Dit zijn de future-proof geheimen van technologieleiders in de advocatuur

Cliënten staan te springen om advocatenkantoren die goed inzetten op technologische innovatie. Helaas houden veel kantoren juist angstvallig vast aan traditionele manieren van werken. Waarom heeft de advocatuur zoveel moeite met veranderen? Innovatieve bedrijfsvoering biedt kansen, zet markten in beweging en creëert een gezond ecosysteem voor toekomstbestendig ondernemen. Ontdek in dit artikel hoe je ‘langdurige relaties opbouwt met cliënten, automatisch werkt aan een duurzaam imago voor je kantoor, meer winst maakt en de concurrentie voor blijft’. In gesprek met Wouter Seinen, Partner en Head of Amsterdam Office bij Pinsent Masons.

Werk aan langdurige cliëntrelaties dankzij technologie

Uit het Future Ready Lawyer onderzoek dat jaarlijks wordt uitgevoerd door Wolters Kluwer, blijkt dat de vraag van cliënten naar technologievaardige advocatenkantoren in 2022 een recordhoogte bereikte. Pinsent Masons is een voorlopers op het gebied van technologische innovatie. Wouter Seinen legt uit vanuit zijn leidinggevenderol, hoe je door een verandering van mindset en de inzet van technologie niet alleen langdurige relaties kan opbouwen met cliënten, maar tegelijkertijd ook bouwt aan een duurzaam imago. “Kantoren met een innovatieve blik op digitalisering drukken een stempel op de juridische sector. Zij hebben een enorme voorsprong op de concurrentie en maken meer winst. En dat is essentieel om te blijven bestaan, want veel cliënten overwegen om over te stappen naar een ander advocatenkantoor als het huidige kantoor de manier van samenwerken met de cliënt niet verandert,” aldus Wouter.

Focus je ook op business development

Voorlopers in de juridische sector, zoals de Amsterdamse divisie van Pinsent Masons, worden vaak aangeduid als technologieleiders. We vroegen Bas Jansen, Sales Manager Legal bij Wolters Kluwer, wie die technologievaardige advocatenkantoren eigenlijk zijn en hoe we ze kunnen herkennen. “Het gaat meestal niet om de grote en traditionele kantoren. Je ziet innovatieve transities juist ontstaan bij de kantoren die kleiner qua omvang en meer wendbaar zijn. Deze kleinere kantoren willen grote stappen voorwaarts zetten en zijn daar op een vernieuwende manier mee bezig,” vertelt Bas. “Hun doel is om cliënten zo goed mogelijk van dienst te zijn en de inzet van technologie en legal tech is een manier om dat voor elkaar te krijgen, niet een doel op zich. Wat mij vooral opvalt is dat al deze kantoren mensen in dienst hebben voor business development. Deze medewerkers houden zich dagelijks bezig met de vraag hoe de werkwijze van het kantoor beter kan aansluiten op de behoeften en verwachtingen van hun cliënten.”

Roep jezelf geen technologische halt toe

Inzetten op het gebruik van technologie wordt in de komende jaren alleen maar belangrijker. Wouter Seinen meent dat de basis om te kunnen groeien op technologisch vlak enerzijds ligt bij het begrijpen van de eigen processen en anderzijds ligt bij de grote bereidheid om zelf anders te gaan werken. “Het is een proces van jaren. Bij Pinsent Masons hebben we het standpunt dat we zelf ook altijd in transformatie zijn. Als je zegt dat je de verandering al bent doorgegaan, roep je jezelf een halt toe. Zorg dat je in beweging blijft.”

Gedraag je als je grootste cliënt

De voorlopers in de advocatuur proberen zich volgens Wouter hetzelfde te gedragen als hun belangrijkste cliënten. “Wij organiseren ons anders dan een conventioneel advocatenkantoor. Wij gedragen ons hetzelfde als onze grootste cliënten, legt Wouter uit. “Het idee hierachter is, als wij ons aanpassen aan hun manier van werken, wij de toch al ingewikkelde juridische boodschap begrijpelijker kunnen overbrengen. Wat ten goede komt aan de klantrelatie. We gebruiken de technologie die onze cliënten ook binnen hun eigen organisatie gebruiken. Bijvoorbeeld om een overleg op te zetten of het uitbrengen van adviezen. Als je deze producten niet gebruikt, blijft er een afstand tussen jou en de cliënt. Je kan niet aan de verwachtingen voldoen,” voorspelt Wouter.

