Sostenibilità_studio_commercialista
Fisco, Contabilità e Paghe03 agosto, 2022

Uno studio commerciale più sostenibile? Detto, fatto.

Da alcuni anni una delle parole che sentiamo più spesso è sostenibilità. Il mondo sta cambiando (anzi, è già cambiato), le persone sono cambiate e soprattutto il Pianeta ha bisogno di respiro, in tutti i sensi. La sostenibilità sta entrando in ogni aspetto della nostra esistenza e non riguarda certo solo una questione meramente ecologica. Sappiamo bene che deve riguardare anche il lavoro, l’economia, il sociale e tutto quello che abita le nostre vite. Insomma, è la vita stessa che deve diventare più sostenibile, in ogni suo aspetto.

E riguarda perfino gli studi commercialisti! Vediamo in che modo. 

I nostri anni, la nostra contemporaneità, è caratterizzata da una crescita elevatissima di diffusione di nuove tecnologie digitali. Si tratta di una vera e propria trasformazione che non tocca solo il nostro privato, ma anche il nostro lavoro, il modo in cui pensiamo e concepiamo il business. Perché parliamo di tecnologie digitali? Perché possono rappresentare uno dei maggiori elementi in grado di rendere un’organizzazione professionale o un’impresa più sostenibile. 

Un esempio su tutti? Lo smart working, che ha dimostrato la possibilità di lavorare in mobilità e in location diverse rispetto allo studio, incontrare i clienti senza doversi spostare fisicamente, partecipare a corsi e perfino convention da remoto. A cosa ha portato tutto questo? A un miglioramento (in molti casi) della vita delle persone, garantendo un maggiore equilibrio tra lavoro e tempo libero e lavoro e gestione della famiglia. Ha portato in moltissimi casi a un aumento della produttività e sì, ha fornito anche un importante vantaggio anche dal punto di vista ambientale, perché milioni di persone che si spostano ogni giorno più volte al giorno per andare in ufficio sono estremamente impattanti!

Ma ora andiamo più nello specifico, rimanendo all’interno dei nostri studi commercialisti, e pensiamo alla riduzione dei costi: la progressiva scomparsa di documenti cartacei e il conseguente aumento della gestione documentale informatizzata hanno permesso e permettono di ridurre i costi legati a produzione, conservazione e distruzione della carta. 

Niente più acquisti di carta, inchiostro per stampanti, faldoni e raccoglitori per l’archiviazione, buste e materiali per le spedizioni , armadi e scaffalature per contenere tutto questo. E, cosa non da poco, niente più dispersione di energie ma soprattutto perdita di documenti importanti.

Ed è ancora una volta la tecnologia che ci aiuta a cambiare e ad affrontare questa trasformazione (che fino a vent’anni fa sarebbe stata fantascienza) nel modo più sicuro, semplice e incoraggiante. Sì perché il cambiamento va accompagnato e sostenuto, affinché davvero si possano ottenere risultati importanti. Una tecnologia che riguarda software e strumenti in grado di occuparsi dei nostri documenti e materiali.

Ma quali sono gli aspetti pratici che rientrano davvero in uno studio più sostenibile?
Oggi parliamo di Conservazione sostitutiva e Gestione documentale.

La Conservazione sostitutiva (o digitale) è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione digitale equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla Pubblica Amministrazione e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Firma digitale e marcatura temporale, ne sono due esempi, ma per approfondire questo argomento vi invitiamo a leggere questo articolo che illustra in maniera precisa tutte le fasi del processo di Conservazione. 

La Gestione documentale riguarda l’archiviazione dei documenti in forma digitale e la loro gestione. Introdurre la propria azienda o il proprio studio nell'era della gestione documentale digitale è una decisione che porta con sé moltissimi vantaggi strategici come risparmio dei costi, maggiore sicurezza e maggiore efficienza. Ma questo non accade semplicemente digitalizzandosi: servono strumenti in grado di stare al nostro fianco e rendere tutto ciò possibile. Strumenti come ARKon di Wolters Kluwer, per esempio, la soluzione digitale per alleggerire gli archivi cartacei che consente la personalizzazione dei flussi documentali e la conservazione a norma di fatture elettroniche, ricevute e documenti. Anche in questo caso, se volete approfondire e saperne di più sulla Gestione documentale potete leggere l’articolo che abbiamo già scritto a riguardo. 

Per concludere, la sostenibilità dello studio riguarda dunque sia aspetti interni organizzativi, sia aspetti esterni di impatto sull’ambiente e sulla società ed essere capace di comunicarli.
Perché uno studio che cambia, che sta attento, che ha a cuore la sostenibilità è uno studio che sa guardare avanti. E, credeteci, per un cliente non esiste niente di meglio!


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