in de agrosector. Ook mkb is een belangrijke pijler voor de landelijke, full service advies- en accountancy organisatie. In de agroportefeuille heeft de organisatie ondernemers die voorop lopen, maar uiteraard ook nog ondernemers die nog wat minder gebruik maken van nieuwe technieken. Tim Ranshuysen is directeur digitalisering en innovatie bij Accon avm: 'Ik ben verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met innovatie en digitalisering. De focus ligt daarbij níet op interne zaken. Maar juist op hoe wij onze klanten en medewerkers optimaal gebruik kunnen laten maken van automatisering en techniek. Zodat de mensfactor, de ‘handjes’, wordt beperkt. En het repeterende werk door een computer wordt gedaan en deze mensen andere zaken kunnen doen om klanten van dienst zijn zoals meer contact en het interpreteren van cijfers.'

Digitalisering neemt een vlucht

De toegevoegde waarde van Accon avm voor de melkveehouder, varkenshouder en akkerbouwer is dat de organisatie mensen in dienst heeft die naast de accountancykant ook veel van de branche weten. Tim: 'Zij weten echt alles van bijvoorbeeld wet- en regelgeving rondom fosfaat, stikstofrechten, varkensrechten… Dus het gaat veel verder dan alleen een jaarrekening opmaken en de IB-aangifte doen.' Volgens Tim neemt de komende jaren digitalisering een vlucht. 'Ik ga wekelijks bij twee klanten langs en zie dat als ik bij de gemiddelde boer kom, dat hij al zestig tot zeventig procent van zijn facturen digitaal krijgt. Mijn ervaring met agrariërs is dat ze al best veel digitaal werken. Omdat ze te maken hebben met andere systemen en zaken die allemaal via de digitale snelweg gaan. Mijn visie is dat alle facturen, ook van toeleveranciers, digitaal worden. Wij zullen hierop aan moeten sluiten via een automatiseringsstraat, waarbij de mens alleen in het proces komt als er iets misgaat. De agrosector is heel specifiek, maar tegelijkertijd ook heel standaard.'

Praktijkvoorbeeld agro

Een voorbeeld: een factuur van de voerleverancier komt bij een varkenshouderij die verschillende varkens heeft, van zeug tot big tot beer. Die varkens krijgen allemaal een eigen soort voer, maar ze krijgen wel altijd hetzelfde soort. Dat voer staat vaak op één factuur en zal wel gesplitst moeten worden. Die varkenshouder wil weten hoeveel voer hij geeft aan een big en hoeveel het oplevert. Dit zijn zaken die je heel goed kunt automatiseren als iedereen in de keten meewerkt. Uiteindelijk zullen accountants en adviseurs ook deze toeleveranciers moeten helpen zodat ze gesplitst en digitaal deze gegevens aanleveren. Nu gaat dat splitsen vaak handmatig. Ik geloof erin dat die toeleverancier bijvoorbeeld een code kan meegeven op de factuur. Zo kan hij sneller zien of hij bijvoorbeeld meer rendement maakt met zestig of honderd koeien. Daar help je ondernemers echt mee! Accountants die sec een jaarrekening verkopen zijn voor deze agro-ondernemers echt niet interessant.”

Met inzicht meer resultaat

Tim vervolgt: 'bij een gemiddelde mkb’er wordt veel meer op één hoop gegooid. Agrariërs willen sowieso altijd al veel meer gedetailleerde informatie. Door inzicht in cijfers te geven helpen wij met zijn bedrijfsvoering. Met goed specificeren kun je echt verschil maken! Een voorbeeld: ik was afgelopen week bij een pluimveehouder met vier stallen. Hij wil per stal gaan bekijken wat het hem oplevert. Als je dat geautomatiseerd doet, weet zo’n pluimveehouder op tijd wanneer een stal minder rendabel wordt en kan hij daar naar handelen. Als je dit handmatig blijft doen, is het creëren van dit soort inzicht voor de boer veel te duur. Het handmatig overtikken van facturen heeft echt zijn langste tijd gehad!'

