Digitaal, elektronisch of papier
Tax & Accounting07 september, 2019

Digitaal, elektronisch of papier? Voor elke klant de juiste factuur

E-invoicing is de kortste weg naar een efficiënt en foutloos facturatiesysteem. Maar niet al uw klanten beschikken over software om e-facturen te lezen en te verwerken. Daarom moet u ook digitaal én op papier kunnen factureren. In dit artikel zetten we de verschillende vormen naast elkaar.

E-invoicing is de kortste weg naar een efficiënt en foutloos facturatiesysteem. Maar niet al uw klanten beschikken over software om e-facturen te lezen en te verwerken. Daarom moet u ook digitaal én op papier kunnen factureren. In dit artikel zetten we de verschillende vormen naast elkaar.

Digitaal of elektronisch factureren?

Een digitale factuur is een factuur die u digitaal verstuurt. Een e-mail, bijvoorbeeld, met daarin een Word- of pdf-bestand, is een digitale factuur. De ontvanger moet de e-mail openen, de bijlage downloaden en de factuur lezen. De tijdswinst voor digitale facturen is dus beperkt, al bespaart u wel papier.

Wil u écht efficiënter werken, dan is e-invoicing de enige juiste methode. Een elektronische factuur wordt aangemaakt en verstuurd vanuit een softwareprogramma en rechtstreeks ingelezen in het programma van de klant. En dat alles zonder manuele tussenkomst.

M2M-facturatie

E-invoicing is met andere woorden een geautomatiseerd proces. Vandaar dat men het ook wel eens Machine to Machine-invoicing heeft (of kortweg M2M-facturatie): de software van de leverancier communiceert via een service provider met de software van de klant. Om automatische verwerking mogelijk te maken, worden elektronische facturen verstuurd in het e-fff UBL-formaat.
Dat biedt tal van voordelen:
 
  • Facturen maken, versturen, opvolgen en verwerken gaat razendsnel.
  • Elektronische facturen zijn goedkoper, zowel voor de verzender als de ontvanger.
  • Menselijke fouten zijn uitgesloten.
  • Wanbetalers hebben géén excuses meer.
  • Alle facturen worden centraal bewaard in een digitaal archief.
  • Facturen uitwisselen met de boekhouder is kinderspel.

Elektronisch factureren aan de overheid: het Mercurius-platform en PEPPOL

Is de overheid uw klant? Dan bent u sinds 1 januari 2017 verplicht om elektronisch te factureren. Zowel de Vlaamse als de federale overheid trekt resoluut de kar van de e-factuur en spoort haar leveranciers aan hetzelfde te doen. Daarvoor werd het Mercurius-platform in het leven geroepen. Dat zorgt ervoor dat alle e-facturen van leveranciers bij de juiste overheidsdienst terechtkomen. Facturen aan de overheid dienen te worden verstuurd in het PEPPOL-formaat. Dat is een standaard documentformaat waarin ook contractuele afspraken tussen verzender en ontvanger zijn opgenomen.

Welke software heb ik nodig om elektronisch te factureren?

Om elektronisch te factureren, hebt u uiteraard een degelijk facturatiepakket nodig. Uitgebreide integratiemogelijkheden met uw boekhoudpakket en aan- en verkoopbeheersoftware maken het nog eenvoudiger om facturen op te volgen, betalingen te regelen en debiteuren te beheren.  Lees hier meer over e-invoicing.