Efficiënter werken betekent meer relevantie

“Juridische professionals werken met een enorme lading aan informatie,” vertelt Bas. “Koplopers in het gebruik van innovatieve technologie en legal tech, willen deze informatie efficiënt voor zich laten werken. Zij willen er snel doorheen gaan en de kern eruit halen. Niet langer lange lappen tekst lezen, maar tijd besparen door relevante informatie goed doorzoekbaar onder de knop te hebben. Nieuwe producten als InView spelen in op die behoefte. Hiermee kom je snel tot de kern van een zaak, zonder dat je pagina’s aan informatie hoeft door te gaan.”

Met tooling inspelen op cliëntbehoefte

Wouter meent dat het bij het inspelen op de verwachtingen veelal draait om een combinatie van techniek en mindset. Het gebruik van legal tooling alleen is volgens hem niet voldoende om de cliënt goed te bedienen. “Wij maken het grote verschil doordat wij inspelen op de behoeften van de cliënt. Het verschil tussen ons en traditionele kantoren is dat wij het advies gieten in de vorm die voor de cliënt werkt, zodat zij alles beter begrijpen. Zo hebben wij voor een cliënt het advies over een complex onderwerp neergezet in een aantal slides. En voor een andere cliënt zetten wij de adviezen in een online gedeeld tekstdocument, zodat zij er gelijk mee aan de slag kunnen. Dit werkt voor hen sneller en je kan makkelijker samenwerken. Wel moet je je flexibel kunnen opstellen en duidelijke afspraken maken, want soms kan het wat rommeliger werken zijn. Doordat je bijvoorbeeld tegelijkertijd met een cliënt in hetzelfde document werkt.”

Maak meer winst met een ander verdienmodel

Eén van de belangrijkste redenen waarom advocatenkantoren niet willen veranderen, is omdat zij op basis van het uurtje-factuurtje verdienmodel werken. Als zij efficiënter werken, kunnen zij minder uren factureren, is de gedachte. Uit het Future Ready Lawyer rapport blijkt echter dat juist de technologievaardige advocatenkantoren, die af zijn gestapt van dit verdienmodel, ook op financieel vlak meer winst maken dan andere kantoren.

Geef gratis kennis weg en bouw aan je cliëntrelatie

Wouter stelt echter wel dat winst maken niet de eerste prioriteit moet hebben: “Ons kantoor wil langdurige relaties opbouwen met bedrijven. Daarom doen we ook het werk dat minder inkomsten oplevert en investeren we ook veel eigen tijd in cliënten en de sectoren waarin wij ons op richten. Die aanpak zorgt ervoor dat we een soort huisadvocaat worden voor internationale bedrijven. Zo houden wij de relevante wijzigingen in wetgeving en toekomstige wetgeving in de gaten, onder andere door middel van ons grote netwerk. Wij zorgen er zo voor dat de cliënt goed geïnformeerd is over de situatie in de markt. Ook gebruiken wij onze kennis over legal tech en de investeringen in innovatie om de cliënt te informeren over hoe zij hun afdeling beter kunnen inrichten, wij leveren technologische- en procesondersteuning. Met het delen van deze kennis voegen wij waarde toe aan de relatie met de cliënt.”

Gebruik vooral bestaande tooling

“Onderzoek hoe je de technologie van anderen kan inzetten voor je cliënt,” adviseert Wouters. “Bij Pinsent Masons gebruiken we Legal Intelligence als de noodzakelijke online, juridische basis. De uitkomsten van ons juridisch onderzoek delen wij met de cliënt, op de manier die de cliënt wenst. Een andere manier waarop je het verschil kan gaan maken is door open te staan voor je eigen imperfecties en ervoor te zorgen dat je de technologie verbindt met het daadwerkelijke werk. Daarnaast zie ik dat advocatenkantoren bezig zijn met de ontwikkeling van legal tech. Dat is zonde van je tijd. Onderzoek eerst welke producten er al in de markt zijn. Ga geen eigen producten ontwikkelen als die door technologiebedrijven als Wolters Kluwer veel beter neergezet zijn. Help deze bedrijven echt jouw business partner te worden, juist door het verder ontwikkelen van producten zoals Legal Intelligence en InView. Aan de hand van jouw gebruikservaring kunnen de producten beter kunnen worden ingericht op jouw werkproces.”