Voordelen Basecone en MVA-module

De agrosector is complex en het uitsplitsen van facturen en kosten is belangrijk. Hiervoor heeft Twinfield Boekhouden koppelingen met EDI-Circle en Basecone, waarmee specifieke landbouwinformatie automatisch vanuit EDI-Circle naar de scan & herken oplossing van Basecone gaat. Via de landbouwmodule is het in te lezen in Twinfield. Vanuit EDI-Circle worden XML-facturen elke nacht automatisch aangeleverd in Basecone. De XML-facturen worden op regelniveau uitgesplitst en de regelgegevens, inclusief aantallen, worden overgenomen in Basecone en worden doorgeboekt naar Twinfield. Op dit moment moet je nog handmatig in Basecone een grootboekrekening invoeren. UBL-mapping staat hierbij hoog op de ontwikkelagenda. We moeten naar oplossingen toe dat systemen dat gaan doen in plaats van dat de accountant het handmatig in moet voeren. 

Wat is volgens Tim het voordeel voor de agro klant van de materiële vaste activa module (de MVA-module)? 'Voor agro zitten in de MVA-module hele specifieke zaken. Een agrariër kan bijvoorbeeld kiezen in hoeveel tijd hij een tractor afschrijft en dat moet hij helemaal kunnen specificeren. En voor bijvoorbeeld een OZB-aangifte moeten voor specifieke agrariërs meerdere posten aan elkaar worden verbonden. Dat zit allemaal in de MVA-module van Twinfield.' 

Tijdsbesparing van 25 tot 50%

'De koppeling tussen Twinfield en Basecone werkt heel goed. In de agrosector besparen we ongeveer 25 tot 50 procent tijd bij het verwerken van de administratie. Dit is in vergelijking met het handmatig verwerken in een in- en verkoopboek.' Naast tijdsbesparing zijn er meer voordelen te noemen volgens Tim: 'we willen en kunnen de klant meer tussentijds inzicht geven. Dat is wat we ook beloven. Als jij alles digitaal aanlevert, krijg je van ons een dashboard waarin je kan zien hoe je ervoor staat. Nu kunnen we ze tijdig van advies voorzien. Het geeft banken bijvoorbeeld ook een beter gevoel als we ze meteen inzicht geven. Ze hebben veel meer vertrouwen in actuele cijfers, dan in een jaarrekening van een jaar geleden.'

Een grote wens van Tim is dat de koppeling via Basecone nog beter wordt met EDI-Circle. 'Dat moet technisch mogelijk zijn. Mijn visie is dat EDI-Circle de data aanlevert en ik wil het liefst die data meteen in Twinfield hebben, waarbij alle data meekomt. Daarnaast zou ik in Basecone facturen digitaal willen mappen. En er moet iets komen waarmee de klant zijn of haar betalingen in Twinfield of Basecone kan doen, zonder extra kosten. Klanten willen dat het makkelijker gaat. Bijvoorbeeld via een app waarmee hij direct kan betalen.'

Professioneel en persoonlijk

Tim vertelt dat het contact met Twinfield altijd heel goed is. Hij heeft vooral contact met consultant Peter Gaanderse. 'Als ik hem bel, lost hij het altijd op. Hij is zeer oplossingsgericht en praktisch. En ik heb goed contact met Martijn Beens die over de koppelingen gaat. Ook hij is toegankelijk en kan ik direct mailen bij een vraag. Meestal heb ik dezelfde dag nog antwoord. Dat geldt ook voor David de Haan, die als accountmanager van Accon avm alle klantprocessen begeleidt.' 

Maak kennis met Twinfield en Basecone voor de agrosector

Voor het online verwerken van agrofacturen, gebruik je de combinatie van Twinfield en Basecone!