Een half jaar werkt Bio Base Europe Pilot Plant uit Gent nu met Basecone. “Tot ieders tevredenheid”, klinkt het. “Vooral het goedkeuringsproces voor betalingen loopt een stuk vlotter dan vroeger. En omdat alle documenten digitaal binnenkomen, gaan er ook geen facturen meer verloren.”
Bio Base Europe Pilot Plant, dat gevestigd is in de Gentse haven, is een non-profitorganisatie die duurzame biogebaseerde producten en processen ontwikkelt en opschaalt voor industriële toepassingen.
Het bedrijf was al even op zoek naar een tool om de administratieve en boekhoudkundige verwerking van facturen te versnellen, toen het in oktober 2019 overstapte op Basecone. Accountant Gwenny Bracke maakte de implementatie vanop de eerste rij mee.
“Naarmate ons bedrijf groeide, werd het steeds moeilijker om betalingen goedgekeurd te krijgen. Facturen raakten zoek, collega’s waren niet aanwezig om hun handtekening te zetten, … Het goedkeuringsproces zorgde voor een bottleneck in onze administratie en boekhouding.”
Basecone maakte een einde aan die problemen. “We bewaren alle facturen nu digitaal in de cloud. Dat biedt tal van voordelen. Het opsporen van facturen gaat razendsnel. En ook het goedkeuringsproces verloopt veel vlotter. Collega’s moeten niet meer fysiek aanwezig te zijn op kantoor, maar keuren hun facturen gewoon digitaal goed, via de computer of de Basecone Flux-app op de smartphone. We werken ondertussen met 90 medewerkers en een 60-tal van hen keurt de facturen van goederen die ze zelf besteld hebben goed. Dat werkt prima, te meer omdat we duidelijke afspraken hebben gemaakt over wie wat doet.”
Ook de boekingsvoorstellen die Basecone voor elke factuur doet en die rechtstreeks geïmporteerd worden in de boekhoudsoftware, bieden voordelen. “Onze administratie en boekhouding staan dankzij Basecone een stuk dichter bij elkaar. En dat werkt erg vlot. We zouden niet meer zonder willen.”
