OOO_out_of_office
Fisco, Contabilità e Paghe25 luglio, 2022

OOO Out of office cercasi

Le vacanze sono sempre più vicine e il tanto agognato agosto sta per diventare realtà.

Forse qualcuno di voi è già partito, forse qualcun altro farà le valigie a settembre. Indipendentemente da quali siano i vostri piani però c’è una cosa che accomuna chiunque si allontanterà dall’ufficio per un po’. No, non è solo la gioia, è il messaggio di Out Of Office (lo chiameremo OOO, per comodità e un po’ per simpatia).

Esatto, quel messaggio che imposterete nelle vostre caselle di posta e che sarà la risposta a chiunque vi cercherà mentre sarete sulla spiaggia a sorseggiare un gin tonic, o in alta montagna a contemplare la maestosità delle vette, o in una metropoli affollata che, a differenza vostra, non stacca mai. 

Quello che può sembrare un messaggio “banale”, di routine o mera informazione è in verità molto più importante e strategico di quello che possiamo pensare.
Per esempio, per un’azienda, può trasformarsi in un’opportunità di marketing e di business. Quindi, dimenticate i messaggi preimpostati in cui semplicemente dite chi siete e quando tornerete e buttatevi su qualcosa di più originale e soprattutto utile.
Siamo nel 2022, non si possono sprecare le potenzialità del digitale!

Per rendere il vostro messaggio di Out of Office più efficace, infatti, potrete fornire alcune informazioni interessanti per colleghi, fornitori e clienti. Inoltre, rappresenta un’ottima occasione per favorire la generazione del traffico verso il sito web aziendale

Per esempio, una cosa intelligente da fare, è descrivere brevemente il vostro job title all’interno dell’OOO e lasciare una mail di backup oppure un numero di riferimento che possa tornare utile.
Vi occupate del magazzino? Scrivetelo e scrivete anche come contattare un altro collega!
Vi occupate di recruitement? Lasciate il link delle odierne posizioni aziendali aperte. Insomma: fate sentire la presenza dell’azienda anche quando non ci siete.

Ma non solo. Gli Out Of Office possono essere anche l’occasione per far sapere ciò che farete prossimamente, che si tratti di un progetto che sta per partire, una partnership o una conferenza. Offrite una scusa alle persone per annotarsi la vostra data di rientro e restare connessi e coinvolti.

Altro piccolo trucco. Chi ha detto che gli OOO debbano essere impostati solo quando non siete in ufficio? Potete utilizzarlo, per esempio, anche se state parlando a una conferenza o partecipando a una sessione di team-building.
Come? Semplicemente scrivendolo e invitando le persone a seguire magari l’evento, se è in streaming, o a leggere un articolo che linkerete. Farlo significa mettere l’accento sulle vostre attività, mostrare i contatti e aumentare il vostro standing. 

Ma ora la domanda che tutti stavate aspettando: come si scrive un Out Of Office? Qual è il tono di voce da utilizzare? Ironico? Serioso? Professionale ma che strizza l’occhio a un po’ di leggerezza? Altisonante?
La risposta è semplice, dipende dal contesto.
Unico sforzo che vi viene richiesto è quello di non essere mai banali, di non sembrare dei BOT. Siete dei professionisti, quindi siatelo fino in fondo. 

È chiaro che il tono di voce dipende dalla vostra posizione lavorativa, dal tipo di lavoro che svolgete, dalla modalità con cui vi interfacciate di solito con i vostri clienti, non ultima, dalla vostra personalità. Passiamo a qualche esempio pratico di OOO informali, perché no, divertenti e creativi. Anche solo piccole frasi da usare come incipit o chiusura.

Come, per esempio:

La cattiva notizia è che non sono in ufficio. La buona notizia è che non sono in ufficio. Ci sentiamo il 29 agosto!

Oppure, per chi ama vivere la vita un momento alla volta:

In questo momento sono fuori ufficio. Sarò fuori dall'ufficio anche nel momento successivo a questo e tornerò in un momento ancora successivo.
Se avete necessità in questo momento, e non potete aspettare fino a un momento successivo, vi prego di contattare il mio responsabile, che potrebbe non essere assente in questo momento.


Ma anche:

Ciao! Fino al giorno 29 agosto sarò lontano dalla mia scrivania. Al mio ritorno, la mia scrivania e io torneremo come sempre un’unica cosa. A presto!

E se siete nostalgici degli anni Ottanta e fan di Back to the future…

Se state leggendo queste righe, Doc Brown non è riuscito a far cadere un fulmine sulla torre dell'orologio e io sono bloccato nel 1985. Non sarò in grado di rispondere alle e-mail o al telefono fino alle 9 circa di lunedì 29 agosto, o fino a quando l'e-mail non sarà inventata. A presto!

Insomma, per quanto riguarda un OOO ironico, divertente o sarcastico potrete davvero sbizzarrirvi.
Ma non sottovalutate mai l’importanza di questo strumento.
Potrebbe stupirvi, e soprattutto stupire chi vi contatta!

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