Suite Ufficio Legale, un sistema progettato per guardare lontano

Suite Ufficio Legale si caratterizza per la sua completezza funzionale e offre tutti gli strumenti utili  per organizzare in maniera efficiente l'Ufficio Legale, consentendo un maggior investimento su attività in linea con gli obiettivi di business e di maggiore valenza strategica.
Le principali aree di Suite Ufficio Legale sono: litigation, contract, external lawyer management, insights, highlights, debt collection, ADG.
La sua architettura multi-device assicura in ogni momento una visione a 360°dell’Ufficio, garantendo, nel contempo, la massima sicurezza ed efficienza dei processi interni. La massima personalizzazione consente di rispondere alle differenti esigenze di ogni azienda salvaguardando le specificità di ogni dipartimento legale.

Litigation
Litigation

Gli strumenti più innovativi per un’oculata pianificazione e la massima collaborazione.

L’area Litigation garantisce la completa visibilità di ogni disputa, offrendo tutti gli elementi necessari alla valutazione degli impatti economici di ogni scelta. In ambito e-justice, Suite Ufficio Legale presenta tutti i tool necessari per interagire con il Processo Telematico (PCT e PAT), oltre che la possibilità di consultazione dei fascicoli da Polisweb. Il client di posta integrato è supportato da strumenti di storicizzazione delle ricevute PEC, relative ai depositi, e di tutte le comunicazioni da e per gli Uffici Giudiziari. Le funzionalità di agenda e di gestione delle attività consentono una pianificazione oculata e il massimo livello di collaborazione tra tutti i professionisti coinvolti di ogni dipartimento.
Contract
Contract

Stesura del testo guidata e su misura, motore di ricerca rapido e potente.

In Suite Ufficio Legale l’area Contract è supportata da moduli per la redazione del testo e la gestione documentale progettati intorno ai princìpi di semplicità di utilizzo e massima sicurezza del dato. La redazione dei documenti, da un lato si avvale di un sistema di stesura del testo guidata, dall’altro offre la possibilità di creare modelli personalizzati sulla base delle esigenze di ogni utente. Fiore all’occhiello della gestione documentale è il potente motore di ricerca avanzata, che consente di accedere ai documenti ricercati in modo immediato, riducendo al minimo le perdite di tempo e le possibilità di errore. Il sistema di versioning integrato memorizza puntualmente tutti gli interventi effettuati sul testo, offrendo una storicizzazione crittografata dei documenti in un archivio unico, centralizzato e sicuro. Le funzionalità per la gestione dei termini di scadenza dei contratti e per il monitoraggio dei tempi di preavviso offrono, infine, un ottimo sostegno per la pianificazione e la gestione delle attività dell’ufficio.
Insights
Insights

Pianificazione operativa e strategica, in tempo reale.

Funzionalità avanzate appositamente progettate per esigenze evolute di Business, consentono il monitoraggio dei costi e l’abbattimento del rischio aziendale e rappresentano un valido supporto su cui fondare ogni processo decisionale. La gestione del rischio è supportata da un processo di certificazione dei flussi secondo i principi IAS, nel rispetto delle politiche di Audit, e dal monitoraggio in tempo reale dei trend con standardizzazione dei processi di certificazione attraverso un workflow guidato e configurato secondo le specificità aziendali. La gestione del budget offre potenti metriche
di confronto per la gestione dei costi del dipartimento Legale.
Un avanzato sistema di registrazione e monitoraggio rende sempre disponibile un confronto sinottico tra Actual (con valore residuo disponibile) e Impegnato (previsioni di spese sugli incarichi e sulle sopravvenienze ), con aggiornamento automatico dei costi attraverso l’integrazione con i sistemi contabili in house.
Un sistema di alert monitora le soglie massime di erosione del budget  notificando la situazione ai soggetti coinvolti nella gestione finanziaria.
Higlights
Higlights

Dashboard personalizzabile e metriche sempre aggiornate per progettare il futuro.

L’area Highlights fornisce potenti strumenti di monitoraggio, controllo e analisi delle attività dell’ufficio attraverso grafici e tabelle, che sono generati in tempo reale sulla base dei dati immessi nel sistema. Questi elementi costituiscono un ausilio fondamentale alla fase strategica di direzione dell’ufficio, perché forniscono metriche (ad es. Aging, Trend In&Out, Success Rate) e riferimenti attraverso cui misurare i progressi e orientare le scelte future. Ciascun dato, grafico o tabella di interesse può essere organizzato nella Web App Dashboard, personalizzabile dall’utente e consultabile in mobilità attraverso tablet e smartphone. Tutti i set di dati rilevanti potranno inoltre essere esportati e condivisi nei formati più diffusi.
Debt Collection
Debt Collection

Ricezione automatica di tutti i dati del credito direttamente dai sistemi di pagamento.

Suite Ufficio Legale offre un sistema di ricezione automatica di tutti i dati del credito direttamente dai sistemi di pagamento in uso. Attraverso flussi strutturati, i dati sono utilizzati per la creazione e l’aggiornamento delle pratiche. È possibile affidare le posizioni aperte a legali esterni e/o master legal, sulla base di criteri di equa distribuzione geografica e di ripartizione omogenea del credito. Il sistema garantisce inoltre una visione completa e organica della gestione dei reclami, consentendo un monitoraggio attento dei tempi di chiusura.
External lawyers management
External lawyers management

Collaborazione efficiente e gestione dei flussi approvativi in mobilità con l’App dedicata.

In Suite Ufficio Legale il processo di assegnazione degli incarichi avviene attraverso un workflow guidato, volto a garantire il massimo dell’efficienza. L’applicazione integrata Suite APP flow consente una gestione snella in mobilità dei flussi approvativi e del conferimento degli incarichi. L’albo dei legali esterni offre un quadro completo dei professionisti a disposizione, organizzato per expertise e fornito di KPI e scale di rating personalizzabili. Il portale web dedicato all’interscambio in tempo reale di dati e informazioni fornisce, infine, tutti gli strumenti necessari a un costante monitoraggio dell’iter della pratica, favorendo una collaborazione fluida tra tutti gli attori coinvolti.
ADG
ADG

Analyze, Decide, Grow.

L'applicativo di Business Intelligence studiato per il dipartimento legale di aziende e Pubblica Amministrazione che potenzia la capacità di visione strategica e di pianificazione degli aspetti che hanno un maggior impatto sul business rendendo il Dipartimento Legale più efficiente. ADG consente di ricevere, grazie all’analisi predittiva, in tempo reale e in modo intuitivo, risposte a specifiche domande. Dati ingenti e complessi vengono trasformati in informazione, pronto uso, utile grazie alle visual analytics, navigabili e personalizzabili, che il General Counsel può visualizzare in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
Business Intelligence predittiva, Visual Analytics sulle pratiche (per tipologia, per costo medio, contenzioso), valutazione comparata globale degli affidatari esterni, affidamenti, Contratti e Pareri, Claims.

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