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Finanza e Gestione29 aprile, 2021

Soluzioni digitali? Metteteci la firma (elettronica)!

Abbiamo già riscontrato come, in moltissimi casi, la digitalizzazione dei flussi, all’interno del nostro lavoro semplifichi il lavoro stesso, lo renda più agile, più preciso e, soprattutto, ci permetta di risparmiare tempo e tante energie. Le soluzioni digitali che abbiamo a disposizione sono davvero tantissime e riguardano pressoché ogni ambito della nostra vita lavorativa.

Quella di cui andiamo a parlare oggi è la firma elettronica o digitale.
La firma elettronica sta diventando sempre di più un'esigenza, e una grandissima spinta l’ha avuta soprattutto durante il lockdown dello scorso anno, che è stato un acceleratore di alcune altre esigenze, tra cui La fatturazione elettronica (che ha portato ad un minore numero di incontri “studio-cliente”) o la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione ( per esempio con l’evoluzione dello SPID sia privato che professionale).

Ma quali sono i veri vantaggi della firma digitale? Possiamo elencarvi i principali 5, anche se potenzialmente sono… infiniti!

  1. Rapidità: il tema della rapidità include non solo quella derivante dall’immediatezza nel porre la propria firma su un documento, ma anche la possibilità di accedere ad ogni atto senza lunghe file, attese o ritardi.
    Ed è, come accennato poco fa, un tema che interessa fortemente anche il rapporto con la pubblica amministrazione. In questo siamo davvero davanti a una rivoluzione senza precedenti!
  2. Certezza sull’autenticità e integrità: ogni documento redatto attraverso firma digitale è protetto da un avanzato sistema di chiavi crittografiche che garantiscono l’autenticità di chi lo sottoscrive e l’autenticità del documento.
    L’accesso a ogni informazione è istantaneo in ogni momento, senza il rischio di errori o ritardi. Insomma, la sicurezza prima di tutto (e meno male!)
  3. Validità legale: attraverso la firma digitale è possibile stipulare contratti anche a chilometri di distanza, senza che vi siano vincoli temporali o geografici. Fondamentale in questo preciso periodo storico, ma utilissimo anche per il futuro.
  4. Riduzione dei costi: firma e documenti digitali implicano anche una riduzione dei costi di stampa e di spedizione, azzerando i tempi di attesa. Il cloud e le memorie elettroniche abbattono fortemente anche i costi di archiviazione. Non solo, c’è una riduzione dei costi che riguarda, banalmente, anche gli spostamenti che prima erano necessari per apporre una firma, costi sia materiali che in termini di tempo.
  5. Nessun timbro: la firma digitale di un pubblico ufficiale sostituisce timbri e sigilli richiesti dalla legge, quindi i vari atti e processi giuridici sono meno rallentati dalla burocrazia. E si sa che meno si ha a che fare con la burocrazia, meglio è per tutti.

Questi vantaggi vanno a includere veramente tutti: dai commercialisti a chiunque, per esempio, abbia bisogno di firmare un documento, qualunque sia la motivazione o lo scopo.

Per quanto riguarda i professionisti ci sono inoltre dei tool che possono semplificare ulteriormente l’iter della firma elettronica o regolamentarla in tutto e per tutto.

Firma WEB, per esempio, è la soluzione web per la firma elettronica avanzata che consente al professionista di studio di avere una gestione automatica del flusso delle firme, e di poter inviare al software di archiviazione documentale (come ARKon) i documenti firmati, grazie a un cruscotto intuitivo.

In questo modo la firma digitale diventa a tutti gli effetti parte di un sistema integrato. Un grande vantaggio. Credeteci, una volta provato ci metterete la firma!